7. CẤU TRÚC CỦA LUẬN VĂN
3.2. 1 Tăng cường và phát triển nguồn lực thông tin
3.2.3. Tăng cường đa dạng sản phẩm và các dịch vụ Thông tin – Thư viện
Bên cạnh việc nâng cao chất lượng NDT, ứng dụng CNTT, Trung tâm TT - TV cũng cần phải tăng cường đa dạng các dịch vụ TT-TV có giá trị gia tăng cao để đáp ứng hiệu quả các NCT đa dạng của NDT. Trong thời gian tới, Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN cần phải tăng cường đa dạng hóa các loại hình sản phẩm và dịch vụ sau:
Trong xu thế hiện nay, NDT thường sử dụng các phượng tiện tra cứu hiện đại (CSDL) nhưng vẫn còn một số lượng lớn NDT sử dụng hệ thống mục lục để tra cứu. Chính vì vậy, mục lục tra cứu vấn là cơng cụ tìm kiếm quan trọng và cần thiết trong hoạt động TT- TV. Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN cần phải đối chiếu với sổ đăng kí cá biệt và phích mơ tả để đảm bảo độ trùng khớp tài liệu thực và trên hộp phích, in mới và ép plastic để dễ bảo quản.
Ngoài việc phục vụ bằng hộp phích mơ tả, Trung tâm TT - TV còn phục vụ tra cứu bằng các CSDL trên máy. Tuy nhiên, do phần mềm thư viện điện tử Medlib còn nhiều hạn chế nên việc phục vụ tra cứu trên máy tính cịn gặp nhiều khó khăn. Trong thời gian tới, Trung tâm cũng cần tích cực xây dựng, hồn thiện và phát triển các CSDL để nhanh chóng triển khai việc tìm kiếm trên phầm mềm mới. Do giữa 2 phần mềm khơng tương thích nhau nên để đạt được hiệu quả trong việc xây dựng CSDL, Trung tâm TT – TV cần phải nhập mới hoàn toàn dữ liệu. Điều này u cầu cán bộ TT - TV phải có trình độ chun mơn cao. Cán bộ xử lý tài liệu cần thường xuyên tra cứu bộ từ khóa từ chuẩn để chọn từ, lập chỉ số cho tài liệu, đảm bảo từ khóa phản ánh đúng được nội dung tài liệu.
Bên cạnh việc xây dựng CSDL thư mục, Trung tâm TT- TV cũng cần tiến hành xây dựng CSDL số hóa và CSDL Báo- tạp chí. Đây là xu hướng cần thiết phải tiến hành bởi đây là một dạng CSDL chứa thông tin cấp một, nó cải thiện đáng kể việc cung cấp nguồn tin, mở ra triển vọng mới trong hoạt động giao lưu thông tin. Với điều kiện thuận lợi như hiện nay, các cán bộ, giảng viên trong Học viện đang biên soạn giáo án điện tử, các đề tài nghiên cứu khoa học… Đây là điều kiện thuận lợi để Trung tâm TT- TV tổ chức thu thập tài liệu gốc dưới dạng điện tử. Tuy nhiên trong quá trình phát triển CSDL số hóa cần đặc biệt lưu tâm đến vấn đề bản quyền tác giả, đặc biệt là các tài liệu nội sinh. Trung tâm cũng đang cố gắng thực hiện việc quay video bài giảng trực tiệp trên giảng đường để làm bài giảng điện tử.
3.2.3.2. Nâng cao chất lượng và đa dạng hóa dịch vụ TT- TV
Sự ra đời và phát triển của các sản phẩm và dịch vụ thông tin đều nhằm mục đích đáp ứng NCT của NDT. Chính vì thế, việc nâng cao chất lượng các dịch vụ TT
– TV là nhằm khai thác triệt để các nguồn lực thơng tin vốn có, đưa thơng tin tới NDT đúng đối tượng và phù hợp với NCT của họ. Trong thời gian tới, Trung tâm cần tăng cường đa dạng các dịch vụ TT-TV có giá trị gia tăng cao, cụ thể như:
+ Nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp tài liệu gốc
NDT tại Học viện YDHCTVN chủ yếu vẫn sử dụng các phương thức phục vụ TT – TV truyền thống, đó là đọc tại chỗ và mượn về nhà. Để tiếp tục nâng cao hiệu quả của loại hình dịch vụ này cần phải đổi mới phương thức phục vụ ở từng bộ phận.
Dịch vụ mượn về nhà:
- Phát triển hơn nữa hình thức mượn về nhà, giảm bớt số lần từ chối yêu cầu tin của NDT.
- Cần đưa ra quy định chặt chẽ hơn về thời gian cho mượn, áp dụng với cả cán bộ và giảng viên trong Học viện.
- Có hình thức phạt tiền đối với các trường hợp vi phạm.
Dịch vụ đọc tại chỗ:
Để tiếp tục nâng cao hiệu quả loại hình dịch vụ này Trung tâm TT – TV cần nghiên cứu và phát triển mơ hình kho mở nhằm tạo điều kiện cho NDT tiếp cận trực tiếp với tài liệu, khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn lực của Trung tâm TT - TV. Việc tổ chức tốt kho mở chính là làm tốt phương châm của thư viện hướng về người sử dụng. Để tổ chức tốt kho mở Trung tâm TT – TV cần thực hiện các bước sau:
- Lựa chọn tài liệu đưa vào kho mở: Trung tâm TT - TV nên chọn một phần nguồn lực thơng tin của mình để đưa ra kho mở. Các loại tài liệu quý hiếm, giáo trình để trong kho đóng.
- Tài liệu đưa vào kho mở phải thường xuyên cập nhật. - Trang bị các thiết bị an ninh để chống mất trộm tài liệu.
Tuy nhiên, do thiết kế khu vực thư viện theo hệ thống mở quá rộng, điều này gây khó khăn trong việc kiểm sốt tài liệu nên Trung tâm TT – TV vẫn phải duy trì kho đóng. Trong thời gian tới, Trung tâm TT – TV cần đặt ra kế hoạch ngăn phòng để thực hiện kho mở phục vụ NDT.
Đây là dịch vụ có tính chất hỗ trợ cho việc tìm kiếm, khai thác thơng tin và được NDT sử dụng nhiều. Tuy nhiên, do phương tiện kỹ thuật chưa được cao và người tổ chức dịch vụ chưa có kỹ năng nên hiện tại Trung tâm TT – TV chưa tổ chức dịch vụ này dù đã có kế hoạch. Trong thời gian tới, Trung tâm TT – TV cũng sẽ tiến hành tổ chức dịch vụ sao chụp tài liệu phục vụ nhu cầu của NDT. Để làm được điều đó, Trung tâm cần trang bị thêm thiết bị sao chụp hiện đại để nâng cao năng suất và chất lượng bản chụp. Mặt khác, Cán bộ phụ trách mảng dịch vụ này cũng cần được đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao năng lực tổ chức dịch vụ.
Dịch vụ trao đổi thông tin
Là một trong những biện pháp tuyên truyền và phổ biến thơng tin cho NDT. Một trong những hình thức phù hợp và có tác dụng là tổ chức Hội thảo, nói chuyện chuyên đề, triển lãm. Trung tâm TT – TV mới bắt đầu đưa ra dịch vụ này được 2 năm bằng kế hoạch ngày hội đọc sách thường niên. Tuy nhiên, dịch vụ này vẫn chưa thực sự hiệu quả do cán bộ TT – TV chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức. Vì vậy, Trung tâm TT - TV cần tham khảo và ứng dụng dịch vụ trao đổi thơng tin hiệu quả, nhằm mục đích giúp cho NDT nắm được thông tin mới được bổ sung về.