7. CẤU TRÚC CỦA LUẬN VĂN
3.1. Giải pháp về tổ chức Thông tin – Thư viện
3.1.2. Nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ quản lí và cán bộ Thông tin – Thư viện
Mỗi bộ phận tuy có chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng phải có sự phối hợp hoạt động nhịp nhàng nhằm thực hiện tốt công tác TT - TV, phục vụ cho mục đích giảng dạy, nghiên cứu và học tập của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong Học viện.
3.1.2. Nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ quản lí và cán bộ Thơng tin –Thư viện Thư viện
Nâng cao trình độ của cán bộ TT - TV tại Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN là giải pháp rất cần thiết. Với tư cách là chủ thể của hoạt động TT - TV, cán bộ TT - TV đóng vai trị quyết định trong việc nâng cao chất lượng phục vụ NDT. Trung tâm cần xây dựng quy hoạch phát triển nguồn nhân lực phù hợp cho giai đoạn trước mắt và lâu dài tới NCT của các nhóm cán bộ cụ thể, như sau:
Nhóm cán bộ quản lý
Nhóm cán bộ quản lý, ngồi năng lực về quản lý, lãnh đạo cần hiểu biết về các lĩnh vực chuyên môn, kiến thức nghiệp vụ, kiến thức về CNTT, các chính sách về phát triển nguồn lực thơng tin, cơng tác marketing TT-TV, có khả năng tạo lập các mối quan hệ đối tác với các cơ quan TT-TV khu vực và trong nước. Năng động trong điều hành và chỉ đạo nghiệp vụ đối với cấp dưới… Bên cạnh đó, cán bộ quản lý phải thường xuyên tham gia các hội nghị, hội thảo về chiến lược và định hướng phát triển ngành TT-TV. Nắm bắt được xu hướng phát triển của hoạt động TT-TV theo hướng hiện đại để có khả năng đánh giá tình hình, đưa ra được những quyết định đúng đắn và kịp thời.
Nhóm cán bộ TT - TV
Nhóm cán bộ này có vai trị quan trọng góp phần đắc lực cho hiệu quả hoạt động của Trung tâm. Trong công tác nghiệp vụ, triển khai các sản phẩm và dịch vụ TT-TV tính chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ chuyên môn là yếu tố cơ bản để đánh giá chất lượng sản phẩm và dịch vụ TT-TV. Cán bộ làm công tác chuyên môn là những người trực tiếp tạo ra các sản phẩm, dịch vụ đồng thời là người tổ chức, triển khai các phương thức phục vụ NDT, do đó họ đóng vai trị rất quan trọng đối với
chất lượng của sản phẩm, dịch vụ TT-TV. Việc nâng cao trình độ của cán bộ TT - TV tại Trung tâm TT – TV HVYDHCTVN là giải pháp cơ bản và cần thiết bởi cán bộ TT - TV đóng vai trị quyết định trong việc nâng cao chất lượng phục vụ NDT. Trong thời đại ngày nay, khi CNTT đã trở thành một yếu tố quan trọng trong hoạt động TT - TV, thì vai trị của cán bộ TT - TV cũng có nhiều thay đổi. Họ khơng chỉ đơn thuần làm các nhiệm vụ lưu giữ, bảo quản và phục vụ tài liệu một cách truyền thống mà cịn phải khai thác, xử lý thơng tin theo công nghệ mới, hiện đại để cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác các thơng tin, tài liệu phù hợp với NCT của NDT. Để đáp ứng được yêu cầu trên, cán bộ TT – TV phải được bồi dưỡng, nâng cao trình độ về mọi mặt như: học vấn, chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học, khả năng tác nghiệp …Có như vậy, cán bộ TT – TV mới có thể vừa là người tổ chức xử lý thơng tin, vừa khai thác và phổ biến thông tin, tiến hành đào tạo, phổ biến CNTT mới trong lĩnh vực TT – TV.
Trung tâm TT – TV HVYDHCTVN đã và đang từng bước hiện đại hóa, đưa ứng dụng CNTT vào hoạt động TT - TV. Chính vì vậy, việc đào tạo bồi dưỡng một đội ngũ cán bộ có năng lực, trình độ để thực hiện các mục tiêu đã đề ra là rất cần thiết. Mỗi cán bộ Trung tâm không chỉ thành thạo một khâu công tác mà cán bộ TT - TV còn cần phải đáp ứng được những yêu cầu sau:
- Có kiến thức về CNTT và biết ứng dụng CNTT vào công tác TT - TV, sử dụng thành thạo các phương tiện kỹ thuật hiện đại của Trung tâm TT - TV.
- Biết định hướng đúng các nguồn thông tin trên thế giới đồng thời phải có kỹ năng phân tích, tổng hợp thơng tin nhằm hướng dẫn, tư vấn thông tin cho NDT.
- Biết tổ chức, quản lý thư viện và giải quyết những vấn đề về kinh tế và cơng nghệ của hoạt động TT – TV.
Trong tình hình hình thực tế của Trung tâm (4 cán bộ chuyên ngành, 6 cán bộ ngành khác) thì việc đào tạo bồi dưỡng đội ngũ có năng lực, trình độ để đảm nhiệm các mục tiêu trên là rất cần thiết. Hơn nữa, sự chuyển dịch từ môi trường truyền thống sang hiện đại đã giúp cho Trung tâm có cơ hội tiếp xúc với internet, với môi trường Web và mở ra các khả năng mới, các lĩnh vực như thư viện điện tử,
thư viện số, thư viện ảo…Trong đó, cán bộ TT - TV đóng vai trị là người trung gian, người điều khiển, xây dựng Web, quản lí tri thức, chun gia định vị thơng tin trên internet và sàng lọc thông tin. Bởi vậy, Trung tâm TT – TV HVYDHCTVN nên áp dụng các hình thức chủ yếu, cần thiết để nâng cao trình độ cán bộ TT - TV:
- Mở lớp học đào tạo lại về biên mục, trang bị các kiến thức về Marc21,về chuẩn hóa nghiệp vụ thư viện, về ứng dụng phần mềm mới….Việc đào tạo lại giúp cán bộ TT - TV có nhìn nhận mới, nhận thức đúng về nghề nghiệp hơn trong giai đoạn hội nhập hiện nay.
- Cử cán bộ đi học các lớp bồi dưỡng, nâng cao về ứng dụng CNTT với chương trình đào tạo được đổi mới liên tục giúp cán bộ có những kiến thức cơ bản về biên mục xử lý tài liệu, về mạng máy tính, về kỹ năng tạo lập các sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại.
- Tạo điều kiện cho cán bộ TT - TV được tham gia học sau đại học, học lớp bồi dưỡng về quản lý Nhà nước, tham gia các khóa học tiếng Anh.
- Khuyến khích cán bộ TT - TV tự học tập nâng cao trình độ hiểu biết về chính trị, kinh tế, văn hóa, tâm lý…nâng cao kỹ năng giao tiếp, tư vấn người đọc.
- Thường xuyên tham gia các hội nghị, hội thảo về chuyên môn nghiệp vụ, tổ chức cho cán bộ TT - TV tham gia thực tế, trao đổi kinh nghiệm về công tác tổ chức quản lý, phục vụ NDT tại các thư viện trong và ngoài nước.
- Nâng cao trình độ cho cán bộ quản lý: bởi vì người cán bộ quản lý phải là người có năng lực chun mơn trong lĩnh vực mình phụ trách, biết đánh giá năng lực của từng cán bộ trong đơn vị mình và bố trí thích hợp đúng người, đúng việc cho từng cá nhân để phát huy năng lực của họ.
Mặc khác người cán bộ quản lý TT - TV phải vận dụng các phương pháp quản lý như phương pháp tổ chức hành chính, phương pháp tâm lý giáo dục và những phương pháp kinh tế trong hoạt động quản lý của mình, có cơ chế vận dụng những phương pháp này một cách cụ thể rõ ràng, nhờ đó tác động có hiệu quả vào đối tượng quản lý.
đội ngũ những người có khả năng sử dụng linh hoạt các phương pháp quản lý cho phù hợp với điều kiện quản lý.
Để thực hiện được những yêu cầu trên, người cán bộ quản lý phải thường xuyên tham gia các Hội nghị, Hội thảo có tính định hướng chỉ đạo cho các nhiệm vụ chun môn của ngành, phải được tạo điều kiện tham quan, học hỏi ở các trung tâm TT - TV tiên tiến trong và ngồi nước.
Nhóm cán bộ CNTT
Nhóm cán bộ về CNTT giữ vị trí khá quan trọng trong q trình vận hành một thư viện hiện đại. Nhóm cán bộ này chủ yếu đều tốt nghiệp chuyên ngành CNTT. Trung tâm TT – TV nên bồi dưỡng kiến thức về TT-TV để họ hiểu bản chất, quy trình, nghiệp vụ cơng tác của các cán bộ TT-TV, từ đó có sự phối hợp nhuần nhuyễn, hiệu quả hơn trong công việc hàng ngày. Đối với những cán bộ có chun mơn về TT-TV, họ cần được bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng làm việc trong môi trường nối mạng tồn cầu với những ứng dụng cơng nghệ thông tin thiết thực trong hoạt động của Trung tâm.
3.1.3. Tăng cường liên kết, phối hợp hoạt động thơng tin chặt chẽ với các phịng ban, các đơn vị chức năng khác của Học viện
Hoạt động TT - TV chỉ thực sự có hiệu quả cao và đáp ứng NCT của NDT khi có sự liên kết, phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, phát huy tiềm năng của tất cả các bộ phận trong Học viện. Quan hệ đối tác nói trên vừa có ý nghĩa chiến lược vừa giúp Trung tâm giải quyết các vấn đề cụ thể trong quản lý tác nghiệp cũng như trong phát triển bền vững của Trung tâm. Trong quan hệ liên kết phối hợp hoạt động TT - TV, Trung tâm TT - TV đóng vai trị tổ chức điều phối, chỉ đạo nghiệp vụ xử lý thông tin. Trong thời gian tới, quan hệ liên kết, phối hợp giữa các phòng ban cần tăng cường mạnh mẽ, bao gồm:
- Phối hợp với các đơn vị chức năng tổng hợp của Học viện như phòng kế hoạch tài chính, phịng quản lý khoa học-quan hệ quốc tế, phịng quản lý đào tạo sau đại học, phịng hành chính tổ chức, v.v. để xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch đầu tư và phát triển thư viện thành Trung tâm TT-TV hiện đại với đội ngũ
cán bộ TT-TV chuyên nghiệp, cơ sở vật chất không ngừng được nâng cấp, áp dụng mạnh mẽ và hiệu quả công nghệ tiên tiến;
- Phối hợp với các khoa, bộ môn, các trung tâm của Học viện trong việc: + Nắm bắt nhu cầu thông tin cần đáp ứng trong đào tạo, nghiên cứu và chuyển giao công nghệ, làm cơ sở để xây dựng và phát triển nguồn tin cũng như tổ chức triển khai các hình thức phục vụ TT-TV tối ưu;
+ Thu thập các bài giảng, các công bố khoa học, luận án, luận văn, báo cáo kết quả nghiên cứu, thành quả ứng dụng, chuyển giao công nghệ của Học viện làm cơ sở để xây dựng và phát triển VTL nội sinh của Học viện;
+ Hướng dẫn, bồi dưỡng kỹ năng sử dụng, khai thác, sáng tạo thơng tin phù hợp với từng nhóm đối tượng NDT cụ thể:
- Phối hợp với Phịng Cơng tác Học sinh Sinh viên, Phòng Quản lý sau đại học trong cơng tác quản lý NDT, để tránh thất thốt tài liệu thư viện cũng như tình trạng học tập của sinh viên, học viên. Với sự phối hợp cùng các phịng ban nói trên, Trung tâm TT - TV có thể cập nhật đầy đủ, kịp thời dữ liệu, thông tin cần thiết của NDT như: Họ tên sinh viên, địa chỉ nơi trọ, quê quán, số điện thoại, địa chỉ email… để cùng quản lý sinh viên, học viên, tra cứu thông tin về tình trạng mượn trả sách của NDT. Từ đó Trung tâm có thể quản lý được nguồn tài liệu mà NDT đang giữ, biết được số lượng bao nhiêu, đã quá hạn hay chưa. Nếu phát hiện thấy NDT mượn sách quá hạn, lập tức cán bộ quản lý NDT có thể gửi email, hoặc điện thoại đòi sách. Trường hợp NDT khơng đến trả hoặc cố tình chiếm giữ sách thì Trung tâm phải có biện pháp kết hợp với khoa và bộ mơn (giáo viên chủ nhiệm) để có chế tài tương ứng, chẳng hạn có thể trừ vào điểm rèn luyện của sinh viên trong học kỳ đó.