Nhìn chung cán bộ tại Trung tâm TT - TV có trình độ chun mơn khá phù hợp, độ tuổi cịn trẻ, được đào tạo chính quy. Đây là yếu tố thuận lợi cho sự phát triển của Trung tâm TT - TV. Để đáp ứng tốt NCT của NDT hiện nay, Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN cần tiếp tục bổ sung thêm cán bộ TT – TV để đội ngũ cán bộ được tăng cường cả về số lượng và chất lượng.
2.1.3. Cơ sở vật chất kỹ thuật
Trung tâm TT - TV được trang bị cơ sở vật chất - kỹ thuật khá khang trang với các trang thiết bị hiện đại. Hiện nay, Trung tâm đang làm việc tại tầng 1 của Học viện với tổng diện tích trên 1000m2, Khơng gian dành cho NDT đến đọc sách rất rộng rãi, thoáng mát, thuận lợi cho các cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viên đến khai thác, tìm kiếm thơng tin và sử dụng Trung tâm TT - TV.
Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN cũng được trang bị hệ thống trang thiết bị hiện đại, bao gồm:
- Hệ thống máy tính: 01 máy chủ, 45 máy trạm.
- Hệ thống máy in: 02 chiếc. - Máy photocopy: 02 chiếc. - Máy scan: 02 chiếc.
- Hệ thống camera: 05 chiếc. - Cổng từ: 01 chiếc.
Các phòng làm việc được trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất và các trang thiết bị làm việc hiện đại tạo điều kiện tốt nhất cho cán bộ của Trung tâm.
2.1.4. Quan hệ với các đơn vị trong Học viện
Việc phối hợp với các đơn vị trong Học viện là yếu tố rất cần thiết đối với quá trình tổ chức và hoạt động TT - TV. Trung tâm TT - TV vẫn thường xuyên phối hợp với các đơn vị trong Học viện để xây dựng kế hoạch bổ sung VTL và lập kế hoạch phát triển thư viện. Việc phối hợp các tổ chức thông tin được thực hiện như sau:
* Phòng Khoa học và Hợp tác quốc tế: là nơi thực hiện chức năng quản lý
khoa học, tập hợp các đề tài, báo cáo khoa học. Trung tâm đã kết hợp với phòng chức năng này để đảm bảo thu nhận đầy đủ các cơng trình, đề tài khoa học, xử lý thơng tin, lưu trữ và tổ chức khai thác.
* Phòng Đào tạo: phòng Đào tạo là nơi cung cấp chương trình đào tạo các mơn học để Trung tâm TT – TV lập kế hoạch bổ sung tài liệu đảm bảo tài liệu học tập theo chương trình đề ra.
* Các Khoa, Bộ mơn: Là nơi có NCT cao, những tài liệu có tính chất chun ngành sâu, những bài giảng, giáo trình do giáo viên trực tiếp biên soạn. Đó là những tài liệu hết sức quý giá đối với NDT. Hàng năm, Trung tâm TT - TV thường phát phiếu điều tra đến các cán bộ, giảng viên để thu thập NCT, góp phần vào cơng tác bổ sung VTL. Bên cạnh đó, Trung tâm cũng liên hệ với các giảng viên, yêu cầu họ đưa ra các tài liệu học tập và tham khảo để bổ sung thêm nhiều VTL chuyên ngành, góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ.
Ngồi vai trị là đầu mối chỉ đạo các hoạt động TT - TV, Trung tâm TT - TV còn là nơi chỉ đạo các hoạt động nghiệp vụ thông tin. Tuy nhiên, trong thời điểm hiện tại, mối quan hệ hợp tác giữa Trung tâm TT - TV và các phòng trong Học viện còn yếu, chưa liên kết được thành hệ thống. Trung tâm TT - TV chưa thực sự trở thành một trung tâm liên kết, phối hợp hoạt động thông tin ở Học viện YDHCTVN. Trung tâm TT – TV cần có biện pháp để giải quyết tốt vấn đề này góp phần nâng cao chất lượng bổ sung VTL chuyên ngành cũng như chất lượng phục vụ.
2.2. Thực trạng hoạt động tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học việnY Dược học cổ truyền Việt Nam Y Dược học cổ truyền Việt Nam
2.2.1. Nguồn lực thông tin
Để cấu thành một thư viện, các nhà thư viện học thường nhấn mạnh tới 4 yếu tố: Nguồn lực thông tin, cán bộ TT - TV, cơ sở vật chất, NDT. Như vậy, nguồn lực thông tin là một trong bốn yếu tố cấu thành của thư viện. Để đảm bảo cho việc duy trì và phát triển, các cơ quan TT - TV cần phải xây dựng cho mình nguồn thơng tin đầy đủ, có giá trị và phù hợp với yêu cầu của NDT.
Nguồn lực thông tin của Trung tâm TT - TV là yếu tố rất quan trọng để thiết kế và tạo ra những sản phẩm và dịch vụ TT - TV, nhằm mục đích cuối cùng là đáp ứng NCT đa dạng của NDT. Do đó việc tổ chức, phát triển nguồn lực thông tin được căn cứ theo các nhân tố sau:
+ Nguồn cung cấp tư liệu: các nhà xuất bản, nhà sách, nhà sản xuất thông tin điện tử, trực tuyến, viện nghiên cứu, trường đại học, nhà nghiên cứu…
+ Nguồn cung cấp thơng tin về tư liệu: chính là NDT của Trung tâm TT – TV. Ở Học viện, NDT là những người có trình độ chun mơn cao về nhiều lĩnh vực tri thức, do đó NDT là cơ sở chủ yếu để đánh giá các nguồn tin, cung cấp thông tin về tài liệu và gửi những yêu cầu bổ sung tư liệu tới Trung tâm TT - TV.
+ Đội ngũ cán bộ làm cơng tác bổ sung có trình độ chun mơn, có kiến thức tổng quát về các lĩnh vực tri thức, am hiểu đối tượng phục vụ và nguồn cung cấp.
+ Kinh phí phát triển nguồn lực thơng tin chủ yếu từ ngân sách nhà nước và sự tài trợ của các cơ quan, đơn vị, cá nhân…Trung tâm TT - TV ln đảm bảo sự phân bổ kinh phí phù hợp theo từng loại hình tài liệu, từng lĩnh vực nội dung của tài liệu, theo thời gian và phù hợp với NCT của NDT.
+ Phương thức phát triển nguồn lực thông tin: chủ yếu là mua bằng kinh phí được cấp, nguồn nộp nghĩa vụ, nguồn tài trợ, nhận tặng biếu…
Do Học viện YDHCTVN là cơ quan đầu ngành về Y học cổ truyền (YHCT) của Việt Nam nên các ngành đào tạo của trường chủ yếu là YHCT, Điều dưỡng,
Dược … Chính vì vậy, các tài liệu của Trung tâm TT - TV chủ yếu là tài liệu tham khảo mang tính chất chuyên khảo. Nội dung chủ yếu của các loại tài liệu trên là: Xoa bóp, bấm huyệt; Châm cứu; Tác động cột sống; Phục hồi chức năng; Điều dưỡng; Dinh dưỡng, an toàn vệ sinh thực phẩm; … Tài liệu về các khoa học cơ bản; chính trị; ngoại ngữ và các lĩnh vực khác chỉ chiếm khoảng 34.18% tổng số tài liệu trong kho.
Hiện nay, Trung tâm có 9.792 tên tài liệu với 53.560 cuốn.
Về cơ cấu nội dung tài liệu:
Bảng 2.2. Bảng thống kê nội dung tài liệu theo lĩnh vực chuyên môn
TT Nội dung Tên Bản in Số lượng Tỉ lệ % Số lượng Tỉ lệ % 1 YHCT 4.391 44.84% 33.588 62.71% 2 Điều dưỡng 95 0.97% 934 1.74% 3 Dược 122 1.25% 733 1.37% 4 Các lĩnh vực khác 5.184 52.94% 18.305 34.18% Tổng 9.792 100 53.560 100
Hình 2.3. Cơ cấu nội dung vốn tài liệu
Dựa vào bảng thống kê số liệu trên ta có thể thấy:
- Tài liệu YHCT: bao gồm tất cả các tài liệu chuyên ngành đào tạo trong Học viện như Lý luận YHCT, Xoa bóp bấm huyệt, Tác động cột sống, Sức khỏe mơi
trường, Giải phẫu, Châm cứu, Dinh dưỡng, an tồn vệ sinh thực phẩm, Phục hồi chức năng, Giáo dục sức khỏe chiếm tỉ lệ cao nhất: 33.588 cuốn chiếm 62.71%.
- Tài liệu Điều dưỡng có 934 cuốn chiếm tỉ lệ 1.74%.
- Tài liệu Dược gồm các tài liệu về Cây thuốc, bài thuốc, vị thuốc Việt Nam; Đông dược; Dược lâm sàng; Dược và thuốc thiết yếu; Chế biến và sản xuất dược… có 733 cuốn chiếm tỉ lệ 1.37%.
- Các lĩnh vực khác bao gồm các tài liệu về các ngành xã hội, chính trị, pháp luật, tư tưởng triết học Mác Lê nin và tư tưởng Hồ Chí Minh … gồm 18.305 cuốn chiếm 34.18%.
Như vậy, xét về cơ cấu nội dung của VTL tại Trung tâm TT - TV, tài liệu về chuyên ngành YHCT chiếm tỉ lệ rất cao.
Về loại hình tài liệu: Nguồn lực thông tin tại Trung tâm TT - TV
HVYDHCTVN gồm sách tham khảo; Sách chuyên ngành Y; Giáo trình; Báo cáo khoa học; Kết quả nghiên cứu khoa học; Luận văn, luận án, khóa luận; Báo – tạp chí và tài liệu số hóa.
Bảng 2.3. Loại hình vốn tài liệu
TT Loại hình nguồn lực
thông tin
Tên tài liệu Số lượng bản SL Tỉ lệ % SL Tỉ lệ %
1 Sách chuyên ngành Y 4.931 50.36% 33.588 62.71% 2 Các loại sách khác 4.147 42.35% 18.095 33.72% 3 Báo cáo khoa học, Kết quả nghiên cứu khoa học 67 0.68% 67 0.13% 4 Luận án, luận văn, khóa luận 211 2,16% 211 0.39% 5 Báo- Tạp chí 51 0.52% 1.250 2.33% 6 Tài liệu số hóa 385 3.93% 385 0.72%
Tổng 9.792 100 53.560 100
Cơ cấu nguồn lực thơng tin theo loại hình tài liệu của Trung tâm TT - TV bao gồm:
- Sách: gồm sách chuyên ngành Y và các loại sách khác. Trong đó:
+ Sách chuyên ngành Y có 4.931 đầu sách, chiếm tỉ lệ 50.36% + Các loại sách khác có 4.147 đầu sách, chiếm tỉ lệ 42.35%
Các tài liệu này phân chia cho 2 phòng: phòng đọc tại chỗ và phòng mượn về nhà, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản và phục vụ NCT tại Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN.
- Báo- Tạp chí: gồm 51 loại báo- tạp chí trong nước. Đây hầu hết là các loại
báo, tạp chí văn hóa xã hội, khoa học giáo dục và chuyên ngành Y, Dược. Các loại Báo – Tạp chí đều được đưa ra phục vụ theo hình thức mở và cập nhật số mới hàng ngày.
- Luận văn, luận án, khóa luận: Hiện tại, Trung tâm TT - TV đã tổ chức lưu
trữ và khai thác một số luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ của các cán bộ, giảng viên,
học viên của Học viện đã bảo vệ thành công tại các cơ sở đào tạo trong nước cũng như nước ngoài và nộp lưu chiểu tại Trung tâm. Bên cạnh đó, Trung tâm TT - TV cũng lưu giữ một số khóa luận của sinh viên từ vài năm trước đây để làm tài liệu tham khảo cho các em sinh viên thế hệ sau. Số Luận văn, luận án, khóa luận tại Trung tâm hiện nay có 211 tên và 211 bản chiếm tỉ lệ 2.16% chủ yếu về lĩnh vực Y, Dược và một số ngành liên quan đến giảng dạy như: Ngoại ngữ, hành chính cơng, luật … Các tài liệu này thường được các nhóm NDT là cán bộ giảng dạy và sinh viên sử dụng nhiều.
- Báo cáo khoa học, Kết quả nghiên cứu khoa học (NCKH): Đây là loại tài
liệu quan trọng và có tính chất chun sâu, đặc thù. Ngồi ra nó cịn thể hiện các hoạt động nghiên cứu khoa học của Học viện. Các tài liệu này chủ yếu là cán cán bộ lãnh đạo, quản lý sử dụng nhiều. Hiện tại đã có nhiều đề tài NCKH đã được áp dụng vào hoạt động thực tiễn và giảng dạy do Học viện tổ chức. Hiện tại, Trung tâm có 67 tên, chiếm 0.68%. Báo cáo khoa học, Kết quả nghiên cứu khoa học được bổ sung hàng năm theo tiến độ nghiên cứu khoa học của trường. Tuy nhiên, việc phân bổ lưu giữ chưa thật sự hợp lý.
- Tài liệu số hóa: Hiện tại, Trung tâm TT - TV có 385 tài liệu số hóa chuyên
ngành YHCT (chiếm 3.93%). Chủ yếu là các tài liệu quý hiếm từ kho sách được số hóa để lưu giữ và phục vụ cho việc tìm kiếm và học tập trực tuyến. Việc phát triển tài nguyên số là rất quan trọng đối với Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN bởi sinh
viên thường xuyên phải đi thực hành lâm sàng tại các bệnh viện, ít có thời gian vào Trung tâm TT – TV. Hiện tại, Trung tâm đang trong quá trình chuyển giao phần mềm thư viện số để quản lý dữ liệu và phục vụ NDT sao cho hiệu quả nhất.
Hàng năm, Trung tâm TT - TV Học viện YDHCTVN thường tiến hành công tác bổ sung VTL phù hợp với NCT của NDT. Trung tâm đã hoàn thành việc bổ sung VTL bằng sự hợp tác giữa các khoa và thư viện. Các đề nghị bổ sung phải dựa chủ yếu trên NCT của cán bộ và sinh viên. Tuy nhiên, một số tài liệu cần thơng qua q trình phân tích giá trị nội dung, xác định nhu cầu và độ phù hợp, cân đối tài chính, khả năng của kho chứa, và nhiều yếu tố khác trước khi bổ sung. Ưu tiên các ngành mới mở thuộc các hệ đào tạo (đại học, thạc sĩ, tiến sĩ) có nguồn tài liệu cịn ít. Bên cạnh đó, cán bộ TT – TV cũng chú trọng các nhà xuất bản có uy tín và loại sách có giá trị phục vụ học tập và nghiên cứu từ cấp đại học trở lên, chú ý chọn các nhà cung ứng trên căn bản chất lượng dịch vụ và giá thành hợp lý.
Để lựa chọn vốn tài liêu cho Trung tâm, các cán bộ làm công tác bổ sung đã dựa trên các tiêu chí sau:
- Tính phù hợp, tính khoa học
Do đối tượng của tài liệu là sinh viên, giảng viên, hoặc người nghiên cứu khoa học nên nội dung, chủ đề của tài liệu phải bám sát chương trình đào tạo của Học viện. VTL thư viện được phát triển theo trật tự ưu tiên gồm các bước sau đây:
Bổ sung giáo trình và tài liệu phục vụ gần nhất những hoạt động học tập, giảng dạy của từng chuyên ngành đào tạo.
Bổ sung tài liệu chuyên khảo của từng lĩnh vực, nhằm tạo điều kiện cho người đọc mở rộng phạm vi nghiên cứu cũng như tìm hiểu sâu hơn về một lĩnh vực.
Bổ sung tài liệu tra cứu cho từng chuyên ngành: bách khoa toàn thư, từ điển chuyên ngành, từ điển ngôn ngữ, niên giám, tài liệu thống kê…
Bổ sung tài liệu tham khảo phổ cập kiến thức.
Tính đáng tin cậy
Trung tâm lựa chọn những tài liệu của các nhà xuất bản khoa học, chuyên ngành hoặc các cộng đồng xuất bản, phát hành nổi tiếng. Người lựa chọn cũng có
thể dựa vào danh tiếng và trình độ khoa học của tác giả, người biên tập, người hiệu đính v.v…
Về ngơn ngữ:
Hiện tại, Trung tâm ưu tiên bổ sung phần lớn VTL tiếng Việt nhằm phục vụ số đơng NDT. Bên cạnh đó, trung tâm cũng đã có chính sách bổ sung một số tài liệu ngoại văn chuyên ngành Y học.
Về dạng thức tài liệu:
Trung tâm TT – TV vẫn ưu tiên bổ sung tài liệu truyền thống như sách và báo – tạp chí. Tuy nhiên, để theo kịp xu hướng phát triển của các thư viện hiện đại và đáp ứng những nhu cầu mới của người sử dụng, các loại hình tài liệu hiện đại cần được phát triển dần song song với tài liệu truyền thống.
Việc bổ sung tài liệu của Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN được thực hiện qua các phương thức sau: Nguồn mua, tặng biếu và nguồn tài liệu nội sinh.
Nguồn mua:
Nguồn mua tài liệu là nguồn bổ sung chính của Trung tâm. Để cơng tác bổ sung tài liệu được tốt và thực sự phát huy hiệu quả, hàng năm Trung tâm TT – TV đã phối hợp với các Khoa, bộ môn trong Học viện lựa chọn những tài liệu chuyên ngành phù hợp với chương trình đào tạo của Học viện, phục vụ cho công tác học tập và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong toàn Học viện. Việc bổ sung nhằm mục đích đảm bảo việc lựa chọn và bổ sung tài liệu cho thư viện là khách quan và phù hợp với chương trình đào tạo và mục tiêu giảng dạy của Học viện. Hàng năm, Trung tâm TT – TV tiến hành bổ sung VTL bằng giấy và tài liệu số hóa theo từng đợt. Số lượng đầu sách được bổ sung tăng dần theo kinh phí bổ sung hàng năm của Học viện. Quy trình bổ sung tài liệu diễn ra như sau:
- Trung tâm TT – TV phát phiếu điều tra NCT cho các Cán bộ, Giảng viên, Sinh viên, Học viên để điều tra NCT của họ.
- Trung tâm TT – TV căn cứ vào cơ cấu kho tài liệu, danh mục tài liệu yêu