7. CẤU TRÚC CỦA LUẬN VĂN
2.2. Thực trạng hoạt động tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Y
2.2.5. Các sản phẩm và dịch vụ Thông tin – Thư viện
2.2.5.1. Sản phẩm Thông tin – Thư viện
Sản phẩm TT - TV là kết quả của quá trình xử lý thông tin do các cán bộ TT - TV Học viện YDHCTVN tạo ra nhằm thoả mãn NCT. Sản phẩm thông tin ở
Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN bao gồm: Hệ thống mục lục truyền thống, CSDL thư mục, thư mục chuyên đề …
* Hệ thống mục lục truyền thống
Đây là sản phẩm được trung tâm TT - TV xây dựng nhằm phục vụ cho mục đích tra cứu của NDT, là cầu nối giữa NDT trong hệ thống giao lưu thông tin. Mục lục, danh mục tài liệu của Trung tâm TT - TV được thể hiện trên các phiếu mơ tả (phích), được sắp xếp theo trình tự nhất định phản ánh VTL của Trung tâm TT - TV.
Mục lục truyền thống tại Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN được phân chia theo nội dung tài liệu và ngôn ngữ tài liệu. Trong từng loại, dạng tài liệu và ngơn ngữ đó, các phiếu mơ tả được sắp xếp và xây dựng thành hệ thống mục lục phân loại truyền thống.
Mục lục phân loại được sắp xếp theo các mơn loại nhằm giúp NDT tìm kiếm tài liệu một cách thuận lợi và dễ dàng về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống mục lục của Trung tâm được tổ chức theo từng vị trí phục vụ để tạo sự thuận lợi cho NDT khi tra cứu loại hình tài liệu mà NDT cần. Cụ thể được bố trí ở hai bộ phận chính: Phịng đọc và phịng mượn.
Mục lục phòng đọc: bao gồm mục lục sách, mục lục luận văn luận án, nghiên cứu khoa học…
Mục lục phòng mượn: Gồm mục lục sách tham khảo, sách giáo trình.
Nhìn chung, hệ thống mục lục truyền thống ở Trung tâm TT - TV về mặt hình thức và nội dung chưa thực sự đạt chuẩn thư viện. Đây cũng là một hạn chế trong hoạt động của Trung tâm.
Thư mục
Hàng năm, Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN thường xây dựng kế hoạch, tích cực chủ động biên soạn các loại hình thư mục phục vụ NDT nhằm mục tiêu đa dạng về loại hình và phong phú về nội dung, góp phần thực hiện nhiệm vụ giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học của Học viện. Hiện tại, trung tâm đã có các thư mục thơng báo sách mới, thư mục luận văn, luận án, thư mục sách mượn.
lượng tài liệu mới được nhập về Trung tâm TT - TV. Thư mục thông báo sách mới ra đời nhằm giới thiệu cho NDT các loại sách mới bổ sung vào Trung tâm đã qua xử lý kỹ thuật, biên mục trên máy. Đây là thư mục NDT thường xuyên sử dụng cho việc tìm kiếm tài liệu, cập nhật thơng tin mới nhất về VTL có trong Trung tâm. Tài liệu của thư mục thông báo sách mới được chia theo môn loại nhất định giúp NDT dễ dàng tìm kiếm tài liệu mình cần.
Thư mục luận văn, luận án được Trung tâm TT - TV biên soạn nhằm mục đích giúp các học viên có thể tìm kiếm tài liệu nghiên cứu một cách nhanh và hữu hiệu nhất. Các luận văn luận án được sắp xếp cập nhật hàng năm giúp NDT tìm kiếm dễ dàng.
Ngồi ra, trung tâm TT - TV cũng đã biên soạn cuốn thư mục sách mượn, gồm các cuốn sách để NDT mượn về nhà với thời hạn 1 tháng và được sắp xếp theo chủ đề.
Cơ sở dữ liệu thư mục
CSDL thư mục được coi là sản phẩm thông tin đặc biệt, đặc trưng cho hoạt động xử lý tài liệu khi được tin học hóa. CSDL thư mục chứa các thơng tin giúp NDT thơng qua nó để tra cứu đến tài liệu gốc. Các thông tin trong CSDL thư mục giúp NDT nhận biết và chọn lựa tài liệu thông qua các thông tin trong thư mục như tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản …
Năm 2005, Trung tâm TT - TV bắt đầu xây dựng CSDL thư mục cho tài liệu tiếng Việt trên phần mềm CDS/ISIS. Đến năm 2010, Trung tâm chuyển sang sử dụng phần mềm Medlib (phần mềm do Trung tâm Y học điện tử viết). Cho đến nay, Trung tâm đã có một hệ thống CSDL thư mục với 9792 biểu ghi. Trong đó:
- CSDL thư mục sách tiếng Việt: 9206 biểu ghi - CSDL thư mục sách ngoại văn: 375 biểu ghi
- CSDL thư mục luận văn, luận án, khóa luận: 211 biểu ghi
Tuy vậy, hệ thống CSDL thư mục trong Trung tâm thực tế vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau:
* Vẫn cịn trong tình trạng trùng lặp biểu ghi, số lượng biểu ghi tăng lên khi tài liệu có 3 tác giả, hoặc dữ liệu khơng đúng với thực tế tài liệu.
* Từ khóa trong CSDL thư mục chưa chuẩn xác nên hiệu quả tìm chưa cao, nhiều từ khóa chưa sát với nội dung tài liệu nhất là đối với những tài liệu chính trị xã hội nên đã gây khó khăn trong việc cung cấp tài liệu được đầy đủ và chính xác khi tìm tài liệu theo từ khóa.
Mặc dù cịn tồn tại nhiều hạn chế nhưng về cơ bản các CSDL thư mục của Trung tâm TT - TV cũng đã giảm được rất nhiều thời gian tra tìm tài liệu của NDT. Đặc biệt, cán bộ TT - TV đã và đang từng bước tóm tắt tài liệu thêm vào thư mục sách giúp NDT tìm kiếm chính xác tài liệu họ cần. Bước đầu, Trung tâm đã áp dụng tóm tắt luận văn, luận án và đạt được hiệu quả tối đa trong việc tìm kiếm. Trung tâm vẫn duy trì việc cập nhật dữ liệu thường xuyên cho các CSDL, tuy nhiên công tác xử lý cịn chậm nên chưa đảm bảo được tính đầy đủ và thời sự của tài liệu khi về đến Trung tâm. Trong thời gian tới, Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN sẽ chuyển sang sử dụng phần mềm kĩ thuật số ILib theo dự án của Ngân hàng Phát triển châu Á (tên tiếng anh là The Asian Development Bank; viết tắt: ADB). Đây là một thể chế tài chính đa phương cung cấp các khoản tín dụng và hỗ trợ kỹ thuật nhằm giúp các nước châu Á xóa đói giảm nghèo, phát triển kinh tế-xã hội. Trung tâm hiện đang nâng cấp dự án sử dụng tích hợp phần mềm kĩ thuật số ILib để dễ dàng phục vụ mượn trả cũng như quản lý sách tạo điều kiện tốt nhất cho việc truy cấp tìm kiếm tài liệu và phục vụ NDT.
2.2.5.2. Dịch vụ Thông tin – Thư viện
Dịch vụ TT - TV là những hoạt động làm thỏa mãn NCT và trao đổi thơng tin của NDT. Nói đến dịch vụ TT - TV là nói đến mối quan hệ chặt chẽ giữa NDT và cán bộ TT – TV, NDT trên cơ sở nhất định cần phải nhờ cán bộ TT - TV tiến hành một công việc nhất định nào đó nhằm đáp ứng u cầu của mình.
Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN hiện có các dịch vụ thơng tin như: dịch vụ cung cấp tài liệu gốc: đọc tại chỗ và cho mượn về nhà; Các dịch vụ trao đổi thông tin (Hội thảo, triển lãm,…)
Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc là dịch vụ cơ bản của Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN nhằm giúp NDT sử dụng hiệu quả tài liệu gốc của mình.
* Dịch vụ đọc tại chỗ
Đây là cơng việc mang tính chất truyền thống của Trung tâm TT - TV nhằm mục đích đáp ứng NCT từ các loại hình tài liệu khác nhau tại phịng Đọc. Tài liệu phục vụ đọc tại chỗ rất phong phú và đa dạng, ngày càng được bổ sung đầy đủ các môn loại tài liệu khác nhau. Hiện nay, các loại hình tài liệu của Trung tâm như: sách giáo trình, sách chuyên khảo, tham khảo, báo – tạp chí, luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học được lưu trữ đầy đủ nhất tại kho này.
+ Số ghế phục vụ cho việc tự học và đọc tại chỗ tại Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN là 210 chỗ.
+ Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN mở cửa phục vụ NDT từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần.
+ Thời gian phục vụ:
- Sáng từ 7h30 đến 11h30 - Chiều từ 13h30 đến 17h30
Kho đọc tại chỗ của Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN lưu trữ 9356 tài liệu trong đó: sách tham khảo 3.664, sách chuyên ngành 4.931 tên tài liệu, giáo trình 483 tên tài liệu, báo cáo khoa học, kết quả nghiên cứu khoa học 67 tên tài liệu, luận án, luận văn, khóa luận 211 tên.
Hình thức phục vụ: phục vụ dưới hình thức kho đóng. Để mượn tài liệu, NDT thục hiện khâu tìm kiếm tài liệu thơng qua các sản phẩm Trung tâm như thư mục, CSDL thư mục, mục lục chuyên đề … Sau đó NDT điền thơng tin vào phiếu mượn sách, cán bộ Trung tâm sẽ đáp ứng NCT của NDT một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
vào phịng tra tìm tài liệu, lựa chọn tài liệu và đọc tại chỗ. Tài liệu được sắp xếp theo tên tạp chí, theo năm… thuận lợi cho NDT trong việc tìm kiếm và sử dụng.
Bảng 2.7.Thống kê số lượt NDT sử dụng dịch vụ đọc tại chỗ từ năm 2010 -2013
TT Năm Sô lượt NDT Số lượt sách Số lượt báo, tạp chí
1 2010 32.463 35.500 28.650 2 2011 49.860 51.300 39.500 3 2012 56.260 67.300 55.000 4 2013 75.315 81.393 72.000
Hình 2.5. Thống kê lượt đọc của NDT từ 2010- 2013
Qua việc thống kê lượt đọc và lượt luân chuyển mượn sách hàng năm cho thấy nhu cầu đọc tại chỗ ngày càng thu hút đông đảo NDT. Năm 2010, Trung tâm phục vụ 32.463 lượt đọc, đến năm 2013 số lượt đọc đã tăng lên 75.315 lượt. Điều đó chứng tỏ nhu cầu đọc tại chỗ ngày càng thu hút NDT. Số lượt tài liệu luân chuyển hàng năm cũng tăng lên đáng kể. Năm 2010 chỉ có 35.500 lượt sách, 28.650 lượt báo- tạp chí, năm 2013 tăng lên 81.393 lượt sách và 72.000 lượt báo- tạp chí. Nguyên nhân chính là do cơ sở vật chất của Trung tâm TT – TV được cải thiện đáng kể, hình thức phục vụ đa dạng cộng thêm tinh thần phục vụ nhiệt tình của cán bộ.
Dịch vụ mượn về nhà: Bao gồm dịch vụ cho thuê giáo trình và cho mượn
sách tham khảo.
Dịch vụ cho thuê giáo trình :
Dịch vụ này được Trung tâm áp dụng từ năm 2011 áp dụng cho các loại giáo trình đặc biệt là giáo trình lưu hành nội bộ. Hình thức, thủ tục mượn được tiến hành như sau:
Lớp trưởng sẽ đăng kí mượn/trả tài liệu theo chương trình học căn cứ vào số lượng sinh viên của các lớp, cán bộ TT - TV chia đều tài liệu có trong kho. Sau mỗi học kì lớp trưởng thu hồi lại và bàn giao trả lại cho thư viện, sau đó đăng kí làm thủ tục mượn cho học kì mới.
Với dịch vụ này, NDT sẽ phải đặt cược 150% giá trị cuốn sách và lệ phí là 3000/tháng. Lệ phí cho thuê sách Trung tâm sẽ sử dụng vào việc tu bổ, sửa sang sách sao cho số tài liệu phục vụ NDT ln trong tình trạng tốt nhât. Thời hạn cho mượn được qui định trong khoảng thời gian, nếu là sách giáo trình là 1 học kì. Để quản lý nguồn tài liệu, Trung tâm TT - TV thường xuyên thực hiện công tác nhắc nhở quá hạn đối với tất cả NDT và kết hợp với các phòng chức năng như: phòng Đào tạo, phòng Quản lý sinh viên để thu hồi những cuốn sách quá hạn.
Trong những năm gần đây, theo chương trình đào tạo của Học viện và được sự quan tâm đầu tư kinh phí nên số lượng giáo trình của Trung tâm TT - TV tăng lên một cách đáng kể góp phần cải thiện được tình trạng thiếu giáo trình của những năm trước.
Dịch vụ cho mượn về nhà:
Dịch vụ mượn về nhà chỉ áp dụng đối với sách tham khảo. Dịch vụ này tạo điều kiện cho NDT chủ động về thời gian, địa điểm nghiên cứu tài liệu. Theo đặc thù ngành Y, sinh viên ngồi học lý thuyết cịn phải đi thực hành lâm sàng tại các bệnh viện nên khơng có nhiều thời gian học tại trung tâm. Chính vì vậy, dịch vụ mượn về nhà được nhiều NDT quan tâm và sử dụng. Thủ tục mượn được tiến hành theo phương pháp thủ công như sau: NDT tìm kiếm tài liệu theo mục lục phân loại hoặc CSDL thư mục hiện có tại Trung tâm TT – TV sau đó điền thơng tin và làm
thủ tục mượn. NDT phải ký vào sổ mượn lưu ở phòng mượn và khi trả cán bộ TT - TV phải xóa trong sổ lưu. Với dịch vụ này, NDT sẽ phải đặt cược 150% giá trị cuốn sách và được hoàn lại tiền khi trả sách. Số tiền cược thực chất giúp NDT có ý thức giữ gìn tài liệu sao cho lượt luân chuyển tài liệu được nhiều lần hơn. Tài liệu cho mượn về nhà là những tài liệu có số lượng bản nhiều, thời hạn cho mượn tối đa 1 tháng. Hết hạn nếu NDT muốn sử dụng tiếp có thể gia hạn tài liệu. Để quản lý tài liệu cho mượn về, Trung tâm kết hợp với các phòng chức năng như: phòng Đào tạo, phòng Quản lý sinh viên để thu hồi những cuốn sách quá hạn trả với quy định chặt chẽ, mỗi cuốn sách quá hạn bị phạt 2000đ/ngày. Ngồi ra, sinh viên chưa có giấy xác nhận đã thanh tốn hết tài liệu thư viện thì chưa được cấp hồ sơ ra trường và bằng tốt nghiệp. Việc đặt ra nhưng quy định trên đã làm cho ý thức giữ gìn tài liệu của sinh viên tăng lên rõ rệt. Dịch vụ mượn về nhà ngày càng được NDT quan tâm và giữ vai trò quan trọng trong hoạt động TT - TV tại Trung tâm TT - TV. Theo thống kê từ năm 2011 – 2013 cho thấy, lượt NDT sử dụng dịch vụ này ngày càng tăng lên đáng kể. Năm 2011, số lượt NDT sử dụng dịch vụ này là 15.475 lượt. Năm 2013 số lượt mượn sách đã tăng lên 30.281 lượt.
Dịch vụ trao đổi tin
* Dịch vụ hỏi đáp: Dịch vụ này được thực hiện nhằm đáp ứng NCT của NDT tại Trung tâm TT - TV. Cán bộ TT - TV là người trả lời các câu hỏi của NDT một cách trực tiếp. Các câu hỏi được NDT đặt ra chủ yếu là về cách tra cứu và tìm kiếm thơng tin. Đó là những u cầu mà NDT khơng có khả năng tự tìm kiếm, họ cần đến sự hỗ trợ, tư vấn của cán bộ TT - TV. Nếu nhu cầu đó thỏa mãn sẽ làm cho họ đến Trung tâm nhiều hơn. Do đó, cán bộ TT - TV phải có trình độ chun mơn sâu, có khả năng hiểu biết về các lĩnh vực đào tạo và có thái độ phục vụ nhiệt tình mới đáp ứng được NCT của NDT. Dịch vụ này được triển khai tại phòng đọc tại chỗ. Tại đây các cán bộ TT - TV nắm bắt được nội dung và thành phần kho tài liệu, đảm bảo hiệu quả cho dịch vụ này.
* Dịch vụ Hội thảo, hội nghị, tọa đàm: Để hoạt động TT - TV có hiệu quả, hàng năm Trung tâm TT - TV lên kế hoạch cho cán bộ TT - TV tham gia các hội thảo khoa học ngành TT - TV của liên hiệp thư viện các trường Đại học và Cao
đẳng khu vực phía Bắc. Hàng năm, Trung tâm TT - TV cũng tổ chức ngày hội đọc sách.
Dịch vụ tra cứu internet: Hiện nay, Trung tâm đã triển khai phòng internet
gồm 45 máy tính. Trung tâm đã tổ chức khai thác, đáp NCT cũng như tra cứu thơng tin trên mạng tồn cầu của sinh viên, giáo viện và cán bộ…