7. CẤU TRÚC CỦA LUẬN VĂN
2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức và hoạt động Thông tin –
– Thư viện
Ngày nay CNTT được ứng dụng rộng rãi nhằm tạo bước chuyển biến mạnh mẽ về năng suất, chất lượng, hiệu quả trong tất cả các lĩnh vực hoạt động, thúc đẩy nhanh phát triển kinh tế. CNTT trở thành ngành kinh tế mũi nhọn, có đóng góp quan trọng cho tăng trưởng GDP của cả nước.
Ngày 16/12/2002, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã ban hành văn bản chỉ đạo số 404/TVQG nêu rõ yêu cầu đối với thư viện tỉnh, thành xây dựng thư viện điện tử và thống nhất sử dụng phần mềm thư viện trong hệ thống thư viện cơng cộng tồn quốc. Tin học hóa hoạt động TT - TV là xu thế tất yếu của các cơ quan TT - TV, làm cho thư viện thực sự trở thành một trung tâm thông tin khoa học đủ mạnh, phục vụ phát triển sự nghiệp CNH-HĐH đất nước.
Để thực hiện tốt các chủ trương trên, Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN đã và đang đặt ra cho mình trách nhiệm là làm thế nào để ứng dụng CNTT vào hỗ trợ các khâu nghiệp vụ của thư viện một cách hiệu quả nhằm quản lý và khai thác triệt để nguồn tài ngun thơng tin tư liệu q giá đang có và sẽ có. Với điều kiện thực tế trong những năm qua, Trung tâm đã nỗ lực và đạt được một số kết quả nhất định trong việc ứng dụng CNTT để cải tiến các quy trình hoạt động nhằm phục vụ ngày càng tốt hơn cho NDT, từng bước rút ngắn khoảng cách và hội nhập tích cực với các thư viện trong khu vực và cả nước. Cụ thể, đã kịp thời xây dựng các CSDL ngay từ những năm đầu phát triển tin học, để tiến tới ứng dụng CNTT vào các hoạt động nghiệp vụ thư viện theo hướng chuẩn hóa và hội nhập.
Năm 2005, Trung tâm tiến hành xây dựng CSDL thư mục cho tài liệu tiếng Việt vào hoạt động TT - TV, đó là áp dụng trên phần mềm CDS/ISIS. Điều này đã
giúp cho hiệu quả hoạt động của Trung tâm được nâng lên rõ rệt.
Năm 2010, Trung tâm TT – TV HVYDHCTVN chuyển sang sử dụng phần mềm Medlib. Medlib gồm có các Module tra cứu trực tuyến OPAC sau: Module biên mục, Module Quản lý kho, Module Mượn/trả tài liệu (lưu thông), Module quản trị hệ thống. Trung tâm TT - TV hiện chỉ sử dụng một số các Module cơ bản: Module biên mục, Module lưu thơng, những Module khác rất ít khi sử dụng.
Module biên mục. Dùng để thực hiện việc xây dựng CSDL đúng chuẩn và đúng quy tắc nghiệp vụ. Modul vày có thể biên mục mọi loại hình tài liệu theo MARC21 với nhiều ngơn ngữ khác nhau, dựa trên bảng tiêu chuẩn Unicode TCVN. Ngoài ra, Medlib cũng hỗ trợ nhiều khung phân loại như: DDC, UDC, BBK,… hỗ trợ việc kiểm soát từ khoá (từ khoá kiểm soát và từ khoá tự do) cũng như việc xuất dữ liệu. Bên cạnh đó, cán bộ thư mục có thể tạo, chỉnh sửa, sao chép biểu ghi và xoá biểu ghi nếu cần,… Modul này cũng hỗ trợ in phích mục lục và danh mục tài liệu; in báo cáo thống kê sách mới, danh mục sách, thư mục,…Với các tính năng của phân hệ nêu trên Medlib đã giúp Trung tâm TT - TV xây dựng được hệ thống các CSDL thư mục theo đúng chuẩn nghiệp vụ.
Module quản lý lưu thông. Thực hiện nhiệm vụ sau quản lý NDT; Quản lý
phục vụ mượn/trả tài liệu, gửi/trả tài liệu; Hệ thống báo cáo lưu thơng đầy đủ; Cung cấp thơng tin về tình trạng mượn trả tài liệu; số lượng hiện có, số lượng đã mượn, NDT đang mượn sách; Quản lí thơng tin cá nhân NDT: số thẻ, thông tin cá nhân, địa chỉ, điện thoại, ảnh,… Cho phép đăng kí NDT mới, sửa đổi, xố, cập nhật thơng tin về NDT,…
Module tra cứu trực tuyến OPAC. NDT tìm kiếm, khai thác và sử dụng các
dịch vụ của thư viện trực tuyến thông qua giao diện truy nhập cơng cộng một cách nhanh chóng, chính xác và dễ thao thác.
Việc ứng dụng CNTT trong cơng tác TT - TV góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm TT - TV truyền thống. CNTT đã hỗ trợ tích cực cho việc lựa chọn, sắp xếp và in ấn các sản phẩm thông tin một cách dễ dàng và nhanh chóng. Các sản phẩm thơng tin hiện đại được xây dựng, phát triển dần thay thế các sản phẩm thư
mục sách mới, thư mục chuyên đề, in phích được tạo ra, làm giảm nhẹ khâu xử lý kỹ thuật, làm tăng tính chính xác, thẩm mỹ, tạo điều kiện cho Trung tâm TT- TV nâng cao chất lượng phục vụ, nhằm đáp ứng tốt NCT cho NDT.
Ứng dụng CNTT chủ yếu vào công tác chuyên môn nghiệp vụ: Bổ sung, biên mục, quản lý NDT, in ấn các loại thư mục, in phích, in thẻ NDT …
Trong những năm tới, Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN cần đẩy mạnh quá trình ứng dụng CNTT hơn nữa. Cố gắng hồn thiện hệ thống CSDL thư mục cũng như hệ thống quản lý NDT để giúp NDT tra cứu tìm tin nhanh chóng, thuận lợi, tăng cường chia sẻ nguồn thông tin qua mạng.