7. CẤU TRÚC CỦA LUẬN VĂN
2.2. Thực trạng hoạt động tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Y
2.2.1. Nguồn lực thông tin
Để cấu thành một thư viện, các nhà thư viện học thường nhấn mạnh tới 4 yếu tố: Nguồn lực thông tin, cán bộ TT - TV, cơ sở vật chất, NDT. Như vậy, nguồn lực thông tin là một trong bốn yếu tố cấu thành của thư viện. Để đảm bảo cho việc duy trì và phát triển, các cơ quan TT - TV cần phải xây dựng cho mình nguồn thơng tin đầy đủ, có giá trị và phù hợp với yêu cầu của NDT.
Nguồn lực thông tin của Trung tâm TT - TV là yếu tố rất quan trọng để thiết kế và tạo ra những sản phẩm và dịch vụ TT - TV, nhằm mục đích cuối cùng là đáp ứng NCT đa dạng của NDT. Do đó việc tổ chức, phát triển nguồn lực thông tin được căn cứ theo các nhân tố sau:
+ Nguồn cung cấp tư liệu: các nhà xuất bản, nhà sách, nhà sản xuất thông tin điện tử, trực tuyến, viện nghiên cứu, trường đại học, nhà nghiên cứu…
+ Nguồn cung cấp thơng tin về tư liệu: chính là NDT của Trung tâm TT – TV. Ở Học viện, NDT là những người có trình độ chun mơn cao về nhiều lĩnh vực tri thức, do đó NDT là cơ sở chủ yếu để đánh giá các nguồn tin, cung cấp thông tin về tài liệu và gửi những yêu cầu bổ sung tư liệu tới Trung tâm TT - TV.
+ Đội ngũ cán bộ làm cơng tác bổ sung có trình độ chun mơn, có kiến thức tổng quát về các lĩnh vực tri thức, am hiểu đối tượng phục vụ và nguồn cung cấp.
+ Kinh phí phát triển nguồn lực thơng tin chủ yếu từ ngân sách nhà nước và sự tài trợ của các cơ quan, đơn vị, cá nhân…Trung tâm TT - TV ln đảm bảo sự phân bổ kinh phí phù hợp theo từng loại hình tài liệu, từng lĩnh vực nội dung của tài liệu, theo thời gian và phù hợp với NCT của NDT.
+ Phương thức phát triển nguồn lực thơng tin: chủ yếu là mua bằng kinh phí được cấp, nguồn nộp nghĩa vụ, nguồn tài trợ, nhận tặng biếu…
Do Học viện YDHCTVN là cơ quan đầu ngành về Y học cổ truyền (YHCT) của Việt Nam nên các ngành đào tạo của trường chủ yếu là YHCT, Điều dưỡng,
Dược … Chính vì vậy, các tài liệu của Trung tâm TT - TV chủ yếu là tài liệu tham khảo mang tính chất chuyên khảo. Nội dung chủ yếu của các loại tài liệu trên là: Xoa bóp, bấm huyệt; Châm cứu; Tác động cột sống; Phục hồi chức năng; Điều dưỡng; Dinh dưỡng, an toàn vệ sinh thực phẩm; … Tài liệu về các khoa học cơ bản; chính trị; ngoại ngữ và các lĩnh vực khác chỉ chiếm khoảng 34.18% tổng số tài liệu trong kho.
Hiện nay, Trung tâm có 9.792 tên tài liệu với 53.560 cuốn.
Về cơ cấu nội dung tài liệu:
Bảng 2.2. Bảng thống kê nội dung tài liệu theo lĩnh vực chuyên môn
TT Nội dung Tên Bản in Số lượng Tỉ lệ % Số lượng Tỉ lệ % 1 YHCT 4.391 44.84% 33.588 62.71% 2 Điều dưỡng 95 0.97% 934 1.74% 3 Dược 122 1.25% 733 1.37% 4 Các lĩnh vực khác 5.184 52.94% 18.305 34.18% Tổng 9.792 100 53.560 100
Hình 2.3. Cơ cấu nội dung vốn tài liệu
Dựa vào bảng thống kê số liệu trên ta có thể thấy:
- Tài liệu YHCT: bao gồm tất cả các tài liệu chuyên ngành đào tạo trong Học viện như Lý luận YHCT, Xoa bóp bấm huyệt, Tác động cột sống, Sức khỏe môi
trường, Giải phẫu, Châm cứu, Dinh dưỡng, an toàn vệ sinh thực phẩm, Phục hồi chức năng, Giáo dục sức khỏe chiếm tỉ lệ cao nhất: 33.588 cuốn chiếm 62.71%.
- Tài liệu Điều dưỡng có 934 cuốn chiếm tỉ lệ 1.74%.
- Tài liệu Dược gồm các tài liệu về Cây thuốc, bài thuốc, vị thuốc Việt Nam; Đông dược; Dược lâm sàng; Dược và thuốc thiết yếu; Chế biến và sản xuất dược… có 733 cuốn chiếm tỉ lệ 1.37%.
- Các lĩnh vực khác bao gồm các tài liệu về các ngành xã hội, chính trị, pháp luật, tư tưởng triết học Mác Lê nin và tư tưởng Hồ Chí Minh … gồm 18.305 cuốn chiếm 34.18%.
Như vậy, xét về cơ cấu nội dung của VTL tại Trung tâm TT - TV, tài liệu về chuyên ngành YHCT chiếm tỉ lệ rất cao.
Về loại hình tài liệu: Nguồn lực thông tin tại Trung tâm TT - TV
HVYDHCTVN gồm sách tham khảo; Sách chuyên ngành Y; Giáo trình; Báo cáo khoa học; Kết quả nghiên cứu khoa học; Luận văn, luận án, khóa luận; Báo – tạp chí và tài liệu số hóa.
Bảng 2.3. Loại hình vốn tài liệu
TT Loại hình nguồn lực
thơng tin
Tên tài liệu Số lượng bản SL Tỉ lệ % SL Tỉ lệ %
1 Sách chuyên ngành Y 4.931 50.36% 33.588 62.71% 2 Các loại sách khác 4.147 42.35% 18.095 33.72% 3 Báo cáo khoa học, Kết quả nghiên cứu khoa học 67 0.68% 67 0.13% 4 Luận án, luận văn, khóa luận 211 2,16% 211 0.39% 5 Báo- Tạp chí 51 0.52% 1.250 2.33% 6 Tài liệu số hóa 385 3.93% 385 0.72%
Tổng 9.792 100 53.560 100
Cơ cấu nguồn lực thơng tin theo loại hình tài liệu của Trung tâm TT - TV bao gồm:
- Sách: gồm sách chuyên ngành Y và các loại sách khác. Trong đó:
+ Sách chuyên ngành Y có 4.931 đầu sách, chiếm tỉ lệ 50.36% + Các loại sách khác có 4.147 đầu sách, chiếm tỉ lệ 42.35%
Các tài liệu này phân chia cho 2 phòng: phòng đọc tại chỗ và phòng mượn về nhà, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản và phục vụ NCT tại Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN.
- Báo- Tạp chí: gồm 51 loại báo- tạp chí trong nước. Đây hầu hết là các loại
báo, tạp chí văn hóa xã hội, khoa học giáo dục và chuyên ngành Y, Dược. Các loại Báo – Tạp chí đều được đưa ra phục vụ theo hình thức mở và cập nhật số mới hàng ngày.
- Luận văn, luận án, khóa luận: Hiện tại, Trung tâm TT - TV đã tổ chức lưu
trữ và khai thác một số luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ của các cán bộ, giảng viên,
học viên của Học viện đã bảo vệ thành công tại các cơ sở đào tạo trong nước cũng như nước ngoài và nộp lưu chiểu tại Trung tâm. Bên cạnh đó, Trung tâm TT - TV cũng lưu giữ một số khóa luận của sinh viên từ vài năm trước đây để làm tài liệu tham khảo cho các em sinh viên thế hệ sau. Số Luận văn, luận án, khóa luận tại Trung tâm hiện nay có 211 tên và 211 bản chiếm tỉ lệ 2.16% chủ yếu về lĩnh vực Y, Dược và một số ngành liên quan đến giảng dạy như: Ngoại ngữ, hành chính cơng, luật … Các tài liệu này thường được các nhóm NDT là cán bộ giảng dạy và sinh viên sử dụng nhiều.
- Báo cáo khoa học, Kết quả nghiên cứu khoa học (NCKH): Đây là loại tài
liệu quan trọng và có tính chất chun sâu, đặc thù. Ngồi ra nó cịn thể hiện các hoạt động nghiên cứu khoa học của Học viện. Các tài liệu này chủ yếu là cán cán bộ lãnh đạo, quản lý sử dụng nhiều. Hiện tại đã có nhiều đề tài NCKH đã được áp dụng vào hoạt động thực tiễn và giảng dạy do Học viện tổ chức. Hiện tại, Trung tâm có 67 tên, chiếm 0.68%. Báo cáo khoa học, Kết quả nghiên cứu khoa học được bổ sung hàng năm theo tiến độ nghiên cứu khoa học của trường. Tuy nhiên, việc phân bổ lưu giữ chưa thật sự hợp lý.
- Tài liệu số hóa: Hiện tại, Trung tâm TT - TV có 385 tài liệu số hóa chuyên
ngành YHCT (chiếm 3.93%). Chủ yếu là các tài liệu quý hiếm từ kho sách được số hóa để lưu giữ và phục vụ cho việc tìm kiếm và học tập trực tuyến. Việc phát triển tài nguyên số là rất quan trọng đối với Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN bởi sinh
viên thường xuyên phải đi thực hành lâm sàng tại các bệnh viện, ít có thời gian vào Trung tâm TT – TV. Hiện tại, Trung tâm đang trong quá trình chuyển giao phần mềm thư viện số để quản lý dữ liệu và phục vụ NDT sao cho hiệu quả nhất.
Hàng năm, Trung tâm TT - TV Học viện YDHCTVN thường tiến hành công tác bổ sung VTL phù hợp với NCT của NDT. Trung tâm đã hoàn thành việc bổ sung VTL bằng sự hợp tác giữa các khoa và thư viện. Các đề nghị bổ sung phải dựa chủ yếu trên NCT của cán bộ và sinh viên. Tuy nhiên, một số tài liệu cần thơng qua q trình phân tích giá trị nội dung, xác định nhu cầu và độ phù hợp, cân đối tài chính, khả năng của kho chứa, và nhiều yếu tố khác trước khi bổ sung. Ưu tiên các ngành mới mở thuộc các hệ đào tạo (đại học, thạc sĩ, tiến sĩ) có nguồn tài liệu cịn ít. Bên cạnh đó, cán bộ TT – TV cũng chú trọng các nhà xuất bản có uy tín và loại sách có giá trị phục vụ học tập và nghiên cứu từ cấp đại học trở lên, chú ý chọn các nhà cung ứng trên căn bản chất lượng dịch vụ và giá thành hợp lý.
Để lựa chọn vốn tài liêu cho Trung tâm, các cán bộ làm cơng tác bổ sung đã dựa trên các tiêu chí sau:
- Tính phù hợp, tính khoa học
Do đối tượng của tài liệu là sinh viên, giảng viên, hoặc người nghiên cứu khoa học nên nội dung, chủ đề của tài liệu phải bám sát chương trình đào tạo của Học viện. VTL thư viện được phát triển theo trật tự ưu tiên gồm các bước sau đây:
Bổ sung giáo trình và tài liệu phục vụ gần nhất những hoạt động học tập, giảng dạy của từng chuyên ngành đào tạo.
Bổ sung tài liệu chuyên khảo của từng lĩnh vực, nhằm tạo điều kiện cho người đọc mở rộng phạm vi nghiên cứu cũng như tìm hiểu sâu hơn về một lĩnh vực.
Bổ sung tài liệu tra cứu cho từng chuyên ngành: bách khoa toàn thư, từ điển chuyên ngành, từ điển ngôn ngữ, niên giám, tài liệu thống kê…
Bổ sung tài liệu tham khảo phổ cập kiến thức.
Tính đáng tin cậy
Trung tâm lựa chọn những tài liệu của các nhà xuất bản khoa học, chuyên ngành hoặc các cộng đồng xuất bản, phát hành nổi tiếng. Người lựa chọn cũng có
thể dựa vào danh tiếng và trình độ khoa học của tác giả, người biên tập, người hiệu đính v.v…
Về ngơn ngữ:
Hiện tại, Trung tâm ưu tiên bổ sung phần lớn VTL tiếng Việt nhằm phục vụ số đơng NDT. Bên cạnh đó, trung tâm cũng đã có chính sách bổ sung một số tài liệu ngoại văn chuyên ngành Y học.
Về dạng thức tài liệu:
Trung tâm TT – TV vẫn ưu tiên bổ sung tài liệu truyền thống như sách và báo – tạp chí. Tuy nhiên, để theo kịp xu hướng phát triển của các thư viện hiện đại và đáp ứng những nhu cầu mới của người sử dụng, các loại hình tài liệu hiện đại cần được phát triển dần song song với tài liệu truyền thống.
Việc bổ sung tài liệu của Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN được thực hiện qua các phương thức sau: Nguồn mua, tặng biếu và nguồn tài liệu nội sinh.
Nguồn mua:
Nguồn mua tài liệu là nguồn bổ sung chính của Trung tâm. Để cơng tác bổ sung tài liệu được tốt và thực sự phát huy hiệu quả, hàng năm Trung tâm TT – TV đã phối hợp với các Khoa, bộ môn trong Học viện lựa chọn những tài liệu chuyên ngành phù hợp với chương trình đào tạo của Học viện, phục vụ cho công tác học tập và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong toàn Học viện. Việc bổ sung nhằm mục đích đảm bảo việc lựa chọn và bổ sung tài liệu cho thư viện là khách quan và phù hợp với chương trình đào tạo và mục tiêu giảng dạy của Học viện. Hàng năm, Trung tâm TT – TV tiến hành bổ sung VTL bằng giấy và tài liệu số hóa theo từng đợt. Số lượng đầu sách được bổ sung tăng dần theo kinh phí bổ sung hàng năm của Học viện. Quy trình bổ sung tài liệu diễn ra như sau:
- Trung tâm TT – TV phát phiếu điều tra NCT cho các Cán bộ, Giảng viên, Sinh viên, Học viên để điều tra NCT của họ.
- Trung tâm TT – TV căn cứ vào cơ cấu kho tài liệu, danh mục tài liệu yêu cầu của Phịng Đào Tạo, bộ mơn và NCT của NDT để làm đơn đề nghị bổ sung.
- Cán bộ TT – TV lập danh mục tài liệu bổ sung. - Ban Giám Đốc phê duyệt.
- Trung tâm TT – TV tiến hành các thủ tục bổ sung tài liệu. - Trung tâm TT – TV lưu hồ sơ bổ sung.
Bảng 2.4. Bảng thống kê số lượng sách bổ sung hàng năm từ 2010 - 2013
Năm Số lượng tên sách Số lượng cuốn Số lượng tài liệu số hóa
2010 40 81 -
2011 1329 6984 -
2012 827 3532 95
2013 968 3810 290
Hình 2.4.Bổ sung tài liệu theo năm, giai đoạn 2010-2013
Qua biểu đồ ta có thể thấy rõ số lượng VTL bổ sung hàng năm tăng dần theo quy mô đào tào của Học viện. Năm 2011, số lượng VTL tăng lên một cách vượt bậc do kinh phí bổ sung Học viện dành cho Trung tâm khá cao. Trong quá trình bổ sung
VTL, Trung tâm vẫn tiến hành bổ sung 70% VTL sách chuyên ngành, 30% sách tham khảo. Ngoài ra, Trung tâm vẫn thường xuyên nghiên cứu và bổ sung thêm một số tạp chí chun ngành có tính chất thời sự. Năm 2012 và 2013, số lượng đầu sách và cuốn sách được bổ sung ít hơn so với năm 2011 về trước là do Học viện tập trung đầu tư vào xây dựng phòng ốc, giảng đường cho sinh viên. Để phát triển nguồn tin hiệu quả, trong những năm tới Trung tâm cần phải bám sát các chương trình đào tạo của Học viện, nắm vững NCT của NDT, thống kê và khảo sát NCT hàng năm để có chính sách bổ sung hợp lý.
Nguồn tài liệu nội sinh:
Ngày 10.3.2008. Bộ văn hóa thể thao và du lịch đã ban hành Quyết định số 13/2008/QĐ- BVHTTDL. Trong Điều 3, Chương I có nêu rõ:
“Thư viện trường đại học có những nhiệm vụ sau đây: … Bổ sung, phát triển nguồn lực thơng tin trong nước và nước ngồi đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của Học viện; thu nhận các tài liệu do Học viện xuất bản, các cơng trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội thảo, khoá luận, luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ của cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên, chương trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng và các dạng tài liệu khác của Học viện, các ấn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu trao đổi giữa các thư viện”.
Tài liệu nội sinh là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động nghiên cứu, học tập của Học viện YDHCTVN… Nguồn tài liệu nội sinh là loại tài liệu rất có giá trị về mặt khoa học thực tiễn, phục vụ đắc lực cho công tác học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên của Học viện, thu hút đông đảo NDT quan tâm và cũng là nguồn thông tin quan trọng được Trung tâm lưu trữ và phục vụ NDT tại phòng đọc. Thu thập được đầy đủ, kiểm soát và khai thác tốt nguồn thông tin đặc biệt này phục vụ nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các thư viện, các trung tâm TT - TV trong mỗi trường đại học. Tài liệu nội sinh tại Trung tâm TT – TV HVYDHCTVN bao gồm các luận án, luận văn, khóa luận, đề tài nghiên cứu khoa học các cấp. Theo
quy định của Học viện, hàng năm các cá nhân và tập thể phải nộp các tài liệu này về phòng Khoa học và Quan hệ quốc tế, Phịng khoa học có trách nhiệm bàn giao lại cho thư viện nhận và xử lí nghiệp vụ để phục vụ NDT tại Học viện.
VTL nội sinh ở Trung tâm TT - TV hiện có là 211 cuốn luận án và luận văn