7. CẤU TRÚC CỦA LUẬN VĂN
2.1. Thực trạng tổ chức tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Y
Dược học cổ truyền Việt Nam
2.1.1. Cơ cấu tổ chức
- Ban giám đốc: đóng vai trị chỉ huy tồn bộ hoạt động của Trung tâm TT - TV, có nhiệm vụ lãnh đạo, tổ chức và quản lí cán bộ. Ngồi Ban giám đốc, Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN được chia làm ba bộ phận và thực hiện những nhiệm
vụ sau:
- Bộ phận Nghiệp vụ
- Bộ phận phục vụ ( Phục vụ tại chỗ và mượn về nhà).
- Phịng máy tính ( Tra tìm và truy cập thơng tin).
Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm TT - TV Học viện YDHCTVN
- Bộ phận nghiệp vụ gồm các phòng bổ sung – trao đổi, biên mục xử lý tài liệu, làm hồi cố, làm thẻ sinh viên, quản lý NDT.
- Bộ phận phục vụ NDT gồm 2 hệ thống:
+ Hệ thống phòng mượn bao gồm mượn sách tham khảo, sách ngoại văn, giáo trình, cho thuê sách.
+ Hệ thống phòng đọc tổng hợp: gồm sách tham khảo, luận văn (hoạt động theo hình thức kho đóng), báo, tạp chí (hoạt động theo hình thức kho mở). Với diện tích mặt sàn trên 700m2, sức chứa trên 200 chỗ ngồi với đầy đủ sách báo, tài liệu.
- Phịng máy tính
Với diện tích khoảng trên 100m2 bao gồm 1 máy chủ hoạt động 24/24 và 45 máy tính nối mạng internet. Phịng máy tính là nơi tra tìm tài liệu. Để tìm kiếm tài
BAN GIÁM ĐỐC Bộ phận nghiệp vụ P. Bổ sung và xử lý tài liệu Bộ phận phục vụ P. Mượn giáo trình, sách tham khảo… P. Đọc tổng hợp P. Máy tính – tra cứu P. Báo, tạp chí
liệu, NDT chỉ việc gõ các tiêu chí tìm kiếm vào máy, máy sẽ tự động hiển thị thông tin như: tên sách, tên tác giả, ký hiệu xếp giá,… của cuốn sách đó, giúp NDT tìm tin nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Bên cạnh đó, phịng máy cũng là nơi phục vụ cho NDT tra cứu tìm tin và học tập.
Ba bộ phận trên là ba bộ phận hữu cơ tạo nên hoạt động liên tục của Trung tâm TT - TV. Các phịng ln hỗ trợ nhau tạo nên một dây chuyền thơng tin tư liệu khép kín.
2.1.2. Đội ngũ cán bộ
Trong mọi lĩnh vực hoạt động, con người luôn là một trong những nhân tố không thể thiếu được trong bất kì một cơ quan nào. Đối với một cơ quan TT - TV, cán bộ TT - TV chiếm vị trí vơ cùng quan trọng đối với hoạt động TT - TV và chất lượng của tồn bộ hoạt động đó. Cán bộ TT - TV có vai trị kết nối NDT với nguồn tài liệu, tri thức của nhân loại. Tài liệu tại Trung tâm có được sử dụng, khai thác một cách hiệu quả hay không phụ thuộc nhiều vào vai trò của người cán bộ TT - TV.
Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN được hình thành trên nguyên tắc chỉ đạo tập trung. Hiện nay, Trung tâm có một đội ngũ cán bộ bao gồm 10 người có trình độ chun mơn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học, Y tế có khả năng đáp ứng tốt yêu cầu, nhiệm vụ phát triển của Trung tâm TT - TV.
Về trình độ: Tất cả cán bộ của Trung tâm có trình độ đại học trong đó có 4
người tốt nghiệp chuyên ngành TT - TV và 6 người tốt nghiệp các chuyên ngành khác như CNTT, Ngoại ngữ, Bảo tàng ... Hàng năm, cán bộ trong Trung tâm, đặc biệt là các cán bộ không phải ngành TT - TV vẫn thường xuyên tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ TT - TV để nâng cao trình độ chun mơn của mình.
Về độ tuổi: tuổi từ 25-30 có 3 người, chiếm tỉ lệ 30%; độ tuổi từ 30-40 có 5
người, chiếm tỉ lệ 50%; độ tuổi trên 40 có 2 người, chiếm tỉ lệ 20%.
Bảng 2.1. Cơ cấu về độ tuổi của cán bộ TT - TV
Độ tuổi Số lượng Tỉ lệ %
Từ 25-30 3 30 %
Từ 30-40 5 50 %
Hình 2.2. Cơ cấu độ tuổi của cán bộ TT - TV
Nhìn chung cán bộ tại Trung tâm TT - TV có trình độ chun mơn khá phù hợp, độ tuổi cịn trẻ, được đào tạo chính quy. Đây là yếu tố thuận lợi cho sự phát triển của Trung tâm TT - TV. Để đáp ứng tốt NCT của NDT hiện nay, Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN cần tiếp tục bổ sung thêm cán bộ TT – TV để đội ngũ cán bộ được tăng cường cả về số lượng và chất lượng.
2.1.3. Cơ sở vật chất kỹ thuật
Trung tâm TT - TV được trang bị cơ sở vật chất - kỹ thuật khá khang trang với các trang thiết bị hiện đại. Hiện nay, Trung tâm đang làm việc tại tầng 1 của Học viện với tổng diện tích trên 1000m2, Không gian dành cho NDT đến đọc sách rất rộng rãi, thoáng mát, thuận lợi cho các cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viên đến khai thác, tìm kiếm thơng tin và sử dụng Trung tâm TT - TV.
Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN cũng được trang bị hệ thống trang thiết bị hiện đại, bao gồm:
- Hệ thống máy tính: 01 máy chủ, 45 máy trạm.
- Hệ thống máy in: 02 chiếc. - Máy photocopy: 02 chiếc. - Máy scan: 02 chiếc.
- Hệ thống camera: 05 chiếc. - Cổng từ: 01 chiếc.
Các phòng làm việc được trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất và các trang thiết bị làm việc hiện đại tạo điều kiện tốt nhất cho cán bộ của Trung tâm.
2.1.4. Quan hệ với các đơn vị trong Học viện
Việc phối hợp với các đơn vị trong Học viện là yếu tố rất cần thiết đối với quá trình tổ chức và hoạt động TT - TV. Trung tâm TT - TV vẫn thường xuyên phối hợp với các đơn vị trong Học viện để xây dựng kế hoạch bổ sung VTL và lập kế hoạch phát triển thư viện. Việc phối hợp các tổ chức thông tin được thực hiện như sau:
* Phòng Khoa học và Hợp tác quốc tế: là nơi thực hiện chức năng quản lý
khoa học, tập hợp các đề tài, báo cáo khoa học. Trung tâm đã kết hợp với phòng chức năng này để đảm bảo thu nhận đầy đủ các cơng trình, đề tài khoa học, xử lý thơng tin, lưu trữ và tổ chức khai thác.
* Phịng Đào tạo: phòng Đào tạo là nơi cung cấp chương trình đào tạo các mơn học để Trung tâm TT – TV lập kế hoạch bổ sung tài liệu đảm bảo tài liệu học tập theo chương trình đề ra.
* Các Khoa, Bộ mơn: Là nơi có NCT cao, những tài liệu có tính chất chun ngành sâu, những bài giảng, giáo trình do giáo viên trực tiếp biên soạn. Đó là những tài liệu hết sức quý giá đối với NDT. Hàng năm, Trung tâm TT - TV thường phát phiếu điều tra đến các cán bộ, giảng viên để thu thập NCT, góp phần vào cơng tác bổ sung VTL. Bên cạnh đó, Trung tâm cũng liên hệ với các giảng viên, yêu cầu họ đưa ra các tài liệu học tập và tham khảo để bổ sung thêm nhiều VTL chuyên ngành, góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ.
Ngồi vai trị là đầu mối chỉ đạo các hoạt động TT - TV, Trung tâm TT - TV còn là nơi chỉ đạo các hoạt động nghiệp vụ thông tin. Tuy nhiên, trong thời điểm hiện tại, mối quan hệ hợp tác giữa Trung tâm TT - TV và các phòng trong Học viện còn yếu, chưa liên kết được thành hệ thống. Trung tâm TT - TV chưa thực sự trở thành một trung tâm liên kết, phối hợp hoạt động thông tin ở Học viện YDHCTVN. Trung tâm TT – TV cần có biện pháp để giải quyết tốt vấn đề này góp phần nâng cao chất lượng bổ sung VTL chuyên ngành cũng như chất lượng phục vụ.