7. CẤU TRÚC CỦA LUẬN VĂN
2.2. Thực trạng hoạt động tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Học viện Y
2.2.3 Tổ chức kho, lưu trữ và bảo quản Vốn tài liệu
Công tác tổ chức kho tài liệu của Trung tâm TT - TV phân chia làm 7 kho. Cụ thể 7 kho được ký hiệu như sau:
Bảng 2.6. Ký hiệu xếp kho tại Trung tâm TT - TV
STT Tên từng kho Nhãn gáy sách
1 Sách mượn giáo trình GT 2 Sách mượn tham khảo TC 3 Sách đọc tại chỗ VM 4 Luận văn, luận án LV, LA 5 Sách tiếng Trung TĐ 6 Sách tiếng Anh AĐ 7 Sách Pháp luật VL
Chức năng, nhiệm vụ của từng kho được thể hiện ở ký hiệu kho, tiện cho NDT và cán bộ TT - TV tra cứu và tìm kiếm thơng tin, cho thấy loại kho nào NDT có thể mượn về nhà, loại tài liệu ở kho nào NDT có thể đọc được tại chỗ.
Tài liệu sau khi xử lý và đưa vào các phòng phục vụ đều được sắp xếp vào kho. Trong các kho đều có dạng tài liệu NDT có thể mượn đọc tại chỗ hoặc mượn về nhà học, nghiên cứu. Trên mỗi đầu sách, cán bộ xử lý sẽ dựa vào số lượng của đầu sách đó để phân bổ thích hợp cho các kho. Ví dụ tài liệu về “Lý luận Y học cổ truyền”, bổ sung 20 cuốn. Cán bộ xử lý sẽ đưa về kho đọc 3 cuốn, kho mượn tham
khảo 3 cuốn, kho lưu 1 cuốn, còn lại sẽ đưa vào kho mượn giáo trình về nhà 13 cuốn. Trường hợp đầu sách là: “Phương pháp bào chế và sử dụng Đông dược” có 100 cuốn thì cán bộ xử lý sẽ phân về các kho như sau: 12 cuốn về kho mượn tham khảo, 20 cuốn về kho đọc tại chỗ, 1 cuốn về kho lưu, cịn lại về kho mượn giáo trình về nhà. Đây là sự phân bổ hợp lý về các kho nhằm tập chung sách cho NDT mượn về nhà. Tránh tình trạng sách “chết” trong kho.
Tất cả tài liệu khi được giao về các phòng chức năng phục vụ sẽ được sắp xếp theo từng chức năng của phòng phục vụ tạo điều kiện thuận lợi nhất trong công tác phục vụ NDT. VD: Sách tại kho đọc sẽ sắp xếp theo số đăng ký cá biệt tăng dần. Vì kho đọc hình thức mượn là kho đóng. Riêng đối với kho mượn giáo trình về nhà, đây là kho chứa một lượng sách lớn nhất của Trung tâm nên việc phân chia và sắp xếp sách trong kho địi hỏi có nhiều diện tích. Việc sắp xếp sách cũng phải theo chuyên ngành đào tạo của Học viện. Trên mỗi hàng giá xếp sách đều có biển chỉ
dẫn từng loại sách. Như vậy, việc một cán bộ khơng chun khi xuống phục vụ vẫn có thể tìm kiếm và phục vụ NDT một cách dễ dàng.
- Công tác lưu trữ
Sau khi tài liệu được xử lý hình thức và xử lý nội dung ta phải lưu trữ thơng tin đã có. Ta gọi là đưa thơng tin vào bộ nhớ của hệ thống. Trong những năm qua Trung tâm TT – TV HVYDHCTVN quản lý dữ liệu và lưu trữ thơng tin hồn tồn trên sổ đăng kí cá biệt và trên các CSDL thư mục.
- Bảo quản VTL
Bảo quản VTL thư viện là một khâu quan trọng trong quy trình xử lý nghiệp vụ của các cơ quan TT - TV. Bảo quản VTL bao gồm những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệ những tài liệu của thư viện và lưu trữ khỏi bị làm hư hỏng, gây thiệt hại và huỷ hoại, bao gồm những phương pháp và kỹ thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra. Cùng với tiềm lực về trang thiết bị kỹ thuật, nguồn thông tin con người…, bảo quản VTL có một ý nghĩa rất quan trọng, nhằm giữ gìn di sản văn hoá dân tộc và nhân loại, nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin, tiết kiệm ngân sách nhà nước. Do vậy, cơng tác bảo quản cũng góp phần khơng nhỏ vào việc nâng cao uy tín, chất lượng hoạt động của thư viện, góp phần quyết định sự tồn tại và phát triển của cơ quan TT - TV.
Tất cả các giá sách tại Trung tâm TT - TV HVYDHCTVN đều được thiết kế và lắp đặt đúng quy cách cũng như kích cỡ theo tiêu chuẩn thư viện. Đặc biệt, Trung tâm đã bố trí, sắp đặt hệ thống máy hút ẩm, quạt trong các kho sách. Bên cạnh đó, hệ thống máy lạnh, hệ thống phòng cháy và chữa cháy cũng được quan tâm và chú ý.
Công tác bảo quản được Trung tâm TT - TV thường xuyên quan tâm. Hàng năm, Trung tâm đều kiểm kê các đầu sách và lọc tài liệu hư hỏng cũ nát cho vào thanh lý. Trung tâm cũng chú trọng đến vấn đề vệ sinh kho sách, chống nấm mốc, mối mọt đối với tài liệu. Cán bộ TT - TV sẽ tiến hành kiểm kê kho sách vào dịp hè hàng năm. Những sách NDT hầu như khơng sử dụng sẽ được xếp trên nóc giá sách nhường chỗ cho đầu sách mới sẽ bổ sung.
Công tác tổ chức và vệ sinh kho sách được thực hiện đều đặn hàng tuần đảm bảo cơng tác phục vụ NDT được nhanh chóng và thuận lợi. Bên cạnh đó cũng đảm bảo sức khỏe của toàn thể cán bộ trong Trung tâm có sức khỏe tốt để cơng tác tốt. Với các tài liệu quý hiếm, Trung tâm sẽ tiến hành số hóa để việc lưu trữ và bảo quản tài liệu được tốt hơn, tăng tuổi thọ cho tài liệu.