Lựa chọn trụ sở làm việc là một quyết định quan trọng cho hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư, trong đó có lựa chọn thuê văn phòng, sử dụng dịch vụ chia sẻ văn phòng và thiết bị văn phòng, làm việc tại nhà và nhiều khía cạnh khác của văn phịng làm việc. Quyết định này phụ thuộc vào đối tượng khách hàng, lĩnh vực hành nghề và hình thức tổ chức hành nghề luật sư.
Địa điểm trụ sở làm việc cần thuận tiện đối với khách hàng và việc cung cấp dịch vụ pháp lý cho khách hàng, tùy thuộc vào việc đáp ứng nhu cầu gặp mặt trực tiếp với khách hàng, quy mô và số lượng các cuộc gặp hàng ngày; hoặc cung cấp dịch vụ thông qua các phương tiện thông tin truyền thông từ xa và gặp mặt trực tiếp chủ yếu tại trụ sở làm việc của khách hàng. Các công ty luật quy mơ vừa và lớn thường có xu hướng lựa chọn trụ sở làm việc ở trung tâm các đô thị để phục vụ tốt nhất các khách hàng là doanh nghiệp. Tuy nhiên, lựa chọn này đi kèm với chi phí thường xun lớn, địi hỏi phải cân đối với ngân sách hoạt động của mình để cân nhắc vị trí đặt trụ sở làm việc phù hợp. Các văn phòng luật sư và tổ chức hành nghề luật sư chuyên sâu trong lĩnh vực hành nghề khơng địi hỏi gặp gỡ khách hàng thường xuyên hoặc chủ yếu cung cấp dịch vụ pháp lý qua phương tiện truyền thơng từ xa, sẽ có nhiều lựa chọn về địa điểm đặt trụ sở làm việc nhằm giảm thiểu chi phí thường xuyên và phù hợp với ngân sách hoạt động. Các tổ chức hành nghề luật sư cũng có thể kết hợp làm việc từ xa ở địa điểm có chi phí hợp lý với việc chia sẻ văn phòng và thiết bị văn phòng phục vụ họp khách hàng khi có yêu cầu.
Đầu tư cho nội thất văn phòng và thiết bị văn phòng cần phù hợp với số lượng nhân viên, mơ hình tổ chức, lĩnh vực hành nghề và ngân sách hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư. Các công ty luật quy mơ vừa và lớn thường thiết kế văn phịng với hai khu chức năng chính: Khu lễ tân tiếp khách và khu làm việc.
Khu lễ tân tiếp khách nằm ở sảnh vào, gồm quầy tiếp tân, biển hiệu,
sảnh chờ và các phòng họp tiếp khách hoặc thảo luận, làm việc nhóm. Khu lễ tân được bố trí riêng biệt với khu làm việc để bảo đảm không gian yên tĩnh, tính bảo mật và tính chuyên nghiệp cho các cuộc họp với khách hàng. Các phòng họp tiếp khách có quy mơ khác nhau để phù hợp với các nhóm khách hàng hoặc nhóm làm việc với số lượng khác nhau. Quầy lễ tân và các phòng họp được trang bị đầy đủ các phương tiện thông tin - truyền thơng và các phương tiện nghe nhìn để đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng và phù hợp với hoạt động của tổ chức hành nghề luật sư.
Khu làm việc được chia thành các phòng làm việc của Luật sư hoặc
nhóm Luật sư, phịng làm việc cho các bộ phận chức năng và khu làm việc mở dành cho thư ký và nhân viên hỗ trợ các nhóm làm việc. Gắn với khu làm việc sẽ có thư viện, phịng hồ sơ khách hàng, phịng in ấn và văn phịng phẩm, phịng cơng nghệ thơng tin và lưu trữ thơng tin điện tốn. Tùy theo ngân sách của tổ chức hành nghề luật sư, các phòng làm việc của Luật sư và các phòng chức năng được thiết kế bảo đảm diện tích làm việc phù hợp, tính riêng tư, tính bảo mật, điều kiện làm việc theo nhóm và đào tạo trên cơ sở cơng việc. Các phòng làm việc được trang bị đầy đủ bàn ghế làm việc, điện thoại, máy tính, máy in, giá sách để hồ sơ, tủ cá nhân. Ngoài ra, các cơng ty luật lớn có thể có thêm khu nhà ăn, khu sinh hoạt chung, phịng y tế và khu thể thao, giải trí cho nhân viên ngay tại trụ sở làm việc.
Tổ chức hành nghề luật sư có quy mơ nhỏ hơn sẽ thiết kế khu lễ tân và khu làm việc gọn nhẹ, phù hợp với diện tích văn phịng và ngân sách hoạt động. Tùy theo gu thẩm mỹ, đối tượng khách hàng và hình ảnh muốn hướng tới, mà tổ chức hành nghề luật sư có thể lựa chọn mức độ sang trọng hoặc hiện đại của nội thất và thiết bị văn phòng.
Phần 1: LUẬT SƯ, TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ LUẬT SƯ, TỔ CHỨC XÃ HỘI ... ♦ 43