THỬ NGHIỆM VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
7.2.2.2. Phân tíc hu cầu cho q trình vận hành hệ thống TMĐT
Việc phân tích nhằm xác định "nhu cầu gì là cần thiết". Phân tích q trình triển khai hệ thống cần thấy được "cần thay đổi cái gì" và câu trả lời hiển nhiên là "hệ thống". Tuy nhiên, câu trả lời trên quá đơn giản. Mỗi yếu tố chính của một "hệ thống hồn chỉnh" cần phải được phân tích cụ thể. Chúng bao gồm 5/7 yếu tố đã được đưa ra ở chương 1 là:
- Con người; - Những quy định; - Phần cứng; - Phần mềm; - Dữ liệụ
Bởi việc thay đổi mục tiêu của tổ chức hay hệ thống trong giai đoạn phát triển hệ thống TMĐT là quá muộn và rất hiếm khi thay đổi được những quy định của chính phủ mà các hệ thống phải tuân thủ. Dựa vào
các mục tiêu được xác định ở trên, danh sách này có thể xếp lại theo thứ tự ưu tiên dựa trên khả năng thay đổi, đặt yếu tố con người lên hàng đầụ Bản chất của sự thay đổi cũng cần phải được xem xét.
i) Con người
Nếu đã xác định được những nhóm người dùng khác nhau, thì mỗi nhóm cần được xem xét một cách độc lập. Những nhu cầu sử dụng của họ trong quá trình triển khai hệ thống cần phải xác định rõ như những nhu cầu của hệ thống.
Trong những mục tiêu điển hình của quá trình triển khai liên quan trực tiếp đến người dùng, ta cũng nên xem xét ảnh hưởng của những thay đổi trong tổ chức đến những người khác trong tổ chức. Người dùng trực
tiếp là những người sử dụng một hệ thống. Người dùng trực tiếp có thể
làm việc độc lập hoặc theo nhóm, có thể có hoặc khơng có quyền truy cập những trợ giúp cần thiết. Nếu một giám đốc tự nhập dữ liệu với một hệ thống xử lý văn bản, thì đó là một người dùng trực tiếp của hệ thống.
Người dùng gián tiếp là những người sử dụng không tương tác trực
tiếp với hệ thống. Nếu một giám đốc có thư ký nhập dữ liệu cho họ với một hệ thống xử lí văn bản, thì đó là những người dùng gián tiếp của hệ thống. Người dùng gián tiếp sẽ khó nhận thấy hoặc khơng nhận thấy có sự khác biệt nào, điều này phụ thuộc vào việc họ có cung cấp dữ liệu đầu vào hay không và những dữ liệu đầu ra nhận được thay đổi ra saọ Tuy nhiên, thậm chí họ khơng nhận thấy bất kỳ sự thay đổi nào, họ có thể cảm thấy lo ngại vì nghĩ rằng họ có nguy cơ bị loại bỏ trước sự thay đổi sẽ xảy rạ Ít nhất họ có thể dự đốn được mức độ ảnh hưởng ít nhiều của những vấn đề phát sinh từ quá trình triển khai hệ thống mớị
Lo lắng về ảnh hưởng của các vấn đề nảy sinh cũng có thể ảnh hưởng đến những người khác, họ chưa được "xác định" là người dùng nhưng là những người làm việc thân cận nếu khơng thì cũng tiếp xúc với những người sử dụng đã được "xác định". Những đe dọa này cũng ảnh hưởng tới người quản lý những nhân viên nàỵ Thậm chí, những người chịu ảnh hưởng gián tiếp bởi quá trình triển khai một hệ thống mới hoặc những thay đổi của hệ thống hiện có nên được xem như những "người liên quan" bởi vì họ là "một phần" trong kết quả của quá trình triển khai hệ thống.
Những người bên ngồi tổ chức cũng có thể bị ảnh hưởng hoặc bị đe dọa bởi quá trình triển khai hệ thống:
- Những người làm việc trong các doanh nghiệp cộng tác với một tổ chức đang tiến hành triển khai một hệ thống mới cũng có thể bị ảnh hưởng bởi những thay đổi về khả năng đáp ứng nhu cầu của họ, đặc biệt là trong quá trình tiến hành đầy căng thẳng;
- Những thành viên trong gia đình người dùng và các nhân viên khác trong các tổ chức cũng có thể bị ảnh hưởng bởi yêu cầu làm việc kéo dài, vất vả hơn trong quá trình triển khai hệ thống.
Ảnh hưởng của những thay đổi đối với người dùng:
- Thay đổi lớn hay nhỏ trong việc "giao tiếp" giữa những người dùng với phần mềm;
- Thay đổi lớn hay nhỏ trong các quy trình hoạt động; - Bổ sung tính năng của phần mềm;
- Những thay đổi trong thói quen làm việc và liên lạc với những nhân viên khác bởi sự tự động hoá và các chức năng bổ sung;
- Những thay đổi, bổ sung hay cắt giảm về trách nhiệm công việc bởi sự tự động hoá và các chức năng bổ sung;
- Những thay đổi, bổ sung hay cắt giảm mối quan hệ đối với những người khác do sự thay đổi trong cách thức truy cập vào hệ thống của tổ chức;
- Mất việc làm, như là hệ quả của việc đánh giá lại hoặc chấm dứt bởi sự tự động hoá của hệ thống;
- Thuê ngoài hoặc tuyển thêm nhân viên/nhà quản lý. Ảnh hưởng tức thời:
- Nhu cầu cho các nhân viên hiện tại làm việc vất vả hơn hoặc làm thêm giờ trong suốt quá trình hệ thống cũ và mới hoạt động song song;
- Nhân viên giảm sút sức khỏe bởi vận hành đồng thời cả hai hệ thống; - Việc thuê hay đào tạo những nhân viên tạm thời để sử dụng trong thời kỳ hai hệ thống mới và cũ hoạt động song song.
Những ảnh hưởng này tác động tới những người khác có thể gây ra tâm lý thất vọng cho đến xung đột lớn giữa họ và những người sử dụng
đang chịu áp lực ngày càng tăng và làm ảnh hưởng đến những mối quan hệ khác. Những ảnh hưởng này cũng sẽ gây thêm căng thẳng cho người sử dụng. Vì vậy, ta cần chú ý đến việc ngăn ngừa những chuỗi phản ứng gây thêm căng thẳng.
Người dùng có thể thích ứng với những thay đổi hay những ảnh hưởng khác trong quá trình triển khai hệ thống. Trong khi một số người có thể coi đây là vấn đề nhỏ, thì một số khác lại cho rằng nhiều vấn đề nhỏ sẽ gây ra hậu quả rất lớn.
ii) Phần mềm
Hầu hết sự thay đổi của các hệ thống đều liên quan tới những thay đổi về phần mềm. Thay đổi về phần mềm ứng dụng, bao gồm:
- Sửa đổi những hệ thống hiện tại; - Bổ sung vào hệ thống hiện tại;
- Thay thế một phần hoặc toàn bộ hệ thống hiện tại; - Phát triển một hệ thống mới thay thế.
Những hoạt động này xác định những thay đổi khác nhau đối với phần mềm ứng dụng. Tuy nhiên, có thể bổ sung thêm những thay đổi đối với các phần mềm có liên quan như cập nhật hay thay đổi nền tảng, hay những mục tiêu chung khác có quan hệ mật thiết với phần mềm ứng dụng. Những thay đổi bổ sung này giống như khi mua bán (ngoại trừ sự phát triển thơng thường) một gói ứng dụng. Bản chất của sự thay đổi này phụ thuộc vào việc những yếu tố khác của một hệ thống hoàn chỉnh sẽ bị ảnh hưởng.
- Sửa đổi hoặc bổ sung hệ thống hiện tại có thể ảnh hưởng lớn tới người sử dụng và một loạt các quy trình hoặc dữ liệụ
- Thay thế một phần hoặc toàn bộ hệ thống hiện tại hoặc tạo ra một hệ thống mới cũng ảnh hưởng tới hầu hết những nhân tố chủ yếu khác của hệ thống.
Bởi hầu hết phần mềm được thiết kế và chạy thử là một phần của hệ thống hoàn chỉnh, nên việc lập kế hoạch triển khai hệ thống có thể tập trung hơn vào những yếu tố khác. Những thay đổi chủ yếu cần được xem xét trong quá trình triển khai phần mềm:
- Khả năng xác định vấn đề có thể xảy ra khi phần mềm mới được triển khai;
- Khả năng tránh những rắc rối xảy ra và dung lượng phần cứng có thể đáp ứng nếu quyết định chạy song song hai phần mềm;
- Khả năng phục hồi phần mềm cũ trong trường hợp có xảy ra những vấn đề lớn khi cài đặt phần mềm mới, đặc biệt khi người dùng bỏ đi hệ thống cũ (không chạy song song cả hai hệ thống).
iii) Các quy trình
Thiết kế phần mềm nên giải quyết những thay đổi trong việc người sử dụng trực tiếp tương tác với phần mềm này như thế nàọ Trong khi thiết kế nhằm tạo ra sự tương tác trực giác, thơng thường cần có sự hỗ trợ và đào tạo cho cả người dùng mới và cũ. Trong khi nhu cầu đào tạo được thừa nhận thì nhu cầu hỗ trợ bổ sung lại bị bỏ qua bởi người dùng gặp khó khăn trong việc sử dụng hệ thống. Cả việc hỗ trợ và đào tạo đều cần tới các bước tiến hành mới nằm ngoài hệ thống phần mềm cơ bản kể cả khi chúng được triển khai qua phần mềm.
Việc triển khai một hệ thống mới giống như những yêu cầu thay đổi trong quy định của tổ chức dựa trên tương tác giữa người và máỵ Phạm vi của những thay đổi này phụ thuộc vào thiết kế của hệ thống, đổi lại, điều này sẽ bỏ sót những nhu cầu về những thay đổi này vì chúng nằm ngồi ranh giới của sự phát triển hệ thống.
Sự thay đổi đối với quy trình thực hiện liên quan tới những tương tác giữa những người sử dụng có thể tạo ra sức ép lớn hơn so với những thay đổi giữa người và máỵ Điều này là bởi người dùng thường có những kỳ vọng lớn hơn và khó bỏ qua lỗi cho người khác hơn là so với máy móc và phần mềm liên đớị Ảnh hưởng của sự thay đổi kể trên trong các bước tiến hành phụ thuộc vào:
- Ai có liên quan; - Mức độ thay đổi;
- Mức độ chấp nhận những quy trình cũ;
- Mức độ các quy trình cũ được duy trì; ví dụ: Chúng cịn tự động khơng, hoặc người dùng có quan tâm đến các bước tiến hành cũ để ứng dụng chúng không.
iv) Dữ liệu
Cách thức và khối lượng thay đổi dữ liệu là mối quan ngại chủ yếu trong việc thiết kế một hệ thống phần mềm. Tuy nhiên, các nhà phát triển hệ thống phần mềm không thể xem xét tới sự cần thiết phải thay đổi hoặc nhu cầu chuyển đổi dữ liệu có thể trong tương laị
Những nhà phát triển hệ thống có kinh nghiệm thường cố gắng tránh các thay đổi đối với dữ liệu hiện tại và các cơ sở dữ liệu vì nhiều việc tổ chức lại cơ sở dữ liệu có thể trở thành những tai họạ
Việc tổ chức lại cơ sở dữ liệu thường dẫn tới sự chênh lệch cực lớn, giống như việc mua bộ quần áo với giá 500$, kèm với chiếc cà vạt chỉ có 10$ để tránh thay đổi dữ liệu hiện tạị Khi nhớ lại vụ bê bối vào phút chót về vụ việc "con rệp máy tính" năm 2000, vụ việc trở nên nổi tiếng và được nhắc tới trong gần một thập kỷ. Khi cân nhắc tới nhu cầu bảo trì định kỳ phần mềm và tuổi thọ trung bình của các phần mềm, chúng ta sẽ không chấp nhận bất kỳ một hệ thống quan trọng nào mà không sẵn sàng bắt kịp với xu thế của thời đạị
Thậm chí khi hệ thống phần mềm được thay thế hồn tồn thì cũng khơng cần thiết phải thay đổi cơ sở dữ liệu hiện tạị Việc này giống như bổ sung dữ liệu khi cần thiết, việc thêm dữ liệu mới được thực hiện thường xuyên hơn so với việc mở rộng dữ liệu cũ.
- Ở những hệ thống mà những cơ sở dữ liệu hay nội dung của dữ liệu cần phải thay đổi thì những thay đổi này cần một số chương trình phần mềm chuyên biệt, thời gian xử lý những chuyển đổi lớn và kiểm tra một cách kỹ càng để đảm bảo rằng dữ liệu được chuyển đổi chính xác. Thời gian bao gồm việc tiến hành chuyển đổi dữ liệu và kiểm tra là khoảng thời gian mà quá trình triển khai ứng dụng cần duy trì để đảm bảo đồng bộ hóa dữ liệu cũ và mớị
- Nếu có thể thì việc chuyển đổi cơ sở dữ liệu thường được tiến hành trước khi triển khai một phần mềm mớị
- Khi chuyển sang một cơ sở dữ liệu mới thì tồn bộ hệ thống (bao gồm cả mới và cũ) sẽ không được phép truy cập vào cơ sở dữ liệu trong suốt thời gian nàỵ
- Khi cả hai hệ thống mới và cũ vận hành song song, việc chuyển đổi sẽ được thực hiện thành một bản sao của dữ liệu cũ, tuy nhiên cần phải giữ lại chúng để ghép nối với những dữ liệu mới khi quá trình chuyển đổi hoàn tất.
Sự phức tạp trong việc cài đặt mới toàn bộ hệ thống cơ sở dữ liệu cho một hệ thống ứng dụng mới phụ thuộc rất nhiều vào việc dự kiến sẽ có bao nhiêu dữ liệu được tải xuống trước. Nếu không cần phải tải trước những dữ liệu không quan trọng, thì đối chiếu với nơi lưu trữ dữ liệu hoặc nơi thu thập dữ liệu rồi nhập dữ liệu vàọ
v) Phần cứng
Trong khi nhiều hệ thống phần mềm được thiết kế để chạy trên các phần cứng hiện có thì sự kỳ vọng về thiết kế này khơng đảm bảo rằng không cần tới bất kỳ một sự thay đổi nàọ Một hệ thống phần mềm mới cần tăng nhu cầu sử dụng về phần cứng nhiều hơn cơng suất hiện có, thậm chí vượt q kỳ vọng ban đầụ
Trong khoảng thời gian hai phần mềm ứng dụng cũ và mới chạy song song có thể gây ra sức ép đối với dung lượng bộ nhớ của phần cứng. Dung lượng phần cứng cần được ước lượng để đáp ứng ở mức cao nhất. Những bộ phận yêu cầu phần cứng mới thì thường phải cài đặt và chạy thử trước khi gỡ bỏ phần cứng cũ cần được thay thế. Việc này có thể gây ra tình trạng quá tải tạm thời, dẫn đến một số vấn đề, bao gồm sức ép phải bỏ bớt phần cứng mà khơng có sự kiểm tra đầy đủ.