Thiết kế quản lý dữ liệu xử lý quy trình của một quyết định muạ Thiết kế này thường kết hợp các hoạt động của đàm phán giao dịch kinh doanh và hiện thực hóa giao dịch kinh doanh vào một số các trang web khác nhau được liên kết. Phần lớn quy trình liên quan đến thiết kế quản lý dữ liệu đều tương tự như quy trình xử lý dữ liệu doanh số bán hàng của các hệ thống truyền thống. Cần lưu ý rằng cả hệ thống truyền thống hay hầu hết các hệ thống TMĐT đều không liên quan đến số lượng tăng nhanh các đàm phán giao dịch.
Hình 4.8 minh họa cách một điển hình kinh doanh điện tử có thể đạt được mục tiêu của mình như thế nàọ Các hộp có khung nét liền biểu thị một hay nhiều trang web. Các hộp có khung nét đứt mơ tả các hoạt động diễn ra trong một trang web. Mũi tên biểu thị các liên kết giữa các trang web hay giữa các phần của trang web. Hình bơi đen bao gồm các trang web nên được xử lý trong chế độ máy chủ an toàn để đảm bảo tính bí mật của thơng tin khách hàng trong các giao dịch.
Bước đầu tiên của quy trình quản lý dữ liệu là xác nhận lựa chọn của khách hàng thường được lưu giữ trong giỏ hàng và thiết lập cách thức vận chuyển mà khách hàng mong muốn. Việc xác nhận có thể bao gồm việc cho phép khách hàng trở lại trang giao diện và nhập thêm các lựa chọn. Trong bước này khách hàng thường vẫn vô danh đối với hệ thống.
Vì vậy, việc tiến hành đàm phán thực sự với khách hàng trong khâu này là không cần thiết. Nên công khai áp dụng chiết khấu giảm giá và khuyến mại cùng với một số mức giá có thể đối với khách hàng dựa trên sự phù hợp đối với các chương trình nàỵ Tuy nhiên, việc xác định tính thích hợp trong việc xử lý thơng tin khách hàng là việc cần thiết.
Việc đi qua trang đầu tiên này liên quan đến những thông tin nhạy cảm được xử lý bằng một máy chủ an tồn. Quy trình an tồn đề cập đến ba giai đoạn tương ứng với các phần nhập liệu bán hàng truyền thống, các giai đoạn này thường có trang web riêng, và một giai đoạn bổ sung cũng nên có trang web riêng.
Hình 4.8: Thiết kế quản lý dữ liệu của một hệ thống TMĐT điển hình
Giai đoạn đầu tiên bao gồm việc thu thập thông tin liên quan đến khách hàng. Việc phân biệt giữa thông tin thiết yếu cho giao dịch và thơng tin tổ chức muốn có từ phía khách hàng là rất quan trọng. Việc yêu
cầu các thơng tin khơng cần thiết từ một khách hàng có thể dẫn đến thất bại trong quá trình thực hiện giao dịch. Những trang web yêu cầu bất kỳ thông tin từ khách hàng nhằm cung cấp một liên kết tới một trang trình bày các chính sách về bí mật cá nhân của tổ chức là thích hợp và đáng mong đợị Các khách hàng đã đăng ký, nên có khả năng sử dụng mã tài khoản và mật khẩu của mình để tải tất cả thơng tin cơ bản của họ từ cơ sở dữ liệu của tổ chức. Sau đó, họ cũng nên được phép thay đổi thông tin trong hồ sơ khách hàng hiện tại hoặc chỉ trong giao dịch cụ thể. Khách hàng mới nên được khuyến khích nhưng khơng bắt buộc trở thành khách hàng "đã đăng ký" khi đang hồn tất thơng tin của họ trong giao dịch nàỵ
Trong khi tổ chức cần giữ vững mọi chính sách bí mật cá nhân mà họ đã thiết lập, sẽ là rất thuận lợi cho doanh nghiệp khi họ có được thơng tin bổ sung về khách hàng. Việc có thêm thơng tin bổ sung cần được thực hiện bởi một trang web riêng. Khách hàng có thể được khuyến khích cung cấp những thông tin này bằng nhiều cách, như nhận được các chiết khấu hoặc khuyến mãi đặc biệt trong các giao dịch hiện tại cũng như trong tương laị Do giá trị của các thông tin này mà các trang web khác, đặc biệt là trang thu thập thông tin khách hàng cho các giao dịch hiện tại nên có những liên kết phù hợp khuyến khích khách hàng đăng ký với tổ chức. Những trang được sử dụng để đăng ký thơng tin khách hàng nên có liên kết tới trang cung cấp chính sách bí mật cá nhân.
Chỉ khi tất cả các thông tin giao dịch của khách hàng được nhập, hệ thống có thể tính tốn chiết khấu, phí vận chuyển, thuế, tổng chi phí và tạo ra đơn bán hàng hồn chỉnh. Ngồi ra, khách hàng nên được khuyến khích khơng nên hủy giao dịch ở bước này bằng việc có thể quay trở về các bước trước đó và thực hiện bất kỳ thay đổi nàọ
Khi khách hàng đã chấp nhận đơn hàng, nó trở thành một hợp đồng ràng buộc. Trang web nên xác nhận rằng đơn hàng đã được tổ chức chấp nhận và đang được xử lý. Một xác nhận bổ sung có thể được gửi bằng thư điện tử tới khách hàng. Khách hàng nên có một bản sao chép có thể in hoặc lưu lại đơn hàng đã hồn tất. Sau đó, khách hàng nên được cung cấp một đường dẫn để trở về trang chủ, cùng với đó là lời mời tìm hiểu các thông tin thú vị khác hoặc tạo đơn đặt hàng mớị Khi khách hàng rời trang này, hệ thống sẽ tự động kết thúc chế độ máy chủ an toàn.