8. Kết cấu của đề tài
3.2. Giải pháp hồn thiện kế tốn trách nhiệm tại Công ty TNHH Tinh Bột
3.2.1. Hoàn thiện việc xây dựng các trung tâm trách nhiệm theo phân cấp
quản lý tại Cơng ty
84
nhƣ trình bày ở chƣơng 2 của luận văn này. Tuy nhiên, các trung tâm trách nhiệm vẫn chƣa đƣợc đánh giá đúng mức nên chƣa tạo động lực trong việc hồn thành nhiệm vụ góp phần vào mục tiêu chung của tồn Cơng ty. Vì vậy, cần xây dựng các trung tâm trách nhiệm theo phân cấp quản lý một cách rõ ràng, xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể của từng trung tâm trách nhiệm nhƣ sau:
3.2.1.1. Trung tâm chi phí
Trung tâm chi phí gắn liền với hệ thống tổ chức quản lý chi phí từng bộ phận, phân xƣởng sản xuất nhằm phục vụ cho việc kiểm soát, điều hành, đánh giá cũng nhƣ xác lập trách nhiệm về chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, kết quả kinh doanh của Cơng ty. Ở mỗi trung tâm chi phí sẽ có các trƣởng phịng là ngƣời chịu trách nhiệm đối với các chi phí trong bộ phận mình phụ trách. Do đó, họ phải ln nắm các thơng tin về chi phí để ra quyết định và xác định rõ trung tâm chi phí tại Cơng ty gồm 2 nhóm chính là trung tâm chi phí tiêu chuẩn và trung tâm chi phí tùy ý.
- Trung tâm chi phí tiêu chuẩn chính là Phòng Thu mua và các phân xƣởng sản xuất. Gồm các chỉ tiêu liên quan đến hoạt động sản xuất nhƣ:
+ Chi phí nguyên vật liệu đầu vào
+ Chi phí lƣơng, thƣởng cho nhân viên quản lý và công nhân + Chi phí BHYT, BHXH, BHTN cho cơng nhân
+ Chi phí sửa chữa, bảo trì máy móc, nhà xƣởng
+ Chi phí mua cơng cụ, dụng cụ và các tài sản trong kho + Các chi phí khác nhƣ tiền điện, tiền nƣớc, điện thoại, ...
- Trung tâm chi phí tùy ý chính là Phịng Tổ chức – Hành chính, Phịng Tài chính – Kế tốn, Phịng Xuất nhập khẩu, Phòng Quản lý mơi trƣờng, Phịng Quản lý chất lƣợng, Phịng Kỹ thuật. Các chi phí của trung tâm này là các chi phí liên quan đến quản lý hoạt động của doanh nghiệp bao gồm:
85
+ Chi phí dịch vụ liên quan đến bảo trì hệ thống trong văn phịng + Chi phí liên quan đến TSCĐ, cơng cụ dụng cụ
+ Chi phí điện nƣớc, điện thoại, cáp, thuê thiết bị viễn thơng + Chi phí quảng cáo, khuyến mãi
+ Chi phí đào tạo cho nhân viên + Chi phí cơng tác
Ngồi ra, cịn có các chi phí phát sinh khác nhƣ chi phí văn phịng phẩm, in ấn, photo, chi phí kiểm tốn, dịch thuật, chi phí tiếp khách,...
Mỗi trƣởng phòng sẽ chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động diễn ra tại trung tâm, đồng thời chịu trách nhiệm về các khoản chi phí phát sinh trong q trình hoạt động của phịng.
3.2.1.2. Trung tâm doanh thu
Trung tâm doanh thu là một bộ phận mà các nhà quản trị chỉ đƣợc quyền ra quyết định đối với doanh thu phát sinh trong bộ phận đó. Gắn liền với Phịng Kinh doanh của Cơng ty, trong đó Phó Giám đốc sẽ là ngƣời chịu trách nhiệm cao nhất trƣớc Ban Giám đốc của Công ty về mức doanh thu thực hiện đƣợc so với mức kế hoạch đề ra. Kế đến là Trƣởng phòng Kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm trƣớc Phó Giám đốc về mức doanh thu đạt đƣợc do mình quản lý nhằm đảm bảo hồn thành chỉ tiêu doanh thu bán hàng mà Công ty đã đề ra trong kế hoạch.
Nhiệm vụ của trung tâm doanh thu là giới thiệu sản phẩm của Công ty đến khách hàng và xây dựng mối quan hệ với khách hàng, có chính sách bán hàng phù hợp để mở rộng thị trƣờng tiêu thụ, tăng doanh số hàng bán ra. Đồng thời, thu tiền kịp thời, điều chỉnh số dƣ nợ của khách hàng ở mức cho phép.
3.2.1.3. Trung tâm lợi nhuận
Trung tâm lợi nhuận sẽ đặt ra cho mình một kế hoạch sản xuất kinh doanh và cố gắng hồn thành kế hoạch đó. Đứng đầu trung tâm lợi nhuận là Giám đốc
86
có quyền và trách nhiệm kiểm soát hoạt động kinh doanh của sản phẩm về mặt doanh thu, chi phí. Bên cạnh đó, nhà quản lý này phải tổ chức quản lý sao cho hợp lý và hiệu quả để mang lại lợi nhuận cao nhất cho Công ty. Nhiệm vụ đặt ra đối với trung tâm lợi nhuận của Cơng ty là kiểm sốt tốt chi phí phát sinh và doanh thu đạt đƣợc sao cho có thể mang lại lợi nhuận cao nhất.
3.2.1.4. Trung tâm đầu tư
Theo cơ cấu tổ chức thì tại Cơng ty trung tâm đầu tƣ chính là Hội đồng thành viên Cơng ty. Đây là nơi có quyền lực cao nhất, quyết định tồn bộ các hoạt động tổ chức kinh doanh của Công ty. Nhu cầu thông tin của nhà quản trị ở trung tâm này là tồn bộ thơng tin về doanh thu, chi phí, lợi nhuận và khả năng sinh lời gắn với các tài sản đƣợc sử dụng để tạo ra lợi nhuận cho Công ty. Ngƣời quản lý của trung tâm đầu tƣ là Chủ tịch Hội đồng thành viên, là ngƣời chịu trách nhiệm đối với thành quả của trung tâm này.
Trong quá trình tìm hiểu, tác giả cũng nhận thấy để tránh tình trạng gia tăng thêm công việc và ảnh hƣởng đến việc đánh giá đối với trách nhiệm của các bộ phận thì Ban Giám đốc cần giao việc và trao quyền cho các Phó Giám đốc phụ trách từng lĩnh vực. Việc phân quyền này nên thực hiện nguyên tắc quyền đƣợc giao cho từng ngƣời quản lý cần phải tƣơng ứng nhằm đảm bảo rằng họ có khả năng hồn thành các kết quả mong muốn và đạt đƣợc mục tiêu quản lý đề ra.
Ngoài ra, khi xây dựng lòng tin trong phân quyền, giao việc cho nhân viên thì Cơng ty nên thực hiện theo những quy trình phân nhiệm để có thể kiểm sốt và đánh giá trách nhiệm công việc đã thực hiện nhƣ bản mô tả công việc và trách nhiệm của nhân viên với từng công việc cụ thể. Với những mô tả công việc cụ thể nhƣ thế, nhân viên sẽ biết đƣợc mục tiêu và trách nhiệm để làm việc hiệu quả hơn và các nhà quản trị cũng đánh giá đƣợc kết quả làm việc của cấp dƣới công bằng và minh bạch hơn.
87