8. Kết cấu của đề tài
3.1.3.Đảm bảo tính phù hợp và hài hịa giữa chi phí và lợi ích
Với nguồn lực có hạn của mỗi doanh nghiệp, việc thực hiện bất kỳ một phƣơng án nào thì nguyên tắc cơ bản nhất là phải thật hài hòa và phù hợp giữa chi phí bỏ ra và lợi ích mà phƣơng án đó mang lại.
Hệ thống kế tốn trách nhiệm ngồi việc phải phù hợp với mơ hình tổ chức quản lý, yêu cầu và năng lực quản lý mà nó cịn phải mang lại hiệu quả tối ƣu cho doanh nghiệp. Tức bộ máy kế toán quản trị vừa đảm bảo giúp nhà quản lý cấp cao giám sát, đánh giá trách nhiệm quản trị của các cấp dƣới mình đối với cơng việc đƣợc giao, qua đó có những hành động điều chỉnh kịp thời nhằm cải tiến những hoạt động chƣa đạt hiệu quả nhằm hƣớng đến hoàn thành mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp vừa không chiếm tỷ trọng cao trong tổng chi phí hoạt động của tồn doanh nghiệp.
Nếu hệ thống kế toán trách nhiệm quá cồng kềnh và chi tiết quá mức thì kế tốn trách nhiệm là lãng phí, khơng hiệu quả. Cịn ngƣợc lại, hệ thống trách nhiệm chỉ sơ sài, mang tính hình thức trong hoạt động quá phức tạp của doanh nghiệp thì kế tốn trách nhiệm cũng khơng mang lại hiệu quả.
3.1.4. Phù hợp với cơ chế quản lý của nền kinh tế Việt Nam và xu hướng tồn cầu hóa
Kế tốn trách nhiệm nhất thiết phải đƣợc xây dựng theo đúng cơ chế quản lý của nền kinh tế Việt Nam. Ngoài việc tuân thủ Luật Kế toán Việt
83
Nam thì kế tốn quản trị nói chung và kế tốn trách nhiệm nói riêng phải đảm bảo tuân thủ các cơ chế quản lý khác của Nhà nƣớc nhƣ chính sách thuế, các thủ tục hành chính…
Trong nền kinh tế hội nhập nhƣ nƣớc ta, với xu hƣớng mở cửa đón nhận nguồn vốn đầu tƣ từ nƣớc ngoài và mở rộng đầu tƣ ra nƣớc ngoài nhƣ hiện nay, có nhiều vấn đề tồn cầu hóa đƣợc đặt ra nhƣ tiền tệ, thị trƣờng, lao động, công nghệ, tỷ giá… Kế toán trách nhiệm cũng phải thay đổi hết sức linh hoạt sao cho phù hợp với nền kinh tế mới, tiếp thu có chọn lọc các bài học kinh nghiệm của thế giới.
3.1.5. Phù hợp với yêu cầu của nhà quản trị về tính thống nhất của hệ thống báo cáo trách nhiệm cũng như đảm bảo cung cấp thơng tin hữu ích thống báo cáo trách nhiệm cũng như đảm bảo cung cấp thơng tin hữu ích và kịp thời
Hệ thống báo cáo trách nhiệm là một bộ phận quan trọng của hệ thống báo cáo quản trị. Do đó, các báo cáo này phải hƣớng đến mục tiêu cung cấp thơng tin hữu ích cho các nhà quản lý trong điều hành quản trị doanh nghiệp. Các báo cáo trách nhiệm cũng cần đƣợc thiết kế thống nhất để có thể giúp nhà quản lý so sánh thông tin qua các thời kỳ hay giữa các tổ chức khác nhau.
Ngoài ra, các báo cáo này cũng phải đƣợc xây dựng với biểu mẫu, nội dung đơn giản, dễ hiểu nhằm tạo điều kiện thuận lợi khi đƣa vào triển khai thực hiện, tuy nhiên từng báo cáo phải chứa đựng những thông tin cần thiết, nhằm giúp nhà quản lý có đủ cơ sở để đánh giá trách nhiệm đối với từng trung tâm trách nhiệm, từng bộ phận cụ thể trong Công ty.
3.2. Giải pháp hoàn thiện kế tốn trách nhiệm tại Cơng ty TNHH Tinh Bột Sắn Nhiệt Đồng Tâm Vĩnh Thạnh
3.2.1. Hoàn thiện việc xây dựng các trung tâm trách nhiệm theo phân cấp quản lý tại Công ty quản lý tại Cơng ty
84
nhƣ trình bày ở chƣơng 2 của luận văn này. Tuy nhiên, các trung tâm trách nhiệm vẫn chƣa đƣợc đánh giá đúng mức nên chƣa tạo động lực trong việc hồn thành nhiệm vụ góp phần vào mục tiêu chung của tồn Cơng ty. Vì vậy, cần xây dựng các trung tâm trách nhiệm theo phân cấp quản lý một cách rõ ràng, xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể của từng trung tâm trách nhiệm nhƣ sau:
3.2.1.1. Trung tâm chi phí
Trung tâm chi phí gắn liền với hệ thống tổ chức quản lý chi phí từng bộ phận, phân xƣởng sản xuất nhằm phục vụ cho việc kiểm soát, điều hành, đánh giá cũng nhƣ xác lập trách nhiệm về chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, kết quả kinh doanh của Cơng ty. Ở mỗi trung tâm chi phí sẽ có các trƣởng phịng là ngƣời chịu trách nhiệm đối với các chi phí trong bộ phận mình phụ trách. Do đó, họ phải ln nắm các thơng tin về chi phí để ra quyết định và xác định rõ trung tâm chi phí tại Cơng ty gồm 2 nhóm chính là trung tâm chi phí tiêu chuẩn và trung tâm chi phí tùy ý.
- Trung tâm chi phí tiêu chuẩn chính là Phòng Thu mua và các phân xƣởng sản xuất. Gồm các chỉ tiêu liên quan đến hoạt động sản xuất nhƣ:
+ Chi phí nguyên vật liệu đầu vào
+ Chi phí lƣơng, thƣởng cho nhân viên quản lý và công nhân + Chi phí BHYT, BHXH, BHTN cho cơng nhân
+ Chi phí sửa chữa, bảo trì máy móc, nhà xƣởng
+ Chi phí mua cơng cụ, dụng cụ và các tài sản trong kho + Các chi phí khác nhƣ tiền điện, tiền nƣớc, điện thoại, ...
- Trung tâm chi phí tùy ý chính là Phịng Tổ chức – Hành chính, Phịng Tài chính – Kế tốn, Phịng Xuất nhập khẩu, Phòng Quản lý mơi trƣờng, Phịng Quản lý chất lƣợng, Phịng Kỹ thuật. Các chi phí của trung tâm này là các chi phí liên quan đến quản lý hoạt động của doanh nghiệp bao gồm:
85
+ Chi phí dịch vụ liên quan đến bảo trì hệ thống trong văn phịng + Chi phí liên quan đến TSCĐ, cơng cụ dụng cụ
+ Chi phí điện nƣớc, điện thoại, cáp, thuê thiết bị viễn thông + Chi phí quảng cáo, khuyến mãi
+ Chi phí đào tạo cho nhân viên + Chi phí cơng tác
Ngồi ra, cịn có các chi phí phát sinh khác nhƣ chi phí văn phịng phẩm, in ấn, photo, chi phí kiểm tốn, dịch thuật, chi phí tiếp khách,...
Mỗi trƣởng phòng sẽ chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động diễn ra tại trung tâm, đồng thời chịu trách nhiệm về các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của phịng.
3.2.1.2. Trung tâm doanh thu
Trung tâm doanh thu là một bộ phận mà các nhà quản trị chỉ đƣợc quyền ra quyết định đối với doanh thu phát sinh trong bộ phận đó. Gắn liền với Phịng Kinh doanh của Cơng ty, trong đó Phó Giám đốc sẽ là ngƣời chịu trách nhiệm cao nhất trƣớc Ban Giám đốc của Công ty về mức doanh thu thực hiện đƣợc so với mức kế hoạch đề ra. Kế đến là Trƣởng phịng Kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm trƣớc Phó Giám đốc về mức doanh thu đạt đƣợc do mình quản lý nhằm đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu doanh thu bán hàng mà Công ty đã đề ra trong kế hoạch.
Nhiệm vụ của trung tâm doanh thu là giới thiệu sản phẩm của Công ty đến khách hàng và xây dựng mối quan hệ với khách hàng, có chính sách bán hàng phù hợp để mở rộng thị trƣờng tiêu thụ, tăng doanh số hàng bán ra. Đồng thời, thu tiền kịp thời, điều chỉnh số dƣ nợ của khách hàng ở mức cho phép.
3.2.1.3. Trung tâm lợi nhuận
Trung tâm lợi nhuận sẽ đặt ra cho mình một kế hoạch sản xuất kinh doanh và cố gắng hồn thành kế hoạch đó. Đứng đầu trung tâm lợi nhuận là Giám đốc
86
có quyền và trách nhiệm kiểm soát hoạt động kinh doanh của sản phẩm về mặt doanh thu, chi phí. Bên cạnh đó, nhà quản lý này phải tổ chức quản lý sao cho hợp lý và hiệu quả để mang lại lợi nhuận cao nhất cho Công ty. Nhiệm vụ đặt ra đối với trung tâm lợi nhuận của Cơng ty là kiểm sốt tốt chi phí phát sinh và doanh thu đạt đƣợc sao cho có thể mang lại lợi nhuận cao nhất.
3.2.1.4. Trung tâm đầu tư
Theo cơ cấu tổ chức thì tại Cơng ty trung tâm đầu tƣ chính là Hội đồng thành viên Cơng ty. Đây là nơi có quyền lực cao nhất, quyết định tồn bộ các hoạt động tổ chức kinh doanh của Công ty. Nhu cầu thông tin của nhà quản trị ở trung tâm này là tồn bộ thơng tin về doanh thu, chi phí, lợi nhuận và khả năng sinh lời gắn với các tài sản đƣợc sử dụng để tạo ra lợi nhuận cho Công ty. Ngƣời quản lý của trung tâm đầu tƣ là Chủ tịch Hội đồng thành viên, là ngƣời chịu trách nhiệm đối với thành quả của trung tâm này.
Trong quá trình tìm hiểu, tác giả cũng nhận thấy để tránh tình trạng gia tăng thêm công việc và ảnh hƣởng đến việc đánh giá đối với trách nhiệm của các bộ phận thì Ban Giám đốc cần giao việc và trao quyền cho các Phó Giám đốc phụ trách từng lĩnh vực. Việc phân quyền này nên thực hiện nguyên tắc quyền đƣợc giao cho từng ngƣời quản lý cần phải tƣơng ứng nhằm đảm bảo rằng họ có khả năng hồn thành các kết quả mong muốn và đạt đƣợc mục tiêu quản lý đề ra.
Ngoài ra, khi xây dựng lòng tin trong phân quyền, giao việc cho nhân viên thì Cơng ty nên thực hiện theo những quy trình phân nhiệm để có thể kiểm sốt và đánh giá trách nhiệm công việc đã thực hiện nhƣ bản mô tả công việc và trách nhiệm của nhân viên với từng công việc cụ thể. Với những mô tả công việc cụ thể nhƣ thế, nhân viên sẽ biết đƣợc mục tiêu và trách nhiệm để làm việc hiệu quả hơn và các nhà quản trị cũng đánh giá đƣợc kết quả làm việc của cấp dƣới công bằng và minh bạch hơn.
87
3.2.2. Hoàn thiện các chỉ tiêu đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm tại Cơng ty nhiệm tại Cơng ty
Để có thể xây dựng, hồn thiện một hệ thống kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động, trƣớc hết phải có những tiêu chuẩn đặt ra để làm chuẩn mực đánh giá và những chỉ tiêu đánh giá thành quả quản lý của nhà quản trị bộ phận. Căn cứ trên các chỉ tiêu đề ra, nhà quản lý có thể đánh giá đƣợc thành quả quản lý của các bộ phận, phòng ban và các cá nhân chịu trách nhiệm liên quan.
Qua tìm hiểu thực tế và trên cơ sở các quan điểm hoàn thiện kế tốn trách nhiệm nêu trên, thơng qua luận văn tác giả xây dựng thêm một số các chỉ tiêu nhằm đánh giá các trung tâm trách nhiệm chính xác hơn, góp phần thúc đẩy việc hồn thành nhiệm vụ ở các phịng ban cụ thể. Điều này sẽ đóng góp cho việc hồn thành mục tiêu chung của Công ty…Với mục tiêu đặt ra nhƣ vậy thì cần sự nỗ lực hết mình của tất cả nhân viên Công ty, việc xây dựng và hồn thiện kế tốn trách nhiệm tại Cơng ty là một trong những công cụ giúp Cơng ty hồn thành mục tiêu đề ra.
3.2.2.1. Đối với trung tâm chi phí
Tại trung tâm chi phí, chỉ tiêu đƣợc quan tâm hàng đầu là chi phí. Cần phải có sự cân nhắc đầu vào cho phù hợp để có thể đem lại hiệu quả cao nhất đồng thời đáp ứng kế hoạch đề ra. Các trung tâm chi phí tại Cơng ty bao gồm các phòng ban nhƣ ở các khối sản xuất, khối kinh doanh và khối quản lý doanh nghiệp. Mặc dù chỉ tiêu đánh giá thành quả quản lý tại trung tâm chi phí vẫn là chi phí nhƣng có sự khác nhau giữa trung tâm chi phí theo tiêu chuẩn và trung tâm chi phí tùy ý.
a) Đối với chi phí thuộc trung tâm chi phí tiêu chuẩn
Trung tâm này bao gồm các nhà máy sản xuất. Tại Công ty, việc đánh giá thành quả của trung tâm này đƣợc thể hiện thông qua chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch. Tuy nhiên, chƣa có sự phân tích rõ ràng nên chƣa thế đánh giá
88
nguyên nhân chênh lệch cho nhà quản lý. Vì thế, tại trung tâm này nên đặt ra chỉ tiêu đo lƣờng một cách chi tiết hơn:
Biến động chi phí = Chi phí thực tế - Chi phí theo thiết kế Trong đó:
Biến động về lƣợng = Giá định mức x (Lƣợng thực tế - Lƣợng định mức) Biến động về giá = (Giá thực tế - Giá định mức) x Lƣợng thực tế
Thơng qua chỉ tiêu này, nhà quản trị có thể đánh giá ảnh hƣởng các nhân tố đối với chênh lệch phát sinh.
Ngồi ra, Cơng ty cần tính thêm tỷ lệ từng loại chi phí trên doanh thu và so sánh tỷ lệ này với các kỳ trƣớc hoặc so với kế hoạch để đánh giá mức độ biến động chi phí và sự ảnh hƣởng biến động chi phí đến hiệu quả hoạt động kinh doanh. Cụ thể là chỉ tiêu này kiểm sốt chi phí trong mối quan hệ với doanh thu ƣớc tính và kiểm sốt các nhân tố làm gia tăng chi phí. Ngồi ra, nhà quản lý còn cần quan tâm đến các chỉ tiêu nhƣ tỷ lệ sản phẩm hỏng, tỷ lệ chi phí trên doanh thu, thơng tin về từng loại chi phí sản xuất phát sinh so với định mức (chi phí NVLTT, chi phí NCTT, chi phí SXC). Đây cũng là những chỉ tiêu hiệu quả để đánh giá thành quả hoạt động sản xuất của trung tâm chi phí này.
b) Đối với chi phí thuộc trung tâm chi phí tùy ý
Trung tâm này bao gồm các phịng ban thuộc khối quản lý doanh nghiệp và khối kinh doanh. Do khơng có mối liên hệ rõ ràng giữa đầu vào và đầu ra nên chỉ tiêu đánh giá thành quả quản lý của trung tâm này chủ yếu là mức độ hoàn thành kế hoạch đề ra đồng thời đảm bảo chi phí thực tế phát sinh khơng vƣợt quá kế hoạch.
Chỉ tiêu đánh giá của trung tâm chi phí này cũng dựa trên: Biến động chi phí = Chi phí thực tế - Chi phí kế hoạch
89
chi phí ở trung tâm chi phí tùy ý. Tuy nhiên, nhà quản lý cũng cần quan tâm đến các thông tin sau:
Đối với khối kinh doanh: Thơng tin cần quan tâm là về chi phí bán hàng phát sinh thực tế so với kế hoạch (theo yếu tố chi phí hoặc theo mức độ hoạt động); thông tin về sự biến động của chi phí bán hàng nhằm đánh giá khả năng kiểm sốt chi phí tại các trung tâm.
Đối với khối quản lý doanh nghiệp: Thông tin về chi phí quản lý chung phát sinh thực tế so với kế hoạch (theo yếu tố chi phí hoặc theo mức độ hoạt động); thông tin về sự biến động của chi phí quản lý chung nhằm đánh giá khả năng kiểm soát ở các trung tâm.
3.2.2.2. Đối với trung tâm doanh thu
Để có thể đánh giá trách nhiệm và kết quả hoạt động của trung tâm này, nhà quản trị cần đƣợc cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết nhƣng trên thực tế doanh thu bị chi phối bởi nhiều yếu tố nhƣ sản lƣợng, giá bán,...Cho nên ngoài việc quan tâm đến thơng tin doanh thu, nhà quản trị cịn cần phải quan tâm đến các thông tin về các nhân tố ảnh hƣởng đến sự biến động của doanh thu.
Sự biến động doanh thu của các bộ phận do ảnh hƣởng của các yếu tố cấu thành nên doanh thu nhƣ sản lƣợng tiêu thụ, giá bán,... Hiện tại, Công ty thực hiện đánh giá chênh lệch giữa doanh thu thực tế với doanh thu kế hoạch. Tuy nhiên, Công ty cần xây dựng chỉ tiêu về giá cả, số lƣợng tiêu thụ,...ảnh hƣởng đến biến động của doanh thu. Thực hiện tƣơng tự nhƣ việc đánh giá thành quả của trung tâm chi phí sản xuất:
Biến động doanh thu = Doanh thu thực tế - Doanh thu kế hoạch Trong đó:
Biến động về giá = (Giá thực tế - Giá định mức) x Lƣợng thực tế Biến động về lƣợng = Giá định mức x (Lƣợng thực tế - Lƣợng định mức)
90
Ngoài chỉ tiêu trên, đánh giá thành quả của trung tâm doanh thu cũng nên xét đến các chỉ tiêu phi tài chính nhƣ số lƣợng khách hàng mới, mức độ hài lòng của khách hàng, ...
3.2.2.3. Đối với trung tâm lợi nhuận
Đối với nhà quản trị, lợi nhuận là mối quan tâm hàng đầu nên các nhà quản trị cần phải đƣợc cung cấp đầy đủ các thơng tin để có thể đánh giá trách