Cơng ty tháng 8 năm 2019 Sản phẩm: Tinh bột sắn
ĐVT: Đồng
STT Chỉ tiêu Dự toán Thực hiện Chênh lệch
1 Số lƣợng sản phẩm sản xuất (tấn) 14.933 5.908 -8.953 2 Biến phí sản xuất 257.010.258 209.066.616 -47.943.642 a Chi phí NVLTT 248.409.744 199.984.840 -48.424.904 b Chi phí NCTT 6.740.539 7.315.400 574.861 c Biến phí SXC 1.859.975 1.766.376 -93.599 3 Định phí SXC 2.785.663 2.607.512 -178.151 Tổng chi phí sản xuất 259.795.921 211.674.128 -48.121.793
96
Nếu nhìn vào bảng phân tích trên, ta sẽ đánh giá rằng Cơng ty đã hồn thành kế hoạch về chi phí đối với sản phẩm tinh bột sắn vì tổng chi phí sản xuất thực tế nhỏ hơn dự tốn thì đó có thể là một kết luận chƣa thật sự chính xác. Bởi vì dự tốn tĩnh đƣợc lập dựa trên mức sản xuất 14.933 tấn tinh bột sắn, trong khi đó chi phí sản xuất thực tế lại dựa trên mức sản xuất là 5.908 tấn tinh bột sắn. Để phân tích, đánh giá chính xác tình hình chi phí sản xuất của Công ty, ta tiến hành lập dự toán linh hoạt cho các mức sản xuất 14.933 tấn tinh bột sắn nhƣ sau:
Bảng 3.4. Bảng tính biến phí đơn vị dự tốn của Cơng ty
Sản phẩm: Tinh bột sắn ĐVT: Đồng Chỉ tiêu Tổng biến phí dự tốn Số lƣợng sản phẩm sản xuất dự tốn (tấn) Biến phí đơn vị dự tốn a. Chi phí NVLTT 248.409.744 14.933 16.635 b. Chi phí NCTT 6.740.539 14.933 451 c. Biến phí SXC 1.859.975 14.933 125 Tổng biến phí sản xuất 257.010.258 14.933 17.211
Khi biến phí đơn vị dự tốn đã đƣợc xác định, dự toán linh hoạt cho mức sản xuất 5.908 tấn tinh bột sắn đƣợc lập nhƣ sau:
Bảng 3.5. Bảng tính chi phí dựa trên dự tốn linh hoạt của Công ty
Tháng 8 năm 2019 Sản phẩm: Tinh bột sắn
ĐVT: Đồng
Chỉ tiêu Biến phí đơn vị dự tốn
Dự toán linh hoạt
14.933 tấn 5.908 tấn 1. Biến phí sản xuất 17.211 257.010.258 101.682.588 a. Chi phí NVL trực tiếp 16.635 248.409.744 98.279.580 b. Chi phí NCTT 451 6.740.539 2.664.508 c. Biến phí SXC 125 1.859.975 738.500 2. Định phí sản xuất chung 2.785.663 2.607.512
97
Để đánh giá chính xác chi phí sản xuất, dựa vào dự toán linh hoạt và số liệu chi phí sản xuất thực tế, lập bảng phân tích chi phí dựa trên cùng mức sản lƣợng sản xuất là 5.908 tấn tinh bột sắn nhƣ sau:
Bảng 3.6. Bảng phân tích dự tốn chi phí dựa trên dự tốn linh hoạt
Cơng ty tháng 8 năm 2019 Sản phẩm: Tinh bột sắn
STT Chỉ tiêu ĐVT Dự toán Thực hiện Chênh lệch
1 Số lƣợng sản phẩm sản xuất Tấn 5.908 tấn 5.908 tấn 0 2 Biến phí sản xuất đồng 101.682.588 209.066.616 107.384.028 a Chi phí NVLTT đồng 98.279.580 199.984.840 101.705.260 b Chi phí NCTT đồng 2.664.508 7.315.400 4.650.892 c Biến phí SXC đồng 738.500 1.766.376 1.027.876 3 Định phí SXC đồng 2.607.512 2.607.512 0 Tổng chi phí sản xuất đồng 104.290.100 211.674.128 214.768.056
Qua bảng 3.6 ta thấy, tổng chi phí sản xuất thực tế cao hơn so với dự tốn, trong đó chi phí NVLTT, chi phí SXC và chi phí NCTT tăng so với dự toán.
Nhƣ vậy, so sánh số liệu giữa Bảng 3.3 và Bảng 3.6 ta thấy sự chênh lệch về chi phí sản xuất giữa thực tế thực hiện so với dự toán là khác nhau. Do đó nếu dựa trên dự tốn linh hoạt, việc lập dự tốn chi phí sản xuất linh hoạt phải thƣờng xuyên thực hiện để làm căn cứ cho việc điều chỉnh định mức sản xuất sản phẩm.
b) Phân loại chi phí kiểm sốt được và chi phí khơng kiểm sốt được phục vụ việc đánh giá nỗ lực kiểm soát chi phí ở các trung tâm trách nhiệm
Do tình hình thực tế tại Cơng ty và chiến lƣợc phát triển của Công ty, các trung tâm doanh thu vẫn phát triển theo hƣớng mở rộng thị trƣờng, tăng doanh số chứ không phát triển thành trung tâm lợi nhuận nên việc sử dụng chi phí sẽ theo định mức hiện tại của Cơng ty chứ khơng tiến hành khốn chi phí.
98
Vì vậy việc kiểm sốt chi phí sẽ thực hiện bằng cách so sánh giữa thực tế và kế hoạch. Riêng đối với các trung tâm chi phí, cho tới hiện tại Cơng ty vẫn chƣa phân loại chi phí kiểm sốt đƣợc và chi phí khơng kiểm sốt đƣợc gây khó khăn trong việc đánh giá thành quả hoạt động của loại hình trung tâm này và gây mất kiểm sốt chi phí ở một số phịng ban. Thơng qua luận văn tác giả đề xuất những chi phí có thể kiểm sốt đƣợc đối với loại hình trung tâm này nhƣ sau:
Dựa trên bảng khoản mục chi phí tại Cơng ty, xem xét tính chất của khoản mục chi phí và đặc điểm phân cấp tại Cơng ty, có thể phân loại chi phí theo hƣớng kiểm sốt đƣợc và khơng kiểm sốt đƣợc.
Phân loại chi phí kiểm sốt đƣợc và chi phí khơng kiểm sốt đƣợc đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Bảng 3.7. Bảng phân loại chi phí theo khả năng kiểm sốt
Nội dung khoản mục chi phí
Kiểm sốt đƣợc
Khơng kiểm soát đƣợc
Bảo dƣỡng xe, phƣơng tiện vận tải X
Chi phí bảo vệ X
Chi ăn ca cho cơng nhân viên X
Chi phí bảo hiểm xe, bảo hiểm tai nạn ... X
Chi phí đào tạo X
Chi phí cơng chứng, photo tài liệu X Chi phí cơng tác phí (tàu, xe,... ) X Chi phí duy trì trang Web, tên miền, phần
99
Chi phí đại hội, hội nghị tổng kết X
Chi phí giám định hàng hóa, phí đăng kiểm xe X Chi phí học phí tài liệu, tàu xe, tài trợ kinh phí
học X
Chi phí quảng cáo sản phẩm, hội nghị khách hàng X
Chi phí kiểm định, giám định hàng hóa xuất khẩu X
Chi phí kiểm kê X
Chi phí kiểm tốn, tƣ vấn ... X
Chi phí khấu hao TSCĐ X
Chi phí may đồng phục X
Chi phí nhiên liệu X
Chi phí sửa chữa, bảo trì, bảo dƣỡng máy móc,
thiết bị nhà xƣởng X
Chi phí tiếp khách X
Chi phí vệ sinh, phí mơi trƣờng X
Điện thoại, báo chí, Internet X
Tiền lƣơng X
Phụ tùng, văn phịng phẩm X
Chi phí tiền điện X
Trên cơ sở phân loại chi phí theo biến phí, định phí và chi phí kiểm sốt đƣợc, khơng kiểm sốt đƣợc nêu trên, tác giả đề xuất lập báo cáo kiểm sốt chi phí từng phịng ban theo các khoản mục chi phí có thể kiểm sốt đƣợc của
100
loại trung tâm này. Báo cáo kiểm sốt chi phí đƣợc lập cho từng phịng ban bao gồm các chỉ tiêu sau:
Bảng 3.8. Báo cáo chi phí hoạt động tháng 8/2019
Bộ phận: …….. Tỷ lệ Stt Các chỉ tiêu Phát sinh Định mức Chênh lệch giữa thực chi phí thực tế (+)/(-) tế/định mức (1) (2) (3) (4) (5) (6) 1 Chi phí văn phịng phẩm 2 Chi phí điện, điện thoại, 3 CP tiếp khách 4 …..
Báo cáo kiểm sốt chi phí sẽ kiểm sốt các chi tiêu nhƣ chi phí ngun vật liệu, dụng cụ khối văn phịng; chi phí điện, nƣớc, Internet; chi phí điện thoại; chi phí dịch vụ mua ngồi; chi phí hội họp tiếp khách; chi phí khác vì các khoản chi phí này mang tính chất là định phí kiểm sốt đƣợc. Do vậy ngoài việc lập bảng kiểm sốt chi phí bằng cách tính chênh lệch giữa định mức Công ty đƣa ra và thực tế sử dụng chi phí tại mỗi phịng ban để tăng động lực tiết kiệm chi phí vì mục tiêu lợi nhuận chung của tồn Cơng ty. Việc xây dựng đƣợc định mức phù hợp cho các phòng ban là một việc rất cần thiết, cung cấp cơ sở cho công tác đánh giá thành quả hoạt động của các phịng ban.
3.2.3.2. Hồn thiện báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí
Do cơng tác kiểm sốt chi phí tại Cơng ty chƣa thật chặt chẽ. Nhà quản lý cần thƣờng xun phân tích tình hình tài chính của Cơng ty, nhận diện chi phí phát sinh, xác định nhân tố ảnh hƣởng đến các khoản mục chi phí nhằm
101
đề ra các giải pháp kịp thời, phù hợp, đảm bảo mục tiêu lợi nhuận của Công ty. Để đạt đƣợc điều này, các báo cáo chi phí cần có sự liên kết với nhau để giúp nhà quản lý nhìn nhận vấn đề một cách rõ ràng. Các báo cáo chi phí cần có sự chi tiết đến từng phân xƣởng và sự phân tích biến động ở từng loại chi phí. Tại Cơng ty, trung tâm chi phí tiêu chuẩn và trung tâm chi phí tùy ý có mẫu biểu báo cáo khác nhau thể hiện thành quả hoạt động phù hợp.
- Trung tâm chi phí tiêu chuẩn: Các báo cáo thành quả có thể đƣợc trình bày dƣới dạng các báo cáo tình hình thực hiện chi phí.
Tập hợp thơng tin về chi phí NVLTT, chi phí NCTT và chi phí SXC về kết quả thực hiện và kế hoạch đề ra từ các báo cáo, thiết lập bảng báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm chi phí sản xuất tại nhà máy sản xuất các mặt hàng.
Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí tại Bộ phận sản xuất đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Bảng 3.9. Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí Bộ phận sản xuất Bộ phận sản xuất
(ĐVT: Đồng)
Diễn giải Tháng hiện hành Lũy kế từ đầu năm đến nay
Thực tế Kế hoạch Chênh lệch Thực tế Kế hoạch Chênh lệch Chi phí có thể kiểm sốt Chi phí NVLTT 10.194.894.303 14.457.259.714 - 4.262.365.411 18.465.227.482 19.855.910.883 - 1.390.683.401 Chi phí NCTT 8.999.649.311 8.635.100.270 364.549.041 10.803.649.341 10.256.300.270 547.349.071 Biến phí SXC 429.120.578 353.787.583 75.332.995 448.297.579 403.809.345 44.488.234 - Công cụ, dụng cụ 350.875.210 284.245.260 66.629.950 365.875.210 324.245.020 41.630.190
- Bảo trì, sửa chữa 78.245.368 69.542.323 8.703.045 82.422.369 79.564.325 2.858.044
Định phí SXC 2.596.527.338 2.209.774.122 386.753.216 2.685.807.587 2.459.773.5 50 226.033.983 - Chi phí hành chính 2.596.384.345 2.209.090.980 387.293.365 2.685.555.021 2.459.083.550 226.471.471 - Chi phí khác 142.993 683.142 - 540.149 252.566 690.000 - 437.434 Tổng cộng 22.220.191.530 25.655.921.689 -3.435.730.159 32.402.981.989 32.975.794.048 - 572.812.059
102
Bảng 3.10. Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí Bộ phận quản lý Bộ phận quản lý
(ĐVT: Đồng)
Diễn giải
Tháng hiện hành Lũy kế từ đầu năm đến nay
Thực tế Kế hoạch Chênh lệch Thực tế Kế hoạch Chênh lệch Biến phí 196.993.646 194.382.383 2.611.263 261.402.907 276.547.000 - 15.144.093 - Chi phí quảng cáo,
hoa hồng, khuyến mãi 50.875.210 49.245.260 1.629.950 89.256.121 90.458.586 - 1.202.465
- CP công cụ, dụng cụ 78.245.368 69.542.323 8.703.045 101.256.235 100.565.566 690.669
- CP dịch vụ mua ngoài 67.700.245 75.248.900 - 7.548.655 70.565.000 84.666.623 -14.101.623
- CP khác 172.82
3 345.900 - 173.077 325.551 856.225 - 530.674
Định phí 9.291.654.345 9.208.541.204 83.113.141 15.285.789.650 16.119.497.660 - 833.708.010 - Chi phí Lƣơng nhân
viên 6.596.384.345 6.209.090.980 387.293.365 12.586.488.655 12.566.755.000 19.733.655
- Chi phí khấu hao
TSCĐ 2.695.270.000 2.999.450.224 -304.180.224 2.699.300.995 3.552.742.660 - 853.441.665
Tổng cộng 9.488.647.991 9.402.923.587 85.724.404 15.547.192.557 16.396.044.660 - 848.852.103
Thông qua báo cáo này ta thấy đƣợc tình hình biến động của các loại chi phí phục vụ trực tiếp sản xuất ở Cơng ty. Từ đó có những đánh giá đối với sự chênh lệch (nếu có) của các loại chi phí này. Các báo cáo tại mỗi nhà máy sản xuất đƣợc tập hợp lại, báo cáo lên nhà quản lý chịu trách nhiệm cao nhất của trung tâm chi phí này.
3.2.3.3. Hồn thiện báo cáo trách nhiệm của trung tâm doanh thu
Báo cáo trách nhiệm và kết quả hoạt động của trung tâm doanh thu căn cứ vào việc đánh giá doanh thu thực tế so với kế hoạch, có chức năng báo cáo tình hình và những nguyên nhân ảnh hƣởng đến biến động doanh thu. Vì vậy, căn cứ các báo cáo tình hình tiêu thụ của Cơng ty, tác giả xét thấy nên thiết lập lại báo cáo này nhằm phân tích những nhân tố ảnh hƣởng nhƣ giá bán, sản lƣợng tiêu thụ đến sự biến động của doanh thu.
103
Bảng 3.11. Báo cáo đánh giá thành quả của Trung tâm doanh thu năm 2019
Thời gian
Dự toán Thực tế Tổng doanh thu Chênh lệch
Lƣợng (kg) giá Lƣợng (kg) giá Lƣợng dự toán x giá dự toán Lƣợng thực tế x giá dự toán Lƣợng thực tế x giá thực tế Lƣợng Giá Tổng Tháng 1 5.405.264 5.450 5.633.466 5.500 29.458.687.457 30.702.389.700 30.984.060.500 228.202 50 1.525.373.043 Tháng 2 4.020.950 5.126 2.121.626 5.000 12.567.668.985 10.875.454.876 10.608.130.500 -1.899.324 -126 -1.959.538.485 Tháng 3 6.458.620 5.445 4.208.854 5.200 22.253.046.235 22.917.210.030 21.886.040.120 -2.249.766 -245 -367.006.115 Tháng 4 9.702.125 4.192 4.505.799 5.020 21.265.452.012 18.888.309.408 22.619.110.000 -5.196.326 828 1.353.657.988 Tháng 5 8.996.023 5.337 1.731.946 5.510 12.025.645.785 9.243.395.802 9.543.020.006 -7.264.077 173 -2.482.625.779 Tháng 6 8.305.467 8.500 1.472.027 7.500 12.458.201.000 12.512.229.500 11.040.200.200 -6.833.440 -1.000 -1.418.000.800 Tháng 7 1.371.149 5.610 417.425 6.900 3.578.698.564 2.341.754.250 2.880.230.009 -953.724 1.290 -698.468.555 Tháng 8 14.932.850 9.200 5.908.320 8.540 47.785.120.624 54.356.544.000 50.457.053.200 -9.024.530 -660 2.671.932.576 Tháng 9 13.398.043 9.300 4.725.876 9.100 44.213.542.023 43.950.646.800 43.005.468.972 -8.672.167 -200 -1.208.073.051 Tháng 10 4.590.960 8.400 4.328.485 9.200 38.564.056.231 36.359.274.000 39.822.060.157 -262.475 800 1.258.003.926 Tháng 11 2.689.198 9.020 2.715.580 9.280 24.256.568.455 24.494.531.600 25.200.580.894 26.382 260 944.012.439 Tháng 12 3.326.477 9.500 3.184.742 9.500 31.601.528.899 30.255.049.000 30.255.045.842 -141.735 0 -1.346.483.057 Tổng cộng 83.197.126 40.954.146 300.028.216.270 296.896.788.966 298.301.000.400 -42.242.980 -1.727.215.870
104
3.2.3.4. Hoàn thiện báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận
Lợi nhuận là mối quan tâm hàng đầu của tất cả các doanh nghiệp. Báo cáo lợi nhuận thể hiện thành quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, ngồi các báo chỉ có các chỉ tiêu để so sánh giữa số kế hoạch và số thực tế đạt đƣợc thì trung tâm lợi nhuận cần thiết phải có một hệ thống báo cáo trong đó thể hiện đƣợc mối quan hệ giữa doanh thu – chi phí – lợi nhuận. Đồng thời, cũng so sánh đƣợc các chỉ tiêu đó giữa các kỳ với nhau.
Ngoài ra, để tạo cơ sở cho nhà quản trị đánh giá chính xác về kết quả trách nhiệm của ngƣời quản lý từng bộ phận thì chi phí trong bộ phận phải đƣợc tách thành định phí và biến phí.
Bảng 3.12. Báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận
(ĐVT: Đồng)
Chỉ tiêu Tồn Cơng ty
Doanh thu thuần 298.301.000.400
Biến phí 201.527.715.458
- Chi phí NVL TT 122.338.731.636
- Chi phí NC TT 48.458.984.602
- Biến phí SXC 5.149.446.936
- Biến phí quản lý doanh nghiệp 25.580.552.284
Số dƣ đảm phí 96.773.284.942
Định phí 63.081.458.501
- Định phí SXC 10.629.000.419
- Định phí quản lý doanh nghiệp 52.452.458.082
Lợi nhuận thuần 33.691.826.441
Trên báo cáo của trung tâm lợi nhuận, chi phí nên đƣợc chia thành biến phí và định phí và chia thành từng nhóm yếu tố nhƣ vậy mới thấy đƣợc yếu tố nào chiếm tỷ trọng lớn, yếu tố nào thƣờng xuyên biến động để có biện pháp quản lý một cách hiệu quả. Thông qua các báo cáo phân tích lợi nhuận giúp cho nhà quản trị trung tâm lợi nhuận đánh giá đƣợc kết quả hoạt động sản xuất kinh
105
doanh của đơn vị mình; đồng thời, báo cáo này đƣợc lập theo số dƣ đảm phí sẽ tạo điều kiện cho nhà quản trị kiểm sốt chi phí, doanh thu của đơn vị.
3.2.3.5. Hoàn thiện báo cáo trách nhiệm của trung tâm đầu tư
Trung tâm đầu tƣ là trung tâm trách nhiệm mà ở đó nhà quản trị ngồi việc phải chịu trách nhiệm với cả chi phí, doanh thu, lợi nhuận mà cịn phải chịu trách nhiệm với vốn đầu tƣ và khả năng huy động các nguồn tài trợ. Do vậy, các báo cáo của trung tâm đầu tƣ phải thể hiện đƣợc kết quả hoạt động của tồn Cơng ty. Hơn nữa, để đánh giá chính xác và tồn diện kết quả của trung tâm đầu tƣ thì báo cáo thể hiện các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng vốn đầu tƣ nhƣ tỷ lệ hoàn vốn đầu tƣ ROI, lợi nhuận thặng dƣ RI. Nội dung báo cáo trách nhiệm của trung tâm đầu tƣ đƣợc thể hiện qua bảng sau:
Bảng 3.13. Báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm đầu tƣ năm 2019
(ĐVT: Đồng)
Chỉ tiêu Thực hiện Kế hoạch Chênh lệch Tỷ lệ
1. Doanh thu thuần 298.301.000.400 300.028.216.270 -1.727.215.870 99% 2. Biến phí 201.527.715.458 182.802.343.485 18.725.371.973 110% 3. Số dƣ đảm phí 96.773.284.942 117.225.872.785 -20.452.587.843 82,6% 4. Định phí 63.081.458.501 65.895.663.212 -2.814.204.711 95,7% 5. Lợi nhuận trƣớc thuế 33.691.826.441 51.330.209.573 -17.638.383.132 65,6% 6. Vốn đầu tƣ 245.232.275.893 241.564.856.210 3.667.419.683 102% 7. Tỷ suât lợi nhuận trên
doanh thu (5:1) 0,112 0,17 -0,058 8. Số vòng quay vốn đầu tƣ (1:6) 1,22 0,12 1,1 9. Tỷ lệ hoàn vốn đầu tƣ (ROI) (8*7) 0,137 0,02 0,117 10. Tỷ suất chi phí vốn 0,075 0,075 0 11. Chi phí sử dụng vốn (6*10) 18.392.420.692 18.117.364.216 275.056.476 101,5% 11. Lợi nhuận còn lại