8. Kết cấu của đề tài
1.2. Nội dung kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp
1.2.3. Hệ thống báo cáo trách nhiệm của các trung tâm trách nhiệm
1.2.3.1. Khái niệm báo cáo kế toán trách nhiệm
Báo cáo kế toán trách nhiệm là báo cáo phản ánh kết quả về các chỉ tiêu tài chính, phi tài chính có thể kiểm sốt chủ yếu đạt đƣợc ở từng trung tâm trách nhiệm trong một khoảng thời gian nhất định theo kết quả thực tế và theo dự toán. Báo cáo kế toán trách nhiệm là phƣơng tiện quan trọng để cung cấp thông tin xác định trách nhiệm cụ thể của các nhà quản trị đối với từng bộ phận mà mình quản lý.
1.2.3.2. Đặc điểm của hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm
Báo cáo kế toán trách nhiệm là sản phẩm cao nhất của kế toán trách nhiệm. Báo cáo kế toán trách nhiệm phản ánh kết quả thực hiện cơng việc của mỗi trung tâm trách nhiệm đƣợc tóm tắt trên một báo cáo theo định kỳ. Ngoài ra, báo cáo kế toán trách nhiệm thể hiện đƣợc các chênh lệch giữa kết quả thực tế so với dự tốn về những chỉ tiêu tài chính của từng trung tâm trách nhiệm.
Việc lập báo cáo kế toán trách nhiệm giúp nhà quản lý nắm đƣợc tình hình hoạt động của bộ phận mình để kiểm sốt hoạt động có hiệu quả và đánh giá đƣợc hiệu quả công việc của bộ phận mình. Trong mỗi báo cáo trách nhiệm còn phải giải thích các nguyên nhân gây nên thành quả nhằm làm sáng tỏ hơn những vấn đề cần quan tâm quản lý và khắc phục để hƣớng các trung tâm theo mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Các trung tâm trách nhiệm từ cấp quản lý thấp nhất đều phải lập báo cáo trách nhiệm để trình lên cấp quản lý cao hơn trong tổ chức để quản lý cấp cao nắm đƣợc hoạt động các bộ phận thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý của mình. Kế tốn trách nhiệm cung cấp hệ thống báo cáo ở các cấp khác nhau của tổ chức. Mỗi báo cáo kế toán trách nhiệm đƣợc kiểm soát bởi một nhà quản trị trung tâm trách nhiệm đó, mức độ chi tiết phụ thuộc vào cấp độ của nhà quản lý trong tổ chức. Mỗi loại hình trung tâm trách nhiệm có hệ thống báo cáo trách nhiệm tƣơng ứng.
34
1.2.3.3. Các loại báo cáo kế toán trách nhiệm
Thành quả của mỗi trung tâm trách nhiệm đƣợc tổng hợp định kỳ trên các báo cáo. Các báo cáo sẽ phản ảnh kết quả về các chỉ tiêu tài chính chủ yếu ở từng trung tâm trách nhiệm trong một khoảng thời gian nhất định theo kết quả thực tế, dự toán và chênh lệch. Căn cứ vào trách nhiệm báo cáo thì hệ thống báo cáo trách nhiệm đƣợc chia thành bốn nhóm báo cáo, ứng với bốn loại trung tâm trách nhiệm. Đó là:
- Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí: Là bảng so sánh chi phí thực tế và dự toán, xác định mức chênh lệch giữa thực tế và dự toán. Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí phải đƣợc thiết kế theo hình thức so sánh giữa mức độ thực hiện với kế hoạch, việc so sánh phải trong cùng một mức độ hoạt động. Các báo cáo bộ phận ở cấp quản lý càng thấp thì mẫu báo cáo cần chi tiết và đƣợc minh họa nhƣ sau:
Bảng 1.1: Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí Đơn vị: Bộ phận sản xuất
Thời gian: (Tháng, quý, năm)
(ĐVT)
Chi phí
Thực tế Dự tốn Thực tế/ Dự tốn Chênh lệch Số lƣợng Đơn giá Chi phí Số lƣợng Đơn giá Chi phí Số
lƣợng Đơn giá Chi phí Chi phí NVLTT Chi phí NCTT Biến phí SXC Định phí SXC Tổng cộng
(Nguồn: Đồn Ngọc Quế, Đào Tất Thắng, Lê Đình Trực (2009), trang 205)
- Báo cáo trách nhiệm của trung tâm doanh thu: Là báo cáo nhằm đánh giá trách nhiệm quản lý dựa trên báo cáo thực hiện doanh thu có thể kiểm sốt thực tế so với doanh thu dự toán hoặc dự toán linh hoạt; đồng thời, kèm theo phân tích ảnh hƣởng của các nhân tố nhƣ giá bán, sản lƣợng tiêu thụ, cơ cấu
35
sản phẩm, dịch vụ tiêu thụ,… đến sự biến động của doanh thu.
Bên cạnh đó, cịn có báo cáo về việc sử dụng chi phí tại trung tâm để xem xét việc tối ƣu giữa đầu vào và đầu ra. Trên cơ sở báo cáo này nhà quản lý của trung tâm doanh thu có thể đánh giá tình hình thực hiện doanh thu của đơn vị mình, lãnh đạo cơng ty nắm bắt kịp thời tình hình thực hiện doanh thu của tồn doanh nghiệp. Từ đó các nhà quản lý có thể đƣa ra các chiến lƣợc kinh doanh trong thời gian tới. Báo cáo trách nhiệm của trung tâm doanh thu đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Bảng 1.2: Báo cáo trách nhiệm của trung tâm doanh thu Bộ phận:... Bộ phận:...
Thời gian: (Tháng, quý, năm)
(ĐVT) Doanh thu Thực tế Dự toán Thực tế/ Dự toán Số lƣợng Đơn giá Doanh thu Số lƣợng Đơn giá Doanh thu Số lƣợng Đơn giá Doanh thu Sản phẩm A Sản phẩm B Sản phẩm C Tổng cộng
(Nguồn: Đồn Ngọc Quế, Đào Tất Thắng, Lê Đình Trực (2009), trang 208)
- Báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận: Là một công cụ đánh giá sự thực hiện của các trung tâm lợi nhuận và trách nhiệm của những ngƣời đứng đầu bộ phận. Bộ phận ở đây là bất cứ một đơn vị hay một mặt hoạt động nào đó trong doanh nghiệp mà ở đó chịu trách nhiệm về lợi nhuận đƣợc xây dựng gồm có giá trị dự tốn và giá trị thực hiện. Báo cáo đƣợc lập dựa trên cách phân loại chi phí thành biến phí và định phí. Thơng qua báo cáo dự toán
36
đã đƣợc xây dựng ngay từ đầu năm, nhà quản trị có thể đánh giá đƣợc kết quả hoạt động của đơn vị qua báo cáo thực hiện theo từng kỳ.
Qua đó giúp nhà quản trị xác định đƣợc sự chênh lệch giữa thực tế so với dự toán là do yếu tố nào, nhƣ thế tốt hay khơng và tìm nguyên nhân khắc phục những mặt hạn chế và phát huy hơn nữa những mặt tốt.
Nội dung báo cáo đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Bảng 1.3: Báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận Bộ phận:... Bộ phận:...
Thời gian: (Tháng, quý, năm)
(ĐVT)
Chỉ tiêu Thực tế Dự toán Chênh lệch
1. Số lƣợng sản phẩm tiêu thụ 2. Doanh thu 3. Biến phí - Biến phí sản xuất - Biến phí bán hàng và quản lý 4. Số dƣ đảm phí 5. Định phí - Định phí sản xuất - Định phí bán hàng và quản lý 6. Lợi nhuận hoạt động
(Nguồn: Đoàn Ngọc Quế, Đào Tất Thắng, Lê Đình Trực (2009), trang 209)
- Báo cáo trách nhiệm của trung tâm đầu tƣ: Là một báo cáo rất quan trọng đối với các nhà quản trị cấp cao. Trên cơ sở báo cáo này, các nhà quản trị cấp cao mới có thể đánh giá chính xác đồng vốn bỏ ra, từ đó đề ra những chiến lƣợc kinh doanh và có những quyết định kinh doanh đúng đắn để đảm bảo sự tồn tại và phát triển. Nhà quản trị thƣờng sử dụng báo cáo thông qua các chỉ tiêu cơ bản nhƣ tỷ suất sinh lời của vốn đầu tƣ (ROI) và thu nhập còn
37
lại (RI) để đánh giá thành quả của trung tâm đầu tƣ. Báo cáo này đánh giá thành quả dựa trên chỉ tiêu ROI và RI thể hiện nhƣ sau:
Bảng 1.4: Báo cáo trách nhiệm của trung tâm đầu tƣ dựa trên ROI Thời gian: (Tháng, quý, năm) Thời gian: (Tháng, quý, năm)
(ĐVT)
Chỉ tiêu Dự toán Thực tế Chênh lệch
1. Lợi nhuận hoạt động 2. Tài sản đƣợc đầu tƣ 3. Tỷ lệ hoàn vốn (ROI)
(Nguồn: Đoàn Ngọc Quế, Đào Tất Thắng, Lê Đình Trực (2009), trang 211)
Bảng 1.5: Báo cáo trách nhiệm của trung tâm đầu tƣ dựa trên RI Thời gian: (Tháng, quý, năm) Thời gian: (Tháng, quý, năm)
(ĐVT)
Chỉ tiêu Dự toán Thực tế Chênh lệch
1. Lợi nhuận hoạt động 2. Tài sản đƣợc đầu tƣ
3. Mức hoàn vốn mong muốn tối thiểu) 4. RI
(Nguồn: Đoàn Ngọc Quế, Đào Tất Thắng, Lê Đình Trực (2009), trang 215)