8. Kết cấu của đề tài
3.2. Giải pháp hồn thiện kế tốn trách nhiệm tại Công ty TNHH Tinh Bột
3.2.3. Hoàn thiện hệ thống báo cáo trách nhiệm tại Công ty
Mỗi trung tâm trách nhiệm có các báo cáo chuyên biệt thể hiện thành quả hoạt động của mình cho ngƣời quản lý biết. Các báo cáo cung cấp thơng tin có xu hƣớng tổng qt hóa dần theo cấp độ báo cáo, cụ thể là cấp độ báo cáo cho ngƣời quản lý cấp càng thấp thì báo cáo càng chi tiết, báo cáo cho ngƣời quản lý cấp càng cao thì báo cáo càng mang thông tin tổng quát hơn.
Báo cáo là sản phẩm cuối cùng trong cơng tác kế tốn đánh giá trách nhiệm của Công ty. Nhà quản trị sẽ căn cứ vào các số liệu trên báo cáo để phân tích tìm ra ngun nhân của những hạn chế và tìm ra giải pháp để khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty. Do đó, các báo cáo nên đƣợc thể hiện đơn giản và rõ ràng. Khi thiết kế các báo cáo cần chú ý đến biểu mẫu, nội dung và các chỉ tiêu cũng nhƣ cách bố trí sao cho vừa dễ hiểu
93 mà vừa cung cấp thông tin một cách đầy đủ.
Hiện nay các báo cáo của Công ty đƣợc lập theo phƣơng pháp toàn bộ. Tuy nhiên để hồn thiện về cách thức phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí, Cơng ty cần lập các báo cáo theo số đảm phí. Nhƣ vậy, các nhà quản lý sẽ có cơ sở để ra quyết định sử dụng nguồn lực cho phù hợp với mục tiêu đề ra.
3.2.3.1. Triển khai phân loại chi phí tạo cơ sở cho việc đánh giá nỗ lực kiểm sốt chi phí tại các trung tâm trách nhiệm
a) Phân loại chi phí theo cách ứng xử
Ngồi cách phân loại chi phí theo nội dung chi phí thì hiện nay cách phân loại theo cách ứng xử giúp áp dụng tốt kế toán quản trị trong doanh nghiệp hơn. Khi phân loại theo cách ứng xử chi phí thì doanh nghiệp sẽ phân tích đƣợc chi phí thay đổi nhƣ thế nào tại từng mức độ hoạt động của doanh nghiệp.
Theo cách này, tồn bộ chi phí sẽ đƣợc chia thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp. Biến phí là chi phí sẽ tăng (giảm) tƣơng ứng với tỷ lệ tăng (giảm) của mức độ hoạt động. Định phí là chi phí khơng thay đổi trong phạm vi giới hạn hoạt động. Chi phí hỗn hợp là chi phí bao gồm biến phí và định phí. Việc phân loại chi phí này có ý nghĩa rất quan trọng trong thiết kế, xây dựng mơ hình trong mối quan hệ giữa chi phí - khối lƣợng - lợi nhuận.
Trên cơ sở thực tế tại Công ty, tác giả lập bảng phân loại chi phí theo cách ứng xử tại Cơng ty nhƣ sau:
Bảng 3.2. Bảng phân loại chi phí theo cách ứng xử
Biến Định Chi phí STT Khoản mục chi phí hỗn phí phí hợp I Chi phí NVLTT
94
2 Chi phí vật liệu phụ X
II Chi phí NCTT
1 Lƣơng sản phẩm X
2 Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo X hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đồn
III Chi phí SXC
1 Lƣơng X
2 Chi phí nguyên vật liệu phân xƣởng X
3 Chi phí cơng cụ, dụng cụ sản xuất X
4 Chi phí khấu hao tài sản cố định X
5 Chi phí dịch vụ mua ngồi
5.1 Chi phí bảo dưỡng, sửa chữa X
5.2 Tiền điện nước phân xưởng X
5.3 Vận chuyển, bốc dỡ X
6 Chi phí kiểm nghiệm X
7 Chi phí khác X
IV Chi phí bán hàng
1 Chi phí lƣơng nhân viên bán hàng X
2 Chi phí vật liệu, bao bì, dụng cụ X
3 Chi phí khấu hao X
4 Chi phí điện, nƣớc, Internet X
5 Chi phí điện thoại X
6 Chi phí quảng cáo X
7 Chi phí hoa hồng bán hàng, khuyến mãi X 8 Chi phí vận chuyển, bốc xếp X
9 Chi phí sửa chữa, bảo dƣỡng X
10 Chi phí khác X
V Chi phí quản lý doanh nghiệp
1 Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp X 2 Chi phí vật liệu, dụng cụ quản lý X
95
4 Chi phí điện nƣớc, Internet ở văn phịng X
5 Chi phí điện thoại X
6 Chi phí dịch vụ mua ngồi X
7 Chi phí hội họp, tiếp khách X
8 Chi phí khác X
Chi phí hỗn hợp là chi phí mà bản thân nó bao gồm cả biến phí và định phí. Ở mức độ hoạt động căn bản, chi phí hỗn hợp thể hiện các đặc điểm của định phí, q mức đó nó lại thể hiện đặc tính của biến phí.
Chi phí hỗn hợp = Biến phí + Định phí
Để kiểm sốt và chủ động điều tiết chi phí hỗn hợp, phân tích mối quan hệ giữa chi phí - khối lƣợng - lợi nhuận, lập kế hoạch, phân tích và quản lý chi phí thì nhà quản trị doanh nghiệp cần phải tách riêng biến phí và định phí.
Việc phân loại chi phí theo cách ứng xử tạo điều kiện cho Công ty lập dự tốn chi phí linh hoạt. Với dự tốn chi phí linh hoạt, giúp nhà quản trị ra quyết định kịp thời trong các tình huống biến động khác nhau hoặc chủ động linh hoạt trong việc định giá ở mức độ khác nhau. Minh họa việc lập dự tốn chi phí sản xuất linh hoạt cho sản phẩm tinh bột sắn của Cơng ty nhƣ sau:
Bảng 3.3. Bảng phân tích chi phí dựa trên dự tốn tĩnh
Cơng ty tháng 8 năm 2019 Sản phẩm: Tinh bột sắn
ĐVT: Đồng
STT Chỉ tiêu Dự toán Thực hiện Chênh lệch
1 Số lƣợng sản phẩm sản xuất (tấn) 14.933 5.908 -8.953 2 Biến phí sản xuất 257.010.258 209.066.616 -47.943.642 a Chi phí NVLTT 248.409.744 199.984.840 -48.424.904 b Chi phí NCTT 6.740.539 7.315.400 574.861 c Biến phí SXC 1.859.975 1.766.376 -93.599 3 Định phí SXC 2.785.663 2.607.512 -178.151 Tổng chi phí sản xuất 259.795.921 211.674.128 -48.121.793
96
Nếu nhìn vào bảng phân tích trên, ta sẽ đánh giá rằng Cơng ty đã hồn thành kế hoạch về chi phí đối với sản phẩm tinh bột sắn vì tổng chi phí sản xuất thực tế nhỏ hơn dự tốn thì đó có thể là một kết luận chƣa thật sự chính xác. Bởi vì dự tốn tĩnh đƣợc lập dựa trên mức sản xuất 14.933 tấn tinh bột sắn, trong khi đó chi phí sản xuất thực tế lại dựa trên mức sản xuất là 5.908 tấn tinh bột sắn. Để phân tích, đánh giá chính xác tình hình chi phí sản xuất của Cơng ty, ta tiến hành lập dự toán linh hoạt cho các mức sản xuất 14.933 tấn tinh bột sắn nhƣ sau:
Bảng 3.4. Bảng tính biến phí đơn vị dự tốn của Công ty
Sản phẩm: Tinh bột sắn ĐVT: Đồng Chỉ tiêu Tổng biến phí dự tốn Số lƣợng sản phẩm sản xuất dự tốn (tấn) Biến phí đơn vị dự tốn a. Chi phí NVLTT 248.409.744 14.933 16.635 b. Chi phí NCTT 6.740.539 14.933 451 c. Biến phí SXC 1.859.975 14.933 125 Tổng biến phí sản xuất 257.010.258 14.933 17.211
Khi biến phí đơn vị dự tốn đã đƣợc xác định, dự toán linh hoạt cho mức sản xuất 5.908 tấn tinh bột sắn đƣợc lập nhƣ sau:
Bảng 3.5. Bảng tính chi phí dựa trên dự tốn linh hoạt của Công ty
Tháng 8 năm 2019 Sản phẩm: Tinh bột sắn
ĐVT: Đồng
Chỉ tiêu Biến phí đơn vị dự tốn
Dự tốn linh hoạt
14.933 tấn 5.908 tấn 1. Biến phí sản xuất 17.211 257.010.258 101.682.588 a. Chi phí NVL trực tiếp 16.635 248.409.744 98.279.580 b. Chi phí NCTT 451 6.740.539 2.664.508 c. Biến phí SXC 125 1.859.975 738.500 2. Định phí sản xuất chung 2.785.663 2.607.512
97
Để đánh giá chính xác chi phí sản xuất, dựa vào dự tốn linh hoạt và số liệu chi phí sản xuất thực tế, lập bảng phân tích chi phí dựa trên cùng mức sản lƣợng sản xuất là 5.908 tấn tinh bột sắn nhƣ sau:
Bảng 3.6. Bảng phân tích dự tốn chi phí dựa trên dự tốn linh hoạt
Cơng ty tháng 8 năm 2019 Sản phẩm: Tinh bột sắn
STT Chỉ tiêu ĐVT Dự toán Thực hiện Chênh lệch
1 Số lƣợng sản phẩm sản xuất Tấn 5.908 tấn 5.908 tấn 0 2 Biến phí sản xuất đồng 101.682.588 209.066.616 107.384.028 a Chi phí NVLTT đồng 98.279.580 199.984.840 101.705.260 b Chi phí NCTT đồng 2.664.508 7.315.400 4.650.892 c Biến phí SXC đồng 738.500 1.766.376 1.027.876 3 Định phí SXC đồng 2.607.512 2.607.512 0 Tổng chi phí sản xuất đồng 104.290.100 211.674.128 214.768.056
Qua bảng 3.6 ta thấy, tổng chi phí sản xuất thực tế cao hơn so với dự tốn, trong đó chi phí NVLTT, chi phí SXC và chi phí NCTT tăng so với dự tốn.
Nhƣ vậy, so sánh số liệu giữa Bảng 3.3 và Bảng 3.6 ta thấy sự chênh lệch về chi phí sản xuất giữa thực tế thực hiện so với dự tốn là khác nhau. Do đó nếu dựa trên dự tốn linh hoạt, việc lập dự tốn chi phí sản xuất linh hoạt phải thƣờng xuyên thực hiện để làm căn cứ cho việc điều chỉnh định mức sản xuất sản phẩm.
b) Phân loại chi phí kiểm sốt được và chi phí khơng kiểm soát được phục vụ việc đánh giá nỗ lực kiểm sốt chi phí ở các trung tâm trách nhiệm
Do tình hình thực tế tại Cơng ty và chiến lƣợc phát triển của Công ty, các trung tâm doanh thu vẫn phát triển theo hƣớng mở rộng thị trƣờng, tăng doanh số chứ không phát triển thành trung tâm lợi nhuận nên việc sử dụng chi phí sẽ theo định mức hiện tại của Cơng ty chứ khơng tiến hành khốn chi phí.
98
Vì vậy việc kiểm sốt chi phí sẽ thực hiện bằng cách so sánh giữa thực tế và kế hoạch. Riêng đối với các trung tâm chi phí, cho tới hiện tại Cơng ty vẫn chƣa phân loại chi phí kiểm sốt đƣợc và chi phí khơng kiểm sốt đƣợc gây khó khăn trong việc đánh giá thành quả hoạt động của loại hình trung tâm này và gây mất kiểm sốt chi phí ở một số phịng ban. Thơng qua luận văn tác giả đề xuất những chi phí có thể kiểm sốt đƣợc đối với loại hình trung tâm này nhƣ sau:
Dựa trên bảng khoản mục chi phí tại Cơng ty, xem xét tính chất của khoản mục chi phí và đặc điểm phân cấp tại Cơng ty, có thể phân loại chi phí theo hƣớng kiểm sốt đƣợc và khơng kiểm sốt đƣợc.
Phân loại chi phí kiểm sốt đƣợc và chi phí khơng kiểm sốt đƣợc đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Bảng 3.7. Bảng phân loại chi phí theo khả năng kiểm sốt
Nội dung khoản mục chi phí
Kiểm sốt đƣợc
Khơng kiểm sốt đƣợc
Bảo dƣỡng xe, phƣơng tiện vận tải X
Chi phí bảo vệ X
Chi ăn ca cho công nhân viên X
Chi phí bảo hiểm xe, bảo hiểm tai nạn ... X
Chi phí đào tạo X
Chi phí cơng chứng, photo tài liệu X Chi phí cơng tác phí (tàu, xe,... ) X Chi phí duy trì trang Web, tên miền, phần
99
Chi phí đại hội, hội nghị tổng kết X
Chi phí giám định hàng hóa, phí đăng kiểm xe X Chi phí học phí tài liệu, tàu xe, tài trợ kinh phí
học X
Chi phí quảng cáo sản phẩm, hội nghị khách hàng X
Chi phí kiểm định, giám định hàng hóa xuất khẩu X
Chi phí kiểm kê X
Chi phí kiểm tốn, tƣ vấn ... X
Chi phí khấu hao TSCĐ X
Chi phí may đồng phục X
Chi phí nhiên liệu X
Chi phí sửa chữa, bảo trì, bảo dƣỡng máy móc,
thiết bị nhà xƣởng X
Chi phí tiếp khách X
Chi phí vệ sinh, phí mơi trƣờng X
Điện thoại, báo chí, Internet X
Tiền lƣơng X
Phụ tùng, văn phịng phẩm X
Chi phí tiền điện X
Trên cơ sở phân loại chi phí theo biến phí, định phí và chi phí kiểm sốt đƣợc, khơng kiểm sốt đƣợc nêu trên, tác giả đề xuất lập báo cáo kiểm sốt chi phí từng phịng ban theo các khoản mục chi phí có thể kiểm sốt đƣợc của
100
loại trung tâm này. Báo cáo kiểm sốt chi phí đƣợc lập cho từng phịng ban bao gồm các chỉ tiêu sau:
Bảng 3.8. Báo cáo chi phí hoạt động tháng 8/2019
Bộ phận: …….. Tỷ lệ Stt Các chỉ tiêu Phát sinh Định mức Chênh lệch giữa thực chi phí thực tế (+)/(-) tế/định mức (1) (2) (3) (4) (5) (6) 1 Chi phí văn phịng phẩm 2 Chi phí điện, điện thoại, 3 CP tiếp khách 4 …..
Báo cáo kiểm sốt chi phí sẽ kiểm sốt các chi tiêu nhƣ chi phí ngun vật liệu, dụng cụ khối văn phịng; chi phí điện, nƣớc, Internet; chi phí điện thoại; chi phí dịch vụ mua ngồi; chi phí hội họp tiếp khách; chi phí khác vì các khoản chi phí này mang tính chất là định phí kiểm sốt đƣợc. Do vậy ngồi việc lập bảng kiểm sốt chi phí bằng cách tính chênh lệch giữa định mức Công ty đƣa ra và thực tế sử dụng chi phí tại mỗi phòng ban để tăng động lực tiết kiệm chi phí vì mục tiêu lợi nhuận chung của tồn Cơng ty. Việc xây dựng đƣợc định mức phù hợp cho các phòng ban là một việc rất cần thiết, cung cấp cơ sở cho công tác đánh giá thành quả hoạt động của các phòng ban.
3.2.3.2. Hoàn thiện báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí
Do cơng tác kiểm sốt chi phí tại Cơng ty chƣa thật chặt chẽ. Nhà quản lý cần thƣờng xun phân tích tình hình tài chính của Cơng ty, nhận diện chi phí phát sinh, xác định nhân tố ảnh hƣởng đến các khoản mục chi phí nhằm
101
đề ra các giải pháp kịp thời, phù hợp, đảm bảo mục tiêu lợi nhuận của Công ty. Để đạt đƣợc điều này, các báo cáo chi phí cần có sự liên kết với nhau để giúp nhà quản lý nhìn nhận vấn đề một cách rõ ràng. Các báo cáo chi phí cần có sự chi tiết đến từng phân xƣởng và sự phân tích biến động ở từng loại chi phí. Tại Cơng ty, trung tâm chi phí tiêu chuẩn và trung tâm chi phí tùy ý có mẫu biểu báo cáo khác nhau thể hiện thành quả hoạt động phù hợp.
- Trung tâm chi phí tiêu chuẩn: Các báo cáo thành quả có thể đƣợc trình bày dƣới dạng các báo cáo tình hình thực hiện chi phí.
Tập hợp thơng tin về chi phí NVLTT, chi phí NCTT và chi phí SXC về kết quả thực hiện và kế hoạch đề ra từ các báo cáo, thiết lập bảng báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm chi phí sản xuất tại nhà máy sản xuất các mặt hàng.
Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí tại Bộ phận sản xuất đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Bảng 3.9. Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí Bộ phận sản xuất Bộ phận sản xuất
(ĐVT: Đồng)
Diễn giải Tháng hiện hành Lũy kế từ đầu năm đến nay
Thực tế Kế hoạch Chênh lệch Thực tế Kế hoạch Chênh lệch Chi phí có thể kiểm sốt Chi phí NVLTT 10.194.894.303 14.457.259.714 - 4.262.365.411 18.465.227.482 19.855.910.883 - 1.390.683.401 Chi phí NCTT 8.999.649.311 8.635.100.270 364.549.041 10.803.649.341 10.256.300.270 547.349.071 Biến phí SXC 429.120.578 353.787.583 75.332.995 448.297.579 403.809.345 44.488.234 - Công cụ, dụng cụ 350.875.210 284.245.260 66.629.950 365.875.210 324.245.020 41.630.190
- Bảo trì, sửa chữa 78.245.368 69.542.323 8.703.045 82.422.369 79.564.325 2.858.044
Định phí SXC 2.596.527.338 2.209.774.122 386.753.216 2.685.807.587 2.459.773.5 50 226.033.983 - Chi phí hành chính 2.596.384.345 2.209.090.980 387.293.365 2.685.555.021 2.459.083.550 226.471.471 - Chi phí khác 142.993 683.142 - 540.149 252.566 690.000 - 437.434 Tổng cộng 22.220.191.530 25.655.921.689 -3.435.730.159 32.402.981.989 32.975.794.048 - 572.812.059
102
Bảng 3.10. Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí Bộ phận quản lý Bộ phận quản lý
(ĐVT: Đồng)
Diễn giải
Tháng hiện hành Lũy kế từ đầu năm đến nay
Thực tế Kế hoạch Chênh lệch Thực tế Kế hoạch Chênh lệch Biến phí 196.993.646 194.382.383 2.611.263 261.402.907 276.547.000 - 15.144.093 - Chi phí quảng cáo,
hoa hồng, khuyến mãi 50.875.210 49.245.260 1.629.950 89.256.121 90.458.586 - 1.202.465
- CP công cụ, dụng cụ 78.245.368 69.542.323 8.703.045 101.256.235 100.565.566 690.669
- CP dịch vụ mua ngoài 67.700.245 75.248.900 - 7.548.655 70.565.000 84.666.623 -14.101.623
- CP khác 172.82
3 345.900 - 173.077 325.551 856.225 - 530.674
Định phí 9.291.654.345 9.208.541.204 83.113.141 15.285.789.650 16.119.497.660 - 833.708.010 - Chi phí Lƣơng nhân
viên 6.596.384.345 6.209.090.980 387.293.365 12.586.488.655 12.566.755.000 19.733.655
- Chi phí khấu hao
TSCĐ 2.695.270.000 2.999.450.224 -304.180.224 2.699.300.995 3.552.742.660 - 853.441.665
Tổng cộng 9.488.647.991 9.402.923.587 85.724.404 15.547.192.557 16.396.044.660 - 848.852.103
Thông qua báo cáo này ta thấy đƣợc tình hình biến động của các loại chi phí phục vụ trực tiếp sản xuất ở Cơng ty. Từ đó có những đánh giá đối với sự chênh lệch (nếu có) của các loại chi phí này. Các báo cáo tại mỗi nhà máy sản