8. Kết cấu của đề tài
2.1.4.Đặc điểm tổ chức kế tốn tại Cơng ty
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty
Cơng ty áp dụng mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung. Tất cả các cơng việc nhƣ kiểm tra phân loại chứng từ, ghi sổ kế toán và lập báo cáo kế toán đƣợc tập trung ở một Phịng Tài chính - Kế tốn tại Văn phịng Cơng ty.
Xuất phát từ tình hình thực tế và yêu cầu quản lý của Công ty, biên chế nhân sự của Phịng Tài chính - Kế tốn, hiện nay gồm 10 ngƣời dƣới sự lãnh đạo trực tiếp của Kế toán trƣởng đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Sơ đồ 2.3. Bộ máy Phịng Tài chính – Kế tốn
- Kế toán trƣởng: Là ngƣời giúp việc cho Giám đốc công ty, thực hiện chức năng của một kế toán quản trị theo các quy định của pháp luật; tổ chức
Kế toán trƣởng Kế toán TSCĐ Kế toán tiêu thụ và cơng nợ phải trả Kế tốn tiền lƣơng Kế tốn vật tƣ và cơng nợ phải thu Kế toán phân xƣởng sản xuất Kế toán thanh toán Kế toán thuế Thủ quỹ Kế toán tổng hợp
58
bộ máy kế toán sao cho gọn nhẹ, hiệu quả, phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty; chịu trách nhiệm quản lý chung mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế tốn. Kế tốn trƣởng quyết định về cơ cấu nhân sự của phịng; đánh giá năng lực chun mơn của từng nhân viên; chủ trì các cuộc họp định kỳ / đột xuất liên quan đến cơng tác của phịng, đại diện phịng tham gia các cuộc họp cấp lãnh đạo của Cơng ty; nắm vững tình hình tài chính của Cơng ty; tham mƣu cho Giám đốc ra các quyết định về chính sách và kế hoạch tài chính; lập báo cáo tài chính định kỳ;... Đồng thời, tham mƣu cho Giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế, chỉ đạo sản xuất kinh doanh ở Công ty, theo dõi thanh quyết tốn tồn Cơng ty.
- Kế toán tổng hợp: Là ngƣời theo dõi số liệu tổng hợp, lập các quyết toán và báo cáo kế tốn tồn Cơng ty; có trách nhiệm theo dõi việc thực hiện các kế hoạch doanh thu – chi phí, các kế hoạch tài chính và báo cáo với Kế tốn trƣởng và lãnh đạo nếu thấy việc thực hiện kế hoạch này là không hợp lý.
- Kế tốn TSCĐ: Có nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính, theo dõi tình hình tăng giảm, biến động tồn bộ TSCĐ của Cơng ty; hàng năm, đăng ký với Chi cục thuế về việc tăng giảm nguồn khấu hao.
- Kế toán tiền lƣơng: Có nhiệm vụ theo dõi thanh tốn lƣơng cho cán bộ, công nhân viên tồn Cơng ty; thực hiện trích nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo quy định của Nhà nƣớc.
- Kế tốn tiêu thụ và cơng nợ phải trả: Với nhiệm vụ thu thập, phân loại chứng từ, hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết về các nghiệp vụ bán hàng, lập bảng tính kết quả tiêu thụ theo từng quý, năm, lập báo cáo kết quả kinh doanh, lập bảng kê nộp thuế, theo dõi lƣợng sản phẩm nhập xuất tồn, theo dõi chi tiết từng đối tƣợng và tổng hợp công nợ phải trả.
- Kế tốn vật tƣ và cơng nợ phải thu: Theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu, cơng cụ, dụng cụ, tính giá vật liệu nhập xuất, phân bổ vào chi phí sản
59
xuất; đồng thời, theo dõi công nợ phải thu khách hàng. Hàng ngày, cập nhật các chứng từ đầu vào từ các bộ phận có liên quan, theo dõi, kiểm tra, thu hồi công nợ chi tiết với từng khách hàng, theo dõi các khoản công nợ để kịp thời đƣa ra những biện pháp xử lý đối với những khoản nợ quá hạn của khách hàng, tránh tình trạng mất khả năng kiểm soát gây ra hao hụt nguồn vốn kinh doanh.
- Kế toán phân xƣởng sản xuất: Phụ trách việc hạch tốn NVLTT, chi phí NCTT, chi phí SXC phát sinh ở phân xƣởng, tập hợp chi phí và tính giá thành tất cả các sản phẩm của Cơng ty.
- Kế tốn thanh tốn: Căn cứ vào các chứng từ hợp lệ nhƣ hoá đơn bán hàng, các chứng từ nhập - xuất kho để lập các phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, lập bảng kê chứng từ thu, chi tiền mặt, lập bảng kê chứng từ ngân hàng, làm các thủ tục vay và trả nợ ngân hàng, vào sổ kế toán tài khoản tiền gửi, tiền vay, theo dõi tình hình tồn quỹ tiền mặt, đơn đốc tình hình thanh tốn, quyết tốn, theo dõi chi tiết các tài khoản công nợ.
- Kế toán thuế: Xác định các khoản thuế, nghĩa vụ nộp vào ngân sách nhà nƣớc của Cơng ty; thanh tốn các khoản phải nộp ngân sách đúng hạn, đúng quy định Nhà nƣớc.
- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ giữ tiền mặt và rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ. Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để thu và cấp tiền mặt.
2.1.4.2. Hình thức kế tốn áp dụng ở Cơng ty
Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
Hiện tại, Công ty đang sử dụng hình thức sổ Nhật ký – Chứng từ trên phần mềm kế toán. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh ở đơn vị đều đƣợc lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung thực, khách quan vào chứng từ kế toán.
60
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra
Hình 2.1. Quy trình luân chuyển chứng từ
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc bảng kê. Đối với các nghiệp vụ liên quan đến đối tƣợng cần hạch toán chi tiết (chƣa đƣợc kết hợp phản ánh ở các sổ trên), từ chứng từ gốc còn ghi vào các sổ chi tiết có liên quan. Đối với các trƣờng hợp ghi vào các bảng kê, phần lớn cuối tháng, tổng hợp số liệu ghi vào Nhật ký - Chứng từ có liên quan. Cuối tháng, từ Nhật ký - Chứng từ ghi vào sổ cái, từ các sổ chi tiết tổng hợp số liệu lập bảng tổng hợp chi tiết, rồi đối chiếu số liệu ở bảng tổng hợp chi tiết với các tài khoản tƣơng ứng trên sổ cái. Cuối cùng, từ số liệu ở sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết, Nhật ký - Chứng từ lập các báo cáo tài chính.
Chứng từ gốc
Bảng kê và bảng phân bổ
Nhật ký - Chứng từ
Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ
Sổ chi tiết
Sổ cái
Bảng tổng hợp chi tiết
61
2.1.4.3. Hệ thống tài khoản kế tốn, sổ sách kế tốn và báo cáo tài chính a) Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ
Hệ thống chứng từ kế tốn của Cơng ty đƣợc lập căn cứ vào các yêu cầu cụ thể về quản lý các hoạt động để quy định sử dụng những mẫu chứng từ phù hợp bao gồm:
- Chứng từ về lao động tiền lƣơng: Bảng chấm cơng, bảng thanh tốn tiền lƣơng, bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng, bảng phân bổ tiền lƣơng và BHXH, giấy đi đƣờng,...
- Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kê mua hàng, bảng phân bổ nguyên phụ liệu, biên bản kiểm nghiệm vật tƣ hàng hóa,...
- Chứng từ về bán hàng: Hợp đồng kinh tế, lệnh giao hàng, thông báo giao hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hóa đơn giá trị gia tăng, nhật trình vận chuyển hàng hóa trên đƣờng,...
- Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, biên bản kiểm kê quỹ, bảng kê thu tiền ...
- Chứng từ về TSCĐ: Biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ...
b) Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán hiện hành tại Việt Nam theo Quyết định số 15/2006-QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Bên cạnh đó, để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, nhu cầu thơng tin quản lý, hạch tốn kế tốn, Cơng ty đã bổ sung thêm vào hệ thống tài khoản một số tài khoản chi tiết cho phù hợp với tình hình hoạt động, gọn nhẹ cho cơng tác kế tốn nhƣ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp,... Hệ thống tài khoản kế tốn bổ sung ln đƣợc điều chỉnh, phù hợp với các quyết định, thông tƣ của Bộ Tài chính, hƣớng dẫn thực hiện
62
theo các chuẩn mực kế toán hiện hành. Hệ thống tài khoản đƣợc mở chi tiết, cụ thể, rõ ràng và có hƣớng dẫn áp dụng. Điều này giúp các nhân viên kế tốn tránh nhầm lẫn trong q trình sử dụng tài khoản và hạch toán kế toán, tăng cƣờng tính hiệu quả trong cơng tác kiểm tra của các nhân viên kế toán cũng nhƣ Kế toán trƣởng.
c) Tổ chức vận dụng hình thức sổ kế tốn
Cơng ty là đơn vị sản xuất kinh doanh có quy mơ lớn, số lƣợng nghiệp vụ xảy ra nhiều nên đòi hỏi nghiệp vụ phải phản ánh một cách kịp thời chính xác, tiện cho việc theo dõi và kiểm tra. Chính vì vậy, Cơng ty đã áp dụng hình thức kế tốn “Nhật ký - Chứng từ ” với phần mềm kế toán BRAVO. Việc lựa chọn hình thức kế tốn này giúp kế tốn giảm bớt khối lƣợng cơng việc và thuận lợi cho việc chun mơn hố lao động trong kế tốn. Các loại sổ kế toán sử dụng: Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê, Sổ cái, sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Quy trình luân chuyển chứng từ đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Ghi chú:
: Nhập số liệu hàng ngày
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra
Hình 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ theo hình thức kế tốn trên máy vi tính
MÁY VI TÍNH Phần mềm kế toán Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Chứng từ kế toán Bảng kê chứng từ kế toán cùng loại
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế tốn quản
63
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn. Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế tốn tổng hợp (Sổ Cái; Nhật ký – Chứng từ…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối kỳ, kế tốn thực hiện thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác trung thực theo thơng tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Kế toán kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết in ra giấy đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Lƣu trữ và bảo quản theo quy định của Luật Kế toán.
d) Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo kế tốn của Cơng ty đƣợc chia làm hai loại: Báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
- Báo cáo tài chính bao gồm bảng cân đối kế tốn, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lƣu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính.
- Báo cáo quản trị bao gồm báo cáo tình hình cơng nợ, báo cáo hoạt động thu chi, báo cáo doanh thu,...
2.2. Thực trạng kế tốn trách nhiệm tại Cơng ty TNHH Tinh Bột Sắn Nhiệt Đồng Tâm Vĩnh Thạnh
2.2.1. Tình hình phân cấp quản lý của Cơng ty
Phân cấp quản lý tài chính tại Cơng ty thực hiện dựa trên Điều lệ Công ty đƣợc thông qua ngày 15/4/2014 và Quy chế quản lý tài chính của Cơng ty ban hành. Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty gồm:
64
quyết định quan trọng với các công việc điều hành và quản lý Công ty dựa theo điều lệ đã đƣợc đề ra khi thành lập Công ty.
Ban Giám đốc Công ty gồm 01 Giám đốc và 01 Phó Giám đốc. Giám đốc là ngƣời ra các quyết định chiến lƣợc, kế hoạch phát triển trung hạn và dài hạn; kế hoạch kinh doanh hằng năm của Công ty và đƣa ra những điều chỉnh kịp thời phù hợp với tình hình thị trƣờng.
Chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp của Giám đốc là Phó Giám đốc. Có chức năng và chịu trách nhiệm quản lý, điều hành, giám sát việc thực hiện các chiến lƣợc, chính sách, quy trình và kế hoạch hằng năm liên quan đến sản phẩm cũng nhƣ hƣớng đến mục tiêu chung của tồn Cơng ty; đồng thời, chủ động giải quyết các công việc đã đƣợc Giám đốc ủy quyền và phân cơng theo đúng chế độ chính sách của nhà nƣớc và điều lệ của Công ty.
Đứng đầu mỗi phòng ban là các trƣởng phòng. Là cấp chịu sự quản lý trực tiếp của các Phó Giám đốc. Trƣởng phòng là ngƣời thực hiện nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động theo chức năng đƣợc phân công. Đồng thời, các trƣởng phòng trực tiếp quản lý nhân sự và tổ chức thực hiện cơng việc tại phịng ban mình sao cho hiệu quả để cùng hƣớng đến mục tiêu chung của cả Cơng ty. Bên cạnh đó, phải có trách nhiệm báo cáo kết quả và công việc của bộ phận mình quản lý.
Với sự phân cấp quản lý tài chính nhƣ trên, có thể thấy rằng: Cơ cấu quản lý tại Công ty tƣơng đối chặt chẽ, mỗi cấp quản lý có những quyền hạn và nhiệm vụ riêng phục vụ cho mục tiêu sản xuất kinh doanh của Công ty. Mỗi bộ phận có ngƣời đứng đầu chịu trách nhiệm chung cho kết quả hoạt động của bộ phận mình, bảo đảm đem lại hiệu quả nhất định cho từng hoạt động và từng bộ phận của Cơng ty. Tuy nhiên, để kế tốn trách nhiệm phát huy tác dụng cần có sự phân quyền rõ ràng, cụ thể hơn nữa cho từng bộ phận, cá nhân. Điều cần thiết là gắn kết trách nhiệm cá nhân với kết quả hoạt động
65
từng bộ phận. Có nhƣ vậy, khi phát sinh chênh lệch Công ty mới biết đƣợc đâu là nguồn gốc của sự việc. Trên cơ sở đó, Cơng ty mới thúc đẩy các bộ phận, cá nhân đóng góp tích cực vào mục tiêu chung của Công ty.
2.2.2. Thực trạng các trung tâm trách nhiệm theo phân cấp quản lý hiện nay của Cơng ty nay của Cơng ty
Nhìn chung, lãnh đạo cấp cao tại Cơng ty đã có sự nhìn nhận đúng đắn về quản trị doanh nghiệp trong giai đoạn mới, Công ty phân chia quyền hạn để tổ chức quản lý tại các phòng ban và đề ra các chỉ tiêu để đánh giá việc thực hiện cơng việc tại các phịng ban. Sự phân cấp quản lý tại Cơng ty đã hình thành nên các giới hạn và phạm vi về quyền hạn, chức năng và nhiệm vụ cụ thể cho nhà quản trị ở mỗi bộ phận và tƣơng đối phù hợp với việc hình thành các trung tâm trách nhiệm trong cơ cấu tổ chức quản lý ở Công ty. Trên cơ sở lý thuyết và qua tìm hiểu tại Cơng ty, tác giả có thể nhận thấy sự phân cấp quản lý hiện tại của Công ty theo chức năng, nhiệm vụ của từng cấp đã tổ chức thành 4 trung tâm trách nhiệm với đặc điểm của các trung tâm trách nhiệm ở Công ty đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Hội đồng thành viên Cơng ty có tồn quyền quyết định về tất cả các hoạt động đầu tƣ của Công ty. Với đặc điểm nêu trên Hội đồng thành viên Công ty đƣợc xem nhƣ là trung tâm đầu tƣ.
Ban Giám đốc Công ty đƣợc sự uỷ quyền của Hội đồng thành viên Cơng