- Về quy mô nguồn vốn: Tiếp tục huy động vốn từ các cổ đông, giảm dần vốn vay, luôn chủ động về vốn để sản xuất kinh doanh trong mọi điều
3.2.1.2. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống các định mức phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch kinh doanh
xây dựng kế hoạch kinh doanh
Định mức kinh tế kỹ thuật trước hết là số lượng tiêu hao lao động tối đa để làm ra một đơn vị sản phẩm hay hoàn thành một công việc nhất định. Định mức kinh tế kỹ thuật cũng có thể là tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
Các định mức kinh tế - kỹ thuật là những căn cứ để xác định các chỉ tiêu của kế hoạch bộ phận có liên quan hàng năm. Chẳng hạn, định mức sử dụng thiết bị máy móc để xác định năng lực sản xuất khi lập kế hoạch sản xuất. Định mức chi phí tiền lương và các định mức lao động để lập kế hoạch lao động tiền lương và giá thành đơn vị sản phẩm. Định mức vốn lưu động để lập kế hoạch giá thành sản phẩm và tài chính.
Để kế hoạch lập ra đạt hiệu quả cao nhất, người lập kế hoạch phải đảm bảo nguyên tắc chỉ sử dụng những định mức tiên tiến và hiện thực. Muốn vậy phải rà soát lại các định mức trước khi lập kế hoạch hàng năm. Khi điều kiện sản xuất thay đổi, nhất thiết phải xem xét lại hệ thống định mức để sửa đổi kịp thời. Có như vậy mới giảm được giá thành đơn vị sản phẩm, tăng hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
Hiện nay, hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật của Công ty phục vụ công tác kế hoạch còn chưa đầy đủ. Công ty cũng chưa có bộ phận nào chủ trì quản lý thống nhất hệ thống định mức. Do đó, các định mức do các đơn vị tự xây dựng, đồng thời thường xuyên điều chỉnh khi xây dựng kế hoạch kinh doanh.
Chính vì vậy, việc các định mức không chính xác dẫn đến việc lập kế hoạch các chỉ tiêu không chính xác. Không những thế, còn làm cho sử dụng lãng phí vật tư, lao động, tiền vốn. Nếu điều kiện sản xuất đã thay đổi vẫn áp dụng hệ thống định mức lạc hậu làm kìm hãm các khả năng tăng năng suất lao động và giảm chi phí trên 1 đơn vị sản phẩm.
Để xây dựng và hoàn thiện hệ thống các định mức phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch kinh doanh, Công ty cần thực hiện những nội dung sau:
- Phân công đơn vị chủ trì: Phòng Kế hoạch phát triển chịu trách nhiệm rà soát, xây dựng định mức và quản lý, theo dõi việc thực hiện hệ thống định mức trong toàn Công ty. Các phòng chức năng có trách nhiệm phối hợp xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật liên quan đến đơn vị.
- Tiến hành rà soát, phân tích tình hình thực hiện định mức hiện nay trên phạm vi toàn Công ty. Điều này nhằm mục đích giải thích nguyên nhân sâu xa của việc tăng giá thành đơn vị sản phẩm hoặc tăng tổng chi phí so với dự toán. Thường người ta phân tích tình hình thực hiện các mức tiêu hao nguyên vật liệu, thời gian hoạt động của thiết bị, dự trữ sản xuất hay vốn lưu động. Qua phân tích có thể nắm được nguyên nhân vượt hoặc giảm so với định mức, trên cơ sở đó thiết kế biện pháp sử dụng hợp lý vật tư, tiền vốn, cải tiến sửa đổi các mức cho phù hợp điều kiện sản xuất thay đổi.
- Phân tích tính chính xác của công tác kế hoạch tìm nguyên nhân chênh lệch so với kế hoạch hoặc so với định mức từ phía người lập kế hoạch, xem do sai lầm gì từ các căn cứ lập kế hoạch như các định mức không chuẩn xác,
dự báo nhu cầu hay giá cả sai lệch lớn. Cũng có thể nguyên nhân từ phía phương pháp tính các chỉ tiêu kém khoa học, không đúng dẫn đến những chênh lệch so với kế hoạch đặt ra.
Các nội dung phân tích trên phải được thực hiện song song với việc tổng kết, đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch của năm hiện tại. Thường những nguyên nhân chênh lệch do tổ chức thực hiện không tốt thuộc loại nguyên nhân phát hiện ở hai nội dung phân tích trên. Những nguyên nhân do lập kế hoạch thiếu căn cứ khoa học do hạn chế năng lực, ít kinh nghiệm của người lập kế hoạch lại được phát hiện ở nội dung phân tích này. Nó rất cần để nhà kế hoạch tự mình nghiêm khắc đánh giá công tác của mình. Muốn cho công tác hoạch định chiến lược và lập kế hoạch chuẩn xác, có hiệu quả kinh tế cao ngay từ khi hoạch định, nhà quản trị cao nhất của doanh nghiệp phải quan tâm thích đáng tới việc phân tích tính chính xác của công tác lập kế hoạch.
- Hoàn thiện và ban hành hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật trong toàn Công ty để áp dụng cho việc xây dựng kế hoạch kinh doanh năm tiếp theo. Bao gồm:
- Nhóm các định mức tiêu hao nguyên vật liệu, nhiên liệu, động lực; quy định mức tối đa cho phép nguyên vật liệu, nhiên liệu, động lực cho 1 đơn vị sản phẩm;
- Nhóm các định mức lao động tiền lương bao gồm: mức năng suất, mức phục vụ máy, định mức tiền lương,…;
- Nhóm các định mức sử dụng máy, quy định mức năng suất 1 giờ (hay 1 ca) máy và thời gian hoạt động của máy móc thiết bị trong 1 năm;
- Nhóm định mức về tổ chức sản xuất bao gồm: thời gian của chu kỳ sản xuất, định mức dự trữ sản xuất, định mức vốn lưu động;
- Nhóm định mức về tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc chất lượng, qui cách sản phẩm. Các điều kiện để có thể xây dựng và hoàn thiện hệ thống các định mức phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch kinh doanh như trên cho Công ty gồm:
+ Đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý định mức tại phòng Kế hoạch phát triển phải có năng lực quản lý tốt, hiểu biết sâu mọi lĩnh vực hoạt động của Công ty; + Sự phối hợp tốt của các đơn vị, phòng ban chức năng trong việc xây dựng định mức;
+ Thiết lập hệ thống thông tin đủ mạnh đáp ứng việc phân tích, đánh giá và điều chỉnh định mức một cách kịp thời.
Xây dựng và hoàn thiện hệ thống các định mức trong toàn Công ty là tương đối phức tạp song có tính khả thi. Đặc biệt, giải pháp này là hết sức cần thiết bởi nó giúp cho việc xây dựng kế hoạch kinh doanh được chính xác, khoa học, tiết kiệm nguồn lực. Đồng thời, việc quản trị quá trình thực hiện kế hoạch được rõ ràng, minh bạch.