T Slượng sản phẩm tiêu thụ ĐV H 2008 H 2009 KH
2.3. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DABACO VIỆT NAM
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DABACO VIỆT NAM
2.3.1. Ưu điểm
Qua nghiên cứu thực trạng công tác xây dựng kế hoạch kinh doanh tại Công ty cổ phần DABACO Việt Nam cho thấy có những ưu điểm như sau:
- Công tác xây dựng kế hoạch kinh doanh được thực hiện qua các bước của một quy trình xây dựng kế hoạch kinh doanh:
Công tác chuẩn bị cho việc xây dựng kế hoạch kinh doanh của Công ty bắt đầu bằng việc xây dựng khung hướng dẫn trên cơ sở tổng hợp, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch trong 9 tháng đầu năm; phương hướng; nhiệm vụ, giải pháp 3 tháng cuối năm; các hiểu biết về môi trường bên trong,
bên ngoài Công ty. Xác định được các thành phần cơ bản của môi trường, đưa ra các thành phần có ý nghĩa thực tế đối với Công ty, thu thập và phân tích thông tin về các thành phần này. Trong quá trình phân tích môi trường doanh nghiệp tìm hiểu các cơ hội có thể có trong tương lai và xem xét chúng một cách toàn diện, rõ ràng. Biết được điểm đứng hiện tại của doanh nghiệp trên cơ sở điểm yếu và điểm mạnh của mình, đánh giá được những cơ hội và thách thức sẽ có trong tương lai.
Việc xác định nhiệm vụ, mục tiêu cho toàn Công ty, các nhà máy, xí nghiệp, đơn vị thành viên trong năm kế hoạch căn cứ vào việc phân tích đó. Các nhiệm vụ, mục tiêu này sẽ xác định kết quả cần đạt được và chỉ ra các điểm kết thúc trong những việc cần phải làm, những nơi, những việc cần phải được chú trọng ưu tiên và cái gì cần hoàn thành bằng một hệ thống các chiến lược, các chính sách, các thủ tục, các ngân quỹ và các chương trình.
Sau đó các chỉ tiêu kế hoạch sẽ được soạn lập nhằm đáp ứng những mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể cho toàn doanh nghiệp hướng tới là: Đáp ứng đòi hỏi của thị trường; Nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh, quản lý một cách có hiệu quả hơn các nguồn lực; Đảm bảo thực hiện chiến lược kinh doanh đã chọn…
Việc xây dựng kế hoạch kinh doanh là công việc phối hợp của các nhà máy, xí nghiệp, đơn vị thành viên và các phòng ban để các chỉ tiêu kế hoạch được đầy đủ, chi tiết, hợp lý giúp cho công tác triển khai, thực hiện, kiểm tra, đánh giá các chỉ tiêu kế hoạch một cách thuận lợi nhất.
- Tổ chức phân công nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh cụ thể, rõ ràng, hợp lý:
Việc tổ chức phân công chức năng, nhiệm vụ đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng, phân chia chặt chẽ giữa các cấp, phòng ban, đơn vị trong toàn doanh nghiệp một cách thống nhất để thực hiện quá trình kế hoạch hoá riêng biệt, giải quyết những công việc mang tính đặc thù, khác biệt là yếu tố hết sức
quan trọng giúp cho công tác xây dựng kế hoạch kinh doanh được rõ ràng, hợp lý và thành công.
Tại Công ty, nhiệm vụ, quyền hạn, chức năng, quy chế hoạt động của từng phòng, từng đơn vị thành viên đã được quy định rõ ràng, cụ thể. Do đó các cá nhân, phòng ban, đơn vị trong toàn Công ty xác định, hiểu rõ trách nhiệm của mình trong công xây dựng kế hoạch kinh doanh đối với từng chỉ tiêu kế hoạch cụ thể. Khi xây dựng kế hoạch các cá nhân, phòng ban, đơn vị luôn luôn thể hiện tính chủ động trong việc thu thập thông tin liên quan, thống kê, tổng hợp, phân tích, đánh giá, tiến hành xây dựng kế hoạch đúng thời gian đáp ứng tốt yêu cầu của cấp trên. Các chỉ tiêu kế hoạch mặc dù chi tiết, cụ thể và logic nhưng không hề bị chồng chéo, mâu thuẫn.
Thực hiện chức năng tổng hợp, tham mưu kế hoạch phát triển, Phòng Kế hoạch phát triển được giao chủ trì trong công tác xây dựng kế hoạch kinh doanh của Công ty. Điều này là hoàn toàn hợp lý trong mô hình tổ chức bộ máy, đúng với quy chế, chức năng, nhiệm vụ của Công ty và Phòng KHPT hiện tại. Khi tiến hành xây dựng kế hoạch, Phòng Kế hoạch phát triển trủ trì, phối hợp, xây dựng khung hướng dẫn, giao cho các phòng ban, đơn vị xây dựng các kế hoạch bộ phận. Sau khi các phòng ban, đơn vị xây dựng kế hoạch xong gửi lại, Phòng Kế hoạch phát triển thực hiện cân đối, tổng hợp, tính toán, điều chỉnh lại các chỉ tiêu kế hoạch sao cho minh bạch, rõ ràng, hợp lý và thống nhất lại với các đơn vị để ra được bản kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh trình lãnh đạo công ty xem xét.
2.3.2. Hạn chế
Mặc dù công tác xây dựng kế hoạch kinh doanh tại Công ty có những ưu điểm cần phát huy nhưng qua nghiên cứu thực tế vẫn thấy tồn tại những hạn chế nhất định cần được khắc phục. Đó là:
- Chưa xây dựng kế hoạch chiến lược làm cơ cở, định hướng cho việc xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm:
Chiến lược là nhân tố cơ bản trong kinh doanh. Chiến lược kinh doanh quyết định lĩnh vực doanh nghiệp sẽ hoạt động, sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiêp sẽ cung cấp, phương thức doanh nghiệp xâm nhập thị trường, cách thức cạnh tranh, phương thức huy động phân bổ các nguồn lực và hoạt động mà doanh nghiệp sẽ tiến hành trong một khoảng thời gian dài. Trong khi kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm lại thực hiện việc triển khai chiến lược kinh doanh trong thời gian từng năm trong chiến lược.
Các kế hoạch chiến lược và kế hoạch kinh doanh hàng năm (dài hạn – trung hạn và ngắn hạn) cần phải có sự liên kết chặt chẽ với nhau, không được phủ nhận, loại bỏ lẫn nhau. Cần coi trọng vấn đề giải quyết mối quan hệ giữa các loại kế hoạch theo thời gian, giữa lợi ích cục bộ trước mắt và lợi ích lâu dài vì trên thực tế đã nảy sinh nhiều lãng phí từ các quyết định trong ngắn hạn với lợi ích cục bộ trước mắt mà không đánh giá hay xem xét ảnh hưởng của nó tới các lợi ích lâu dài trong kế hoạch dài hạn. Nhiều kế hoạch ngắn hạn đã không những không đóng góp gì cho một kế hoạch dài hạn mà còn gây nhiều cản trở hay có những đòi hỏi nhiều đối với các kế hoạch dài hạn, thậm chí còn làm thất bại mục tiêu lâu dài của doanh nghiệp.
Để thực hiện được mối quan hệ giữa kế hoạch dài, trung và ngắn hạn, các nhà lãnh đạo chủ chốt các doanh nghiệp nên thường xuyên xem xét và sửa đổi các quyết định trước mắt xem chúng có phục vụ các chương trình dài hạn hay không và các nhà quản lý cấp dưới nên được thông báo một cách thường xuyên về kế hoạch dài hạn của doanh nghiệp sao cho các quyết định của họ phù hợp với các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.
Hiện nay, chiến lược kinh doanh hay còn gọi là kế hoạch dài hạn tại Công ty chưa được xây dựng cụ thể, chính thống mà mới chỉ nằm trong ý nghĩ, quan điểm và chủ trương của lãnh đạo, chưa có văn bản, tài liệu hướng dẫn việc xây dựng chiến lược này. Chính điều này dẫn đến công tác xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm tại Công ty còn tương đối bị động, chủ yếu
căn cứ vào kết quả thực hiện của năm trước, chạy theo lối mòn, không có sáng tạo. Công tác xây dựng kế hoạch mang nặng tính liệt kê, tính toán thuần tuý chứ chưa đi sâu phân tích giải pháp, hiệu quả.
Trong nền kinh tế thị trường hội nhập sâu, cạnh tranh ngày càng gay gắt và khốc liệt, sự biến đổi nhanh chóng về khoa học, công nghệ, thông tin và sức ép từ các đối thủ là những yếu tố mà Công ty phải đối mặt. Cho nên vấn đề đặt ra cho lãnh đạo Công ty là cần thiết phải xây dựng một kế hoạch dài hạn (chiến lược kinh doanh) để Công ty luôn chủ động trong kinh doanh và vạch ra cho mình chỗ đứng nhất định trong tương lai.
- Các nguồn lực phục vụ công tác xây dựng kế hoạch kinh doanh còn thiếu và yếu ảnh hưởng đến chất lượng kế hoạch:
+ Nguồn lực con người luôn luôn được đặt lên vị trí hàng đầu và không thể thay thế trong tất cả các nguồn lực. Nguồn lực con người phục vụ công tác kế hoạch quyết định đến chất lượng kế hoạch của Công ty. Để đảm bảo chất lượng kế hoạch kinh doanh, các cán bộ làm công tác kế hoạch phải có chuyên môn phù hợp, sâu rộng, có khả năng tư duy trừu tượng, suy luận logic, am hiểu về các lĩnh vực marketing, tài chính, các lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty, có khả năng tổ chức và quản lý… Hiện tại, đội ngũ cán bộ làm công tác kế hoạch tại các phòng ban, đơn vị trong công ty còn thiếu rất nhiều, đối với một công ty có nhiều nhà máy, xí nghiệp, đơn vị thành viên, hoạt động đa ngành nghề, đa lĩnh lực nhưng Phòng Kế hoạch phát triển mới chỉ có 3 cán bộ đều học kỹ thuật làm công tác kế hoạch, đa số cán bộ làm công tác kế hoạch tại các phòng ban, đơn vị là kiêm nhiệm, chưa được đào tạo bài bản về chuyên môn kế hoạch, xây dựng kế hoạch ở một số bộ phận còn mang tính hình thức; Tâm lý cục bộ và ý chí cá nhân của một số lãnh đạo và cán bộ quản lý, xây dựng kế hoạch chưa mang tính khách quan, còn dựa quá nhiều vào kế hoạch và kết quả chủ quan của năm trước để phán đoán mà không đi vào phân
tích, đánh giá còn tồn tại. Tất cả đã làm ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng công tác kế hoạch và bản kế hoạch đưa ra.
+ Thông tin là tiền đề, cơ sở cho việc quản trị kinh doanh. Trong việc xây dựng kế hoạch, hệ thống thông tin hết sức quan trọng, thông tin có đầy đủ, chính xác, kịp thời thì kết quả của công tác xây dựng kế hoạch là bản kế hoạch kinh doanh mới sát, đúng, phản ánh rõ mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị thi hành và giải pháp đơn vị cần thực hiện. Nhờ đó, quá trình triển khai, thực hiện, quản lý theo kế hoạch mới rõ ràng, thuận lợi và hiệu quả. Thông tin cơ bản phục vụ cho quá trình xây dựng kế hoạch bao gồm: Thông tin về chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước liên quan, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh; Thông tin về môi trường bên trong, bên ngoài doanh nghiệp;… Tại Công ty, thông tin và hệ thống thông tin phục vụ cho công tác xây dựng kế hoạch còn bất cập: Đôi khi vì mắc bệnh thành tích nên thông tin nội bộ nhiều lúc còn thiếu tính chính xác, không đầy đủ, kịp thời do các phòng ban, đơn vị thành viên báo báo mang tính đối phó, không đúng thời gian quy định, không cập nhật thông tin thị trường liên quan thường xuyên ảnh hướng lớn đến công tác thu thập thông tin xây dựng kế hoạch cho toàn công ty; …
+ Đảm bảo tài chính cho bất kỳ một hoạt động có ý nghĩa quyết định đến thành công, chất lượng hoạt động đó. Công tác lập kế hoạch kinh doanh cũng đòi hỏi nhất định về tài chính để đảm bảo cho các công việc trong quy trình kế hoạch được thường xuyên, liên tục không bị gián đoạn bởi yếu tố tài chính. Tại Công ty, tài chính giành trực tiếp cho công tác xây dựng kế hoạch, bộ phận làm kế hoạch chưa có. Điều này làm ảnh hưởng đến chất lượng kế hoạch, vì không có tài chính cho các hoạt động chuyên môn, bổ trợ cho công tác lập kế hoạch nhiều khi sẽ cản trở đến việc thu thập thông tin, đến tính thời sự của vấn đề. Tuy nhiên, những vấn đề gián tiếp như cơ sở vật chất, máy móc trang thiết bị
ngày càng được trang bị đầy đủ, hiện đại, thu nhập của toàn thể CBCNV nói chung, cán bộ làm công tác kế hoạch ngày càng được cải thiện và nâng cao.
- Công tác nghiên cứu, phát triển thị trường chưa được coi trọng, dự báo nhu cầu thị trường chất lượng chưa cao:
Trong nền kinh tế thị trường hội nhập ngày càng sâu rộng, thị trường luôn biến đổi khó lường. Coi trọng công tác nghiên cứu, phát triển thị trường sẽ tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp sẽ biết được mình đang đứng ở đâu trong thị trường cạnh tranh, sẽ biết thị trường nào là tiềm năng cho việc phát triển lĩnh vực sản xuất kinh doanh mình đang theo đuổi. Cũng từ việc nghiên cứu thị trường, doanh nghiệp sẽ xác định được cung - cầu và mạng lưới tiêu thụ sản phẩm. Trong những năm qua, công tác nghiên cứu, phát triển thị trường của Công ty đã được thực hiện bởi các phòng Thị trường, Marketing và phòng Kế hoạch phát triển. Tuy nhiên, do Công ty vẫn tập trung khai thác các thị trường truyền thống nên việc nghiên cứu để thâm nhập các thị trường mới, thị trường khó tính vẫn chưa được chú ý, coi trọng.
Dự báo nhu cầu thị trường là cơ sở cho việc xây dựng các kế hoạch sản xuất tiêu thụ, kế hoạch doanh thu, kế hoạch lao động, kế hoạch tiền lương, kế hoạch lợi nhuận. Đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu và khó khăn nhất đối với đội ngũ cán bộ làm công tác xây dựng kế hoạch của doanh nghiệp. Nếu dự báo không chính xác, xa rời thực tế sẽ dẫn đến những hậu quả không thể lường trước được đối với doanh nghiệp. Dự báo nhu cầu thị trường là khâu đầu tiên để xem xét, xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh của Công ty. Kết quả của công tác dự báo nhu cầu thị trường là cơ sở, căn cứ để Công ty quyết định phương hướng xây dựng, đề ra giải pháp và tổ chức thực hiện thành công kế hoạch kinh doanh.
Công tác dự báo nhu cầu thị trường đã được công ty sử dụng trong những năm qua. Tuy nhiên, kết quả của công tác này chưa cao, còn nhiều hạn
chế, chưa bám sát tình hình thực tế của thị trường và do đặc thù của hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty chủ yếu trong lĩnh vực thức ăn – con giống - chăn nuôi – giết mổ - chế biến (lĩnh vực nông sản) phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố thời tiết, mùa vụ, dịch bệnh khó lường. Điều này đã làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Việc thực hiện công tác này tại Công ty được giao cho các phòng Thị trường, các phòng Marketing và phòng Kế hoạch phát triển phối kết hợp thực hiện.
- Phương pháp tính các chỉ tiêu kế hoạch chưa thật sự thống nhất giữa các cấp xây dựng kế hoạch, việc tính toán còn mang tính chủ quan:
Nguyên tắc cơ bản của công tác xây dựng kế hoạch là sự thống nhất. Cùng với việc phối hợp chặt chẽ trong quá trình xây dựng kế hoạch, tính thống nhất còn thể hiện ở việc đồng nhất trong phương pháp xây dựng ở các cấp khác nhau, đặc biệt trong việc sử dụng các định mức có sẵn.
Trong công tác xây dựng kế hoạch, Công ty mới chỉ có khung hướng dẫn xây dựng kế hoạch không bao gồm các phương pháp xây dựng kế hoạch, những con số dự kiến, chủ trương của Công ty. Do đó, các đơn vị thành viên và các phòng ban xây dựng kế hoạch cho đơn vị mình còn mang chủ quan, việc xây dựng kế hoạch theo những cơ sở, tình hình thực tế năm hiện tại mà không tính tới những thay đổi trong năm kế hoạch dẫn tới trị số của một số chỉ tiêu kế hoạch thường có sự chênh lệch, phải tính toán lại và thống nhất giữa các đơn vị với phòng Kế hoạch phát triển.
CHƯƠNG 3