1. Công tác chuẩn bị giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thƣơng Những công việc chuẩn bị để giao dịch
1.2.1. Giao dịch, đàm phán bằng thƣ từ
80
Trong hoạt động ngoại thƣơng, loại hình thƣ đƣợc sử dụng trong giao dịch, đàm phán đƣợc gọi là thƣ thƣơng mại (business/commercial letter).
o Hình thức của thƣ thƣơng mại:
- Hình thức khối (Block style): hình thức mà các nội dung thƣ đƣợc trình bày theo dạng hình khối, khi xuống dịng khơng thụt đầu dịng và các đoạn cách nhau một dịng. (A)
- Hình thức tồn khối (Modified block style) (B)
- Hình thức thụt đầu dịng (Indented block style/semi-block style): hình thức mà các nội dung của thƣ đƣợc trình bày theo dạng xuống dịng phải thụt đầu dòng ở mỗi đoạn của thƣ. (C)
o Các loại thƣ thƣơng mại:
- Thƣ hỏi giá/hàng (Inquiry/Enquiry) - Thƣ chào hàng (Offer)
- Thƣ đặt hàng (Order)
- Thƣ hoàn giá, thƣ trả giá (Counter – Offer) - Thƣ chấp nhận (Acceptance)
- Thƣ xác nhận (Confirmation)
1.2.2. Nội dung và cách viết các loại thƣ thƣơng mại:
a. Thư hỏi giá (Enquiry)
- Ngƣời lập thƣ: ngƣời mua
- Mục đích: thể hiện ý định mua hàng. - Tính chất: là loại thƣ khơng cam kết
- Nội dung: yêu cầu ngƣời bán cung cấp thông tin và mọi điều kiện cần thiết khác để mua hàng.
- Cách viết thƣ:
+ Phần đầu thƣ: Có 2 trƣờng hợp
Nếu ngƣời mua và ngƣời bán chƣa biết nhau thì ngƣời mua nên có những câu nghi lễ để mở đầu nêu rõ lý do gởi thƣ hỏi hàng đến ngƣời bán.
Nếu ngƣời mua và ngƣời bán là khách hàng quen thuộc thì có thể bỏ qua những câu nghi lễ, trình bày ngay vấn đề ngƣời mua có u cầu.
+ Phần thân thƣ: Ngƣời mua nêu rõ tên và quy cách hàng muốn mua, đề nghị ngƣời bán cung cấp đơn giá, catalogue hoặc thiết kế sản phẩm, cung cấp các thơng
81
tin khác có liên quan đến lơ hàng (khả năng cung cấp, thời gian cung cấp, cách thức và thời hạn thanh toán).
+ Phần kết của thƣ: Ngƣời mua tỏ ý mong muốn ngƣời bán phúc đáp các yêu cầu của thƣ.
b. Thư chào hàng (Offer)
- Ngƣời lập: ngƣời bán
- Mục đích: thể hiện ý muốn bán hàng. - Nội dung:
+ Trả lời câu hỏi của ngƣời nhập khẩu (thƣ thụ động)
+ Giới thiệu sản phẩm, đƣa ra các điều kiện mua bán (thƣ chủ động) - Tính chất:
+ Chào hàng cố định (firm offer): đây là loại thƣ chào hàng mà ngƣời bán trong thời hạn có hiệu lực của thƣ chào trách nhiệm pháp lý bán hàng cho ngƣời đƣợc chào.
+ Chào hàng tự do (free offer): đây là loại chào hàng trong đó ngƣời phát hành ra nó khơng bị ràng buộc trách nhiệm với lời chào hàng của mình. Hay nói cách khác, đây là loại thƣ mang tính quảng cáo nhằm tăng khả năng bán hàng, ngƣời mua không thể khiếu nại ngƣời bán nếu không mua đƣợc hàng nhƣ trong thƣ chào hàng.
- Cách viết thƣ:
+ Phần mở đầu: cám ơn khách hàng đã quan tâm gởi thƣ đến cơng ty mình. + Phần thân thƣ:
Đối với thƣ thụ động: Nếu ngƣời bán đang sẵn có hàng hố mà ngƣời mua quan tâm thì cung cấp ngay những thơng tin nhƣ giá, khả năng cung cấp, thời hạn có thể giao hàng, điều kiện giảm giá… Nếu ngƣời bán chƣa sẵn có hàng trong thời hạn ngƣời mua mong muốn thì tỏ ý tiếc và qua thƣ có thể quảng cáo giới thiệu những sản phẩm khác mà cơng ty đang có.
Đối với thƣ chủ động: giới thiệu về sản phẩm, tính ƣu việt của sản phẩm so với các loại sản phẩm khác, khả năng cung cấp, điều kiện thanh toán, cách thức bán hàng…
+ Phần cuối thƣ: Tỏ ý mong muốn phục vụ các nhu cầu của quý khách.
c. Thư đặt hàng (Order)
82 - Mục đích: thể hiện ý chí muốn mua hàng.
- Nội dung: ngƣời mua đƣa ra những điều kiện mua bán. - Tính chất: là loại thƣ cam kết
- Cách viết thƣ:
+ Phần mở đầu: Nêu cơ sở hàng mẫu do mình đƣa ra hoặc catalogue, hàng mẫu, biểu giá do bên bán đƣa ra để lập đơn đặt hàng.
+ Phần thân thƣ: nêu rõ những điều kiện mình đề nghị về chất lƣợng, bao bì, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, phƣơng thức vận chuyển hàng hoá…
+ Phần cuối thƣ: đề nghị bên bán chấp nhận thƣ đặt hàng của mình.
d. Thư hồn giá (Counter-offer)
- Ngƣời lập thƣ: có thể là ngƣời bán hoặc ngƣời mua - Mục đích: để thƣơng lƣợng.
- Nội dung: đƣa ra điều kiện mua bán mới.
- Tính chất: Khi thƣ hồn giá ra đời thì những cam kết trƣớc đó của phía bên kia khơng cịn hiệu lực nữa.
- Cách viết thƣ: + Phần mở đầu:
Đối với ngƣời mua: cám ơn bên bán đã báo giá cho cơng ty mình.
Đối với ngƣời bán: cám ơn bên mua đã có ý mua hàng và đã gởi đơn đặt hàng cho mình.
+ Phần thân thƣ: Trình bày các điều kiện khơng phù hợp với cơng ty mình và đề xuất các điều kiện theo ý của mình.
+ Phần kết thƣ: mong nhận đƣợc hồi âm của bên đối tác.
e. Thư chấp nhận (Acceptance)
- Ngƣời lập: có thể là ngƣời bán hoặc ngƣời mua
- Mục đích: Chấp nhận hồn tồn các điều kiện mua bán do bên kia nêu ra. - Nội dung: Ghi chấp nhận các điều kiện bên đối tác đƣa ra.
- Tính chất: là loại thƣ có cam kết. - Cách viết thƣ:
+ Phần mở đầu: Nêu rõ mình chấp nhận các điều kiện do bên kia đƣa ra, cũng cần nhắc lại nếu đã fax hoặc telex chấp thuận cho phía bên kia trƣớc đó.
83
+ Phần thân thƣ: nêu rõ phiếu xác nhận bán hoặc phiếu xác nhận mua hàng và bản xác nhận hợp đồng gởi kèm thƣ cho bên kia.
+ Phần kết thƣ: Cảm ơn sự quan tâm của bên kia và bảo đảm sẽ thực hiện tốt hợp đồng.
f. Thư xác nhận (Confirmation)
- Ngƣời lập: có thể là ngƣời mua hoặc ngƣời bán. Nếu thƣ do ngƣời bán lập thì đƣợc gọi là giấy xác nhận bán hàng, còn nếu thƣ do ngƣời mua lập thì đƣợc gọi là giấy xác nhận mua hàng.
- Mục đích: thể hiện sự đồng ý các điều kiện mua bán phía bên kia đƣa ra. - Nội dung: Ghi lại các điều kiện mua bán hai bên đã thống nhất.
- Tính chất: là loại thƣ có cam kết.
- Cách viết thƣ: Ghi lại toàn bộ nội dung các điều kiện hai bên đã thống nhất.