- Hợp đồng viết (Writing agrement): Hợp đồng này có ƣu điểm là có
3. Tổ chức thực hiện một hợp đồng xuất khẩu
3.3. Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Dựa trên hợp đồng đã ký kết để chuẩn bị hàng hoá XK đúng theo những điều kiện trong hợp đồng. Công tác chuẩn bị bao gồm 3 khâu chủ yếu: thu gom tập trung hàng xuất khẩu, bao bì đóng gói và kẽ ký mã hiệu.
3.3.1. Thu gom tập trung hàng xuất khẩu:
Quy trình tập trung hàng xuất khẩu có thể mơ tả nhƣ trong sơ đồ sau: Nhu cầu hàng xuất khẩu -> Nhận dạng và phân loại nguồn hàng XK -> Nghiên cứu khái quát và chi tiết nguồn hàng -> Lựa chọn nguồn hàng XK và hình thức giao dịch -> Tổ chức hệ thống tập trung hàng XK.
Phân loại nguồn hàng XK
Phân loại nguồn hàng XK là phân chia sắp xếp các nguồn hàng theo các tiêu thức cụ thể nào đó, tạo ra các nhóm nguồn hàng có các đặc trƣng tƣơng đối đồng nhất để có các chính sách, biện pháp lựa chọn và ƣu tiên thích hợp với từng loại nguồn hàng nhằm khai thác tối đa khả năng từ mỗi loại nguồn hàng. Một số tiêu thức để phân loại nguồn hàng:
Theo khối lƣợng hàng hoá mua đƣợc: - Nguồn hàng chính
- Nguồn hàng phụ
113 - Các doanh nghiệp nhà nƣớc
- Các công ty liên doanh
- Các doanh nghiệp tƣ nhân, các hợp tác xã, hộ gia đình
Theo mối quan hệ với nguồn hàng - Nguồn hàng truyền thống
- Nguồn hàng không quan hệ thƣờng xuyên - Nguồn hàng mới
Nghiên cứu nguồn hàng XK
Thông qua việc nghiên cứu này, doanh nghiệp XK sẽ nhận dạng đƣợc tất cả nguồn hàng XK hiện hữu và tiềm năng. Nội dung nghiên cứu:
- Khả năng sản xuất của nguồn hàng
- Tiềm lực tài chính, khả năng kỹ thuật của nguồn hàng - Năng lực quản lý
- Khả năng phát triển và đổi mới mặt hàng - Khả năng tiếp cận nguồn hàng.
Để nghiên cứu nguồn hàng, doanh nghiệp XK có thể sử dụng các thông tin qua các phƣơng tiện nhƣ: đài phát thanh, đài truyền hình, tạp chí, báo, đơn chào hàng, từ các nhân viên của doanh nghiệp…
Khi nghiên cứu chi tiết nguồn hàng cần áp dụng nghiên cứu thực tiễn, nghiên cứu cụ thể vào từng nguồn hàng với 2 hình thức sau:
- Gửi phiếu điều tra.
- Cử bộ phận trực tiếp nghiên cứu. Nghiên cứu trực tiếp có thể thu thập đƣợc các thơng tin sinh động, đảm bảo độ tin cậy, chính xác, kịp thời làm cơ sở đƣa ra các quyết định lựa chọn nguồn hàng và hình thức giao dịch thích hợp.
Các hình thức giao dịch:
- Tự sản xuất hàng XK: Hình thức này áp dụng cho các doanh nghiệp sản
xuất trực tiếp tiến hành xuất khẩu các sản phẩm của mình.
- Mua hàng XK: doanh nghiệp kinh doanh XK có thể mua hàng XK thơng
qua các đơn hàng và hợp đồng kinh tế, hoặc thông qua các đại lý.
- Gia cơng: là hình thức doanh nghiệp XK giao nguyên liệu hoặc bán
thành phẩm cho đơn vị sản xuất, để đơn vị sản xuất gia công chế biến thành sản phẩm giao lại cho bên doanh nghiệp XK và nhận phí gia cơng.
114
- Xuất khẩu uỷ thác: Trong hình thức này bên có hàng XK gọi là bên uỷ
thác, doanh nghiệp XK gọi là bện nhận uỷ thác. Xuất khẩu uỷ thác là bên nhận uỷ thác với danh nghĩa của mình tiến hành xuất khẩu hàng hố với chi phí của bên uỷ thác. Thực chất doanh nghiệp XK là đại lý XK cho bên uỷ thác và hƣởng chi phí uỷ thác. Trong trƣờng hợp này doanh nghiệp XK chắc chắn có hàng giao cho khách hàng để thực hiện hợp đồng XK.
- Liên doanh, liên kết tạo nguồn hàng XK: đây là hình thức các doanh
nghiệp XK liên doanh liên kết với doanh nghiệp sản xuất hàng XK, trên nguyên tắc đảm bảo lợi ích của các bên và lợi cùng hƣởng, lỗ cùng chịu. Hình thức này sử dụng triệt để ƣu thế của mỗi bên, tạo thêm đƣợc những nguồn hàng XK mới có tính ổn định, tạo điều kiện cho doanh nghiệp chủ động trong tập trung hàng XK. Liên doanh có thể là liên doanh ngắn hạn (cho một mặt hàng của một thƣơng vụ) hoặc liên doanh dài hạn (sản xuất một hoặc một số số sản phẩm trong một thời gian dài).
Tổ chức hệ thống tập trung hàng xuất khẩu
Tổ chức hệ thống tập trung hàng XK bao gồm hệ thống các chi nhánh, các đại lý, hệ thống kho, hệ thống vận chuyển, hệ thống thông tin, hệ thống quản lý… Tổ chức hợp lý hệ thống tập trung hàng XK để đảm bảo cung cấp đúng chủng loại hàng hóa, đủ về số lƣợng, phù hợp về chất lƣợng, kịp thời gian với chi phí thấp.
Cơ sở để tổ chức hệ thống tập trung hợp lý:
- Đặc điểm mặt hàng: các mặt hàng khác nhau sẽ có các tính chất khác nhau, đặc điểm bốc dỡ, vận chuyển bảo quản khác nhau. Vì vậy, cần phải có đội ngũ cán bộ chuyên sâu về mặt hàng đó cũng nhƣ hệ thống hậu cần hỗ trợ thích hợp để đảm bảo hiệu quả của hệ thống.
- Đặc điểm của nguồn hàng: phải xem xét đến vị trí nguồn hàng, quy mơ, mức độ tập trung, tần suất cung cấp, mức độ quan trọng của nguồn hàng trong việc cung cấp hàng XK cho doanh nghiệp…
- Hình thức giao dịch: khi đã lựa chọn đƣợc hình thức giao dịch với nguồn hàng thích hợp, để phát huy hiệu quả của quá trình tập trung hàng XK cần tổ chức một hệ thống thu mua phù hợp với hình thức giao dịch đó.
Ngồi ra, để tổ chức hệ thống hợp lý, doanh nghiệp XK cịn phải căn cứ vào tình hình đặc điểm của doanh nghiệp mình, xu hƣớng phát triển của ngành hàng, nguồn hàng, thị trƣờng và hệ thống tập trung hàng XK của các đối thủ cạnh tranh…
115
Để hệ thống tập trung hàng XK hoạt động hiệu quả, cần phải thiết kế và chỉ đạo các bộ phận của hệ thống thực hiện theo kế hoạch. Cụ thể là:
- Thiết lập hệ thống các kênh thu mua (các chi nhánh, các đại lý…) hợp lý và chỉ đạo thu mua theo từng mặt hàng, từng nhóm hàng hoặc theo từng khu vực địa lý khác nhau.
- Tổ chức hệ thống kho hàng tại các điểm nút của kênh đảm bảo khả năng tiếp nhận và giải toả nhanh đảm bảo dòng vận động của hàng hoá cũng nhƣ bảo quản tốt đƣợc chất lƣợng hàng hoá.
- Tổ chức hệ thống vận chuyển, bốc dỡ phù hợp với từng loại hàng, với số lƣợng hàng thu mua, tối ƣu hố dịng vận động hàng hố với chi phí thấp nhất.
- Sắp xếp hệ thống quản lý cán bộ, công nhân viên có năng lực, có trách nhiệm và sáng tạo trong cơng việc phù hợp với từng vị trí cơng tác để phát huy đƣợc hiệu lực của hệ thống.
- Phát huy cao độ hệ thống thơng tin: thu thập, phân loại, phân tích xử lý và đƣa ra các quyết định, kiểm tra, giám sát và điều hành hệ thống, phát hiện những ách tắc, trì trệ và các tình huống phát sinh để có biện pháp xử lý kịp thời, đạt hiệu quả cao.