1. Công tác chuẩn bị giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thƣơng Những công việc chuẩn bị để giao dịch
1.3.1. Phân loại theo hình thức đàm phán
o Giao dịch đàm phán bằng thƣ tín: Đây là hình thức mà qua thƣ từ gởi bằng bƣu điện, telex, fax hoặc email, ngƣời mua và ngƣời bán đàm phán thoả thuận với nhau những điều kiện cần thiết của hợp đồng.
Ƣu điểm:
- Chi phí giao dịch thấp - Phạm vi giao dịch rộng
- Có thời gian cân nhắc, suy xét
- Dễ tiếp nhận, làm bằng chứng của việc giao dịch Nhƣợc điểm:
- Thông tin chậm
- Không hiểu rõ khách hàng - Thông tin hạn chế
- Khó đánh giá đƣợc khả năng thực của họ.
Lưu ý:
Việc sử dụng thƣ tín trong giao dịch đàm phán cần đảm bảo tính lịch sự, chính xác, khẩn trƣơng, kiên nhẫn. Vì vậy, chúng ta cần phải chú ý những điểm sau:
84
- Nội dung phải đƣợc trình bày chính xác, đầy đủ, chi tiết nhƣng khơng quá rƣờm rà.
- Lời lẽ trong thƣ cần lịch sự, đúng mực, khúc chiết, trang trọng nhƣng không quá cầu kỳ.
- Giấy viết thƣ cần đƣợc chuẩn bị chu đáo.
- Nên kiên trì viết thƣ nhiều lần nếu mục đích của q trình đàm phán chƣa đạt đƣợc. Ƣu tiên theo đuổi viết thƣ cho các bạn hàng cũ đã có quan hệ bn bán từ trƣớc tới nay.
o Giao dịch đàm phán qua điện thoại
Đây là hình thức qua đƣờng dây điện thoại quốc tế, ngƣời mua và ngƣời bán thực hiện giao dịch đàm phán với nhau để đi đến ký kết hợp đồng ngoại thƣơng. Ƣu điểm: - Nhanh chóng - Tận dụng đƣợc thời cơ Nhƣợc điểm: - Chi phí tốn kém
- Khơng có gì làm bằng chứng cho những thoả thuận - Trình bày khơng đƣợc hết ý
Lưu ý:
- Ngƣời ta chỉ sử dụng điện thoại trong trƣờng hợp thật cần thiết, khẩn trƣơng, sợ lỡ thời cơ hoặc trong trƣờng hợp mọi điều kiện đã thoả thuận xong chỉ còn chờ xác nhận hoặc xác nhận vài chi tiết nữa để làm rõ hợp đồng.
- Trƣớc khi giao dịch bằng điện thoại, cần phải chuẩn bị nội dung định nói với bạn hàng một cách kỹ càng.
- Sau khi trao đổi bằng điện thoại xong, cần có thƣ xác nhận về những nội dung đã thoả thuận qua điện thoại.
- Nhất thiết ngƣời giao dịch bằng điện thoại phải có trình độ ngoại ngữ vững vàng.
o Giao dịch đàm phán bằng cách gặp mặt trực tiếp
Đây là hình thức hai bên mua bán sẽ trực tiếp gặp gỡ nhau để giao dịch, đàm phán.
85
Ƣu điểm:
- Đẩy nhanh tốc độ đàm phán.
- Giải quyết những bất đồng phức tạp giữa các bên, tạo sự thông hiểu lẫn nhau, duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài với nhau.
- Kết quả đàm phán có đƣợc sự xác nhận pháp lý ngay của các bên khiến cho hợp đồng mau chóng đi vào thực hiện.
Nhƣợc điểm: Chi phí đàm phán tốn kém.
o Giao dịch đàm phán qua mạng internet (đối thoại qua mạng internet) Đây là hình thức đàm phán ngày càng đƣợc sử dụng nhiều và có thể trở thành một hình thức đàm phán chủ yếu trong ngoại thƣơng.
Ƣu điểm:
- Chi phí ít tốn kém
- Đẩy nhanh tốc độ đàm phán.
- Giải quyết những bất đồng phức tạp giữa các bên.
Nhƣợc điểm: Chất lƣợng đƣờng truyền ảnh hƣớng đến thời gian đàm phán,
tâm lý của những ngƣời tham gia đàm phán.