2.2 Thực trạng nguồn nhânlực tại công ty Kintetsu World Express Việt Nam
2.2.2 Chất lượng nguồn nhânlực
Để đánh giá chất lượng nguồn nhân lực, ngoài các dữ liệu của công ty, luận văn sử dụng bảng câu hỏi khảo sát quản lý đánh giá nhân viên. Bảng câu hỏi khảo sát được dựa vào các tiêu chí để đánh giá nguồn nhân lực về chất lượng: trình độ chun mơn nghiệp vụ, kỹ năng, thể lực và thái độ của nhân viên.
Tổng cộng có 20 bảng câu hỏi phát ra cho 20 quản lý của tất cả các phòng ban. Kết quả thu được 20 phiếu hợp lệ.
2.2.2.1 Trình độ chun mơn nghiệp vụ
● Về trình độ học vấn: Trình độ học vấn của nguồn nhân lực công ty
Kintetsu qua các năm được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2.7: Trình độ học vấn của nhân viên KWE Việt Nam năm 2013
Trình độ học vấn Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Trên đại học 8 4.37 Đại học 59 32.24 Cao đẳng và trung cấp 87 47.54 Phổ thông trung học 29 15.85 Tổng cộng 183 100.00
(Nguồn: Phòng HC-NS KWE Vietnam)
Biểu đồ 2.2: Trình độ học vấn của nhân viên KWE Việt Nam năm 2013
Nguồn: Phòng HC-NS KWE Vietnam
Trên đại học Đại học
Cao đẳng và trung cấp Phổ thông trung học
Bảng số liệu trên cho thấy, tỷ lệ có trình độ trên đại học rất thấp, chỉ có 4.37%. Tỷ lệ tốt nghiệp trên đại học cũng không cao với 32.24 %. Tỷ lệ nhân viên có trình độ cao đẳng và trung cấp khá cao, chiếm đến 47.54% và tỷ lệ nhân viên có trình độ phổ thơng là 15.85%.
Như vậy có thể thấy tỷ lệ nhân viên có trình độ học vấn cao (đại học và sau đại học) của nguồn nhân lực KWE Việt Nam tương đối thấp. Đội ngũ nhân lực hiện tại chủ yếu tốt nghiệp cao đẳng và trung cấp.
● Về chuyên môn nghiệp vụ:
- Khối nhân viên văn phòng: tốt nghiệp từ các chuyên ngành ngoại thương, kinh tế đối ngoại, quản trị kinh doanh và tài chính và một số chuyên ngành khác
Biểu đồ 2.3: Chuyên ngành đào tạo của nhân viên khối văn phòng KWE
Nguồn: Phòng HC-NS KWE Vietnam
Như vậy tỷ lệ nhân viên tốt nghiệp các chuyên ngành ngoại thương, kinh tế đối ngoại, kinh tế vận tải biển khá thấp, nhân viên tốt nghiệp từ các chuyên ngành kinh tế khác chiếm tỷ lệ cao. Hiện trạng này sẽ gây ra khó khăn cho doanh nghiệp khi đội ngũ nhân viên nghiệp vụ không được đào tạo bài bản, khơng có kiến thức về logistics, địi hỏi doanh nghiệp phải đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên trong quá trình làm việc.
- Khối nhân viên hiện trường: một số nhân viên thuộc khối nhân viên hiện trường còn chưa qua đào tạo về nghiệp vụ, tay nghề khi mới bắt đầu công việc.
30%
70%
Chuyên ngành ngoại thương, kinh tế đối ngoại, vận tải biển
Tuy nhiên, trong quá trình làm việc, trình độ chun mơn nghiệp vụ của nhân viên Kintetsu ngày càng được nâng cao, đội ngũ nhân lực ngày càng nắm vững nghiệp vụ, kiến thức chuyên mơn để phục vụ cho cơng việc của mình.
● Về trình độ ngoại ngữ, vi tính :
▪ Trình độ ngoại ngữ của đại đa số nhân viên công ty không cao, không qua đào tạo bài bản. Tiếng anh giao tiếp còn yếu, đa phần nhân viên chỉ sử dụng tiếng anh trong công việc, nhận và gửi thư điện tử, làm chứng từ bằng tiếng anh. Kỹ năng nói và viết bằng tiếng anh cịn hạn chế. Tồn cơng ty có 5.56% nhân viên có chứng chỉ toeic trên 600, 2.38% có văn bằng anh văn trình độ C, 3.17% nhân viên có văn bằng anh văn trình độ B, và 3.97% nhân viên có bằng anh văn trình độ A.
▪ Khối nhân viên văn phịng trong cơng ty làm việc thông thạo trên hệ thống, thư điện tử, tuy nhiên mức độ thành thạo vi tính văn phịng cịn yếu, các chương trình vi tính văn phịng như word, power point đặc biệt excel vẫn còn bị hạn chế áp dụng trong công việc.
Các công việc cần áp dụng vào excel như: làm báo cáo, theo dõi chi tiết từng lô hàng xuất nhập khẩu, tính thuế xuất nhập khẩu, gửi thông tin hàng hóa cho khách hàng, chiết xuất thông tin từ hệ thống. Để thực hiện công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn, các chức năng excel như marco, pivot, các hàm excel, các phím tắt cần phải được áp dụng để giảm thiểu các thao tác dư thừa, tránh cách làm viêc thủ công đang tồn tại ở doanh nghiệp. Kết quả khảo sát các trưởng bộ phận khi đánh giá trình độ chun mơn nghiệp vụ của đội ngũ nhân như sau:
Bảng 2.8: Đánh giá trình độ chun mơn nghiệp vụ nhân viên KWE
Chuyên môn nghiệp vụ Số người trả lời
Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Trung bình Nhân viên có kiến thức chun mơn
nghiệp vụ 20 1 5 2.90
A/C có hài lịng về trình độ ngoại ngữ
của nhân viên 20 1 5 2.05
Nhân viên áp dụng vi tính văn phịng
vào cơng việc 20 1 5 1.70
Nguồn: Trích từ phụ lục2
Từ bảng trên có thể thấy theo đánh giá của các nhà quản lý, trình độ chun mơn nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên KWE dưới mức trung bình. 3.0 :
- Có 60% quản lý cho rằng nhân viên có kiến thức chun mơn nghiệp vụ, 35% không đồng ý. Câu hỏi này đạt điểm trung bình là 2.9/5 điểm.
- Có 65% quản lý khơng hài lịng với trình độ ngoại ngữ của nhân viên và 35% hài lòng. Điểm trung bình cho câu hỏi: “A/C có hài lịng về trình độ ngoại ngữ của nhân viên” là 2.05/5 điểm.
- Đối với câu hỏi: “Nhân viên áp dụng vi tính văn phịng cơng việc” điểm trung bình rất thấp: 1.7/5 điểm với 75% cán bộ quản lý cho rằng nhân viên khơng áp dụng vi tính văn phịng vào cơng việc.
Để tìm hiểu lý do tại sao nhân viên KWE không áp dụng excel vào cơng việc, tác giả có trao đổi với một số nhân viên thuộc phòng dịch vụ vận chuyển đường biển và đường hàng khơng, phịng vận tải nội địa và nhận được một số phản hồi sau:
o Nhân viên không được đào tạo bài bản về excel, họ chỉ biết một số chức năng cơ bản
o Nhân viên không sử dụng excel trước khi vào công ty làm việc nên họ cũng không muốn và ngại sử dụng, làm việc theo thói quen và theo hướng dẫn của những người đi trước.
Như vậy KWE cần chú trọng đào tạo excel cho khối nhân viên văn phịng khơng chỉ đào tạo kiến thức, kỹ năng excel mà cịn khuyến khích họ áp dụng excel vào công việc hàng ngày
Từ các phân tích và kết quả đánh giá của các quản lý trên, có thể thấy trình độ chun môn nghiệp vụ của đội ngũ nhân lực KWE khá thấp vì vậy nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ là điều hết sức cần thiết để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
2.2.2.2 Kỹ năng
Bảng 2.9: Đánh giá kỹ năng của nhân viên KWE
Kỹ năng Số người trả lời
Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Trung bình
Nhân viên thành thạo công việc 20 1 5 3.85
Nhân viên có kỹ năng làm việc nhóm 20 1 5 1.60
Nhân viên có kỹ năng giao tiếp tốt 20 1 5 2.10
Nhân viên biết cách giải quyết vấn đề
phát sinh 20 1 5 1.85
Nguồn: Trích từ phụ lục2
Theo đánh giá của các nhà quản lý, nhân viên khá thành thạo với cơng việc hiện tại, trình độ lành nghề khá cao. Điểm trung bình cho câu hỏi: “Nhân viên thành thạo với công việc” là 3.85 với 90% quản lý hoàn toàn đồng ý và đồng ý.
Tuy nhiên, kỹ năng mềm lại là điểm yếu của nhân viên KWE khi kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp và kỹ năng giải quyết vấn đề còn rất yếu.
Kỹ năng làm việc nhóm: cơng việc logistics địi hỏi sự hợp tác, làm việc theo nhóm đội vì vậy đội ngũ nguồn nhân lực phải có kỹ năng làm việc nhóm. Tuy nhiên theo đánh giá của các nhà quản lý, kỹ năng làm việc nhóm của KWE rất thấp với điểm trung bình 1.6/5 điểm cho câu hỏi: “Nhân viên có kỹ năng làm việc nhóm” trong đó có 75% quản lý hồn khơng đồng ý và không đồng ý với ý kiến trên. Cũng theo nhận định của quản lý phòng vận tải nội địa và phòng logistics: nhân viên của họ cảm thấy không thoải mái khi làm việc nhóm. Khi có yêu cầu phải tiến hành cơng việc, dự án theo nhóm, nhân viên sẽ gặp lúng túng, các thành viên trong nhóm
cũng khơng có sự phối hợp, làm việc ăn ý với nhau dẫn đến hiệu quả làm việc nhóm khơng cao.
Kỹ năng giao tiếp: kỹ năng này đặc biệt quan trọng, là yêu cầu bắt buộc cần phải có ở các nhân viên làm việc trực tiếp với khách hàng. Kỹ năng giao tiếp là một trong những tiêu chí đánh giá trong bảng khảo sát chất lượng dịch vụ của Kintesu gửi đến khách hàng vào tháng 10 hàng năm.
Biểu đồ 2.4: Đánh giá của khách hàng về kỹ năng giao tiếp của nhân viên KWE
Nguồn: Phịng dịch vụ khách hàng đường hàng khơng
Theo biểu đồ trên, khách hàng của KWE đánh giá không cao kỹ năng giao tiếp của nhân viên KWE. Chỉ có 15% khách hàng hài lịng với kỹ năng giao tiếp của nhân viên cịn có đến 76% khách hàng rất khơng hài lịng và khơng hài lịng.
Theo kết quả đánh giá của quản lý, điểm trung bình cho câu hỏi: “Nhân viên có kỹ năng giao tiếp tốt”chỉ có 2.10/5 điểm chứng tỏ quản lý cũng đánh giá thấp kỹ năng giao tiếp của nhân viên.
Kỹ năng giải quyết vấn đề phát sinh: khi được hỏi: “Nhân viên biết cách giải quyết vấn đề phát sinh”, có 70% quản lý cho rằng nhân viên không biết cách giải quyết vấn đề. Khi có vấn đề cần giải quyết, nhân viên khơng biết cách phân tích và giải quyết vấn đề và cần sự hỗ trợ của cấp trên. Như vậy có thể thấy rằng kỹ năng giải quyết vấn đề của đội ngũ nhân lực KWE rất yếu.
18% 58% 9% 14% 1% Rất khơng hài lịng Khơng hài lịng Trung hòa Hài lòng Rất hài lòng
2.2.2.3 Thể lực
Đánh giá của quản lý về sức khỏe đối với nhân viên như sau:
Bảng 2.10: Đánh giá về sức khỏe của nhân viên
Thể lực Số người trả lời Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Trung bình Nhân viên có đủ sức khỏe để thực
hiện công việc 20 1 5 4.30
Nhân viên ít xin nghỉ làm vì lý do sức
khỏe 20 1 5 4.10
Nguồn: Trích từ Phụ lục 2
Bảng số liệu trên cho thấy 100% các nhà quản lý cho rằng nhân viên có đủ sức khỏe để thực hiện công việc (điểm trung bình là 4.3/5 điểm) và 95% quản lý đồng ý và hoàn toàn đồng ý với câu hỏi: “Nhân viên ít xin nghỉ làm vì lý do sức khỏe” (điểm trung bình 4.1/5 điểm).
Như vậy, sức khỏe của nguồn nhân lực KWE khá tốt, đáp ứng được yêu cầu của công việc.
2.2.2.4 Thái độ
- Nhân viên Kintetsu có tinh thần chấp hành kỷ luật lao động khá tốt, tỷ lệ vi phạm nội quy lao động rất thấp.
- Bên cạnh đó nhân viên Kintetsu World Express Việt Nam tuân thủ nghiêm túc quy định về giờ giấc làm việc, hiếm xảy ra tình trạng đi trễ về sớm.
- Một số nhân viên chưa có tinh thần trách nhiệm cao. - Nhân viên chưa say mê, nhiệt tình với cơng việc
Kết quả đánh giá của quản lý về thái độ của nhân viên được thể hiện qua bảng sau :
Bảng 2.11: Đánh giá về thái độ của nhân viên KWE
Thái độ Số người trả lời
Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Trung bình
Nhân viên tuân thủ nội quy công ty 20 1 5 3.95
Nhân viên có tinh thần trách nhiệm cao 20 1 5 2.15
Nhân viên nhiệt tình, say mê với cơng
việc 20 1 5 2.25
Nguồn : Trích từ phụ lục 2
- Các nhà quản lý đánh giá rất cao tinh thần kỷ luật lao động, tuân thủ nội quy công ty của đội ngũ Kintetsu với 90% quản lý đồng ý và hoàn toàn đồng ý với câu hỏi: “Nhân viên tn thủ nội quy cơng ty”, điểm trung bình là 3.95/5 điểm. Tinh thần kỷ luật lao động tốt rất có ý nghĩa đối với khối nhân viên hiện trường khi khối nhân viên này không bị giám sát chặt chẽ về giờ giấc làm việc như khối văn phòng.
- Tinh thần trách nhiệm của nhân viên cũng không được các quản lý đánh giá cao khi chỉ có 35% đồng ý với câu hỏi: “Nhân viên có tình thần trách nhiệm cao” với điểm trung bình là 2.15.
- Các quản lý cũng cho rẳng nhân viên khơng nhiệt tình say mê với cơng việc với điểm trung bình cho câu hỏi: “Nhân viên nhiệt tình, say mê với công việc” là 2.25/5 điểm.
Như vậy, đội ngũ nhân lực của KWE bên cạnh điểm mạnh là tinh thần chấp hành kỷ luật lao động tốt, tuân thủ quy định giờ giấc, còn nhiều hạn chế ở tinh thần trách nhiệm, khơng có sự nhiệt tình say mê với cơng việc. Vì vậy nên KWE trong tương lai cần có các giải pháp để nâng cao trình độ nhận thức cho nhân viên.
2.3 Thực trạng phát triển nguồn nhân lực tại Kintetsu World Express Việt Nam Nam
Để đánh giá thực trạng phát triển nguồn nhân lực, ngồi phân tích định tính, luận văn tham khảo thêm kết quả khảo sát nhân viên đang làm việc tại công ty về công tác nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và nâng cao động cơ thúc đẩy nhân viên. Có 150 bảng câu hỏi khảo sát được phát ra và thu về 140 phiếu hợp lệ trong
2.3.1 Hoạch định nguồn nhân lực
Hàng năm, Kintetsu sẽ tiến hành hoạch định nguồn nhân lực dựa theo dự báo khối lượng công việc, chiến lược công ty cho năm tới từ đó lên các chương trình cần thiết để đảm bảo rằng tổ chức sẽ có đúng số nhân viên với đúng yêu cầu của các phịng ban. Các bước hoạch định nguồn nhân lực cơng ty thường thực hiện:
Xác định nhu cầu nhân lực của công ty trong năm tới: số lượng nhân viên,
những yêu cầu và kỹ năng cần thiết của nhân viên và thời gian phát sinh nhu cầu dựa vào khối lượng công việc, chiến lược công ty.
Phân tích thực trạng, diễn biến của nguồn nhân lực của công ty.
So sánh nhu cầu nhân lực với thực trạng nguồn nhân lực của doanh nghiệp
và ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực.
Lập các kế hoạch thực hiện như tuyển dụng nhân viên, bố trí và sử dụng. Kiểm tra và đánh giá thực hiện các kế hoạch
Việc hoạch định nguồn nhân lực hàng năm của công ty đã giúp xác định đúng số lượng yêu cầu. Tuy nhiên KWE chỉ tập trung xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực ngắn hạn chứ chưa có kế hoạch phát triển lâu dài. Điều này có thể dẫn đến chi phí nguồn nhân lực cao trong dài hạn, mất nhiều thời gian hơn để tìm kiếm nhân tài, nguồn nhân lực khơng đáp ứng được nhu cầu phát triển của doanh nghiệp trong dài hạn và không phát triển dược đội ngũ quản lý trong tương lai.
2.3.2 Phát triển về mặt chất lượng
2.3.2.1 Nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ và kỹ năng
Để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ và kỹ năng, công ty phải thường xuyên chú trọng đến các công tác đào tạo nguồn nhân lực. Hiểu rõ vấn đề này, Kintetsu World Express Việt Nam cũng đã tiến hành một số chương trình đào tạo cho nguồn nguồn nhân lực của cơng ty. Các chương trình đào tạo của Kintetsu được áp dụng cho nhân viên khi mới nhận việc và các nhân viên hiện tại của công ty.Tất cả các nhân viên mới được trúng tuyển vào Kintetsu World Express Việt Nam (bao gồm cả khối hiện trường và văn phòng) sẽ được đào tạo định hướng và đào tạo những kiến thức, kỹ năng cơng việc cần thiết để hồn thành cơng việc của mình
Đào tạo cho nhân viên mới
Chương trình định hướng nhân viên mới
Mục đích của chương trình định hướng:
- Giới thiệu tổng quan về tổ chức Kintetsu.
- Tạo cảm giác thoải mái và được chào đón cho nhân viên mới.
- Tạo được ấn tượng tốt và thái độ tích cực của nhân viên mới đối với Kintetsu.
- Giúp cho nhân viên mới hiểu đúng đắn về chính sách của cơng ty. - Nâng cao năng suất thực hiện cơng việc.
Hình thức: tổ chức lớp học.