2.3 Thực trạng phát triển nguồn nhânlực tại Kintetsu World Express Việt Nam
2.3.2 Phát triển về mặt chất lượng
2.3.2.1 Nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ và kỹ năng
Để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ và kỹ năng, công ty phải thường xuyên chú trọng đến các công tác đào tạo nguồn nhân lực. Hiểu rõ vấn đề này, Kintetsu World Express Việt Nam cũng đã tiến hành một số chương trình đào tạo cho nguồn nguồn nhân lực của cơng ty. Các chương trình đào tạo của Kintetsu được áp dụng cho nhân viên khi mới nhận việc và các nhân viên hiện tại của công ty.Tất cả các nhân viên mới được trúng tuyển vào Kintetsu World Express Việt Nam (bao gồm cả khối hiện trường và văn phòng) sẽ được đào tạo định hướng và đào tạo những kiến thức, kỹ năng cơng việc cần thiết để hồn thành cơng việc của mình
Đào tạo cho nhân viên mới
Chương trình định hướng nhân viên mới
Mục đích của chương trình định hướng:
- Giới thiệu tổng quan về tổ chức Kintetsu.
- Tạo cảm giác thoải mái và được chào đón cho nhân viên mới.
- Tạo được ấn tượng tốt và thái độ tích cực của nhân viên mới đối với Kintetsu.
- Giúp cho nhân viên mới hiểu đúng đắn về chính sách của cơng ty. - Nâng cao năng suất thực hiện cơng việc.
Hình thức: tổ chức lớp học.
Địa điểm tổ chức: phịng họp của cơng ty.
Thành phần: Trưởng phòng nhân sự, nhân viên mới (từ 2-5 người tùy thuộc
vào số lượng nhân viên mới trong tháng).
Nội dung chương trình: chương trình định hướng cho nhân viên mới kéo
dài 2 ngày được hướng dẫn bởi trưởng phòng nhân sự với các nội dung sau: - Tổng quan
o Lịch sử công ty o Sơ đồ tổ chức
o Lĩnh vực kinh doanh của công ty o Các giá trị cốt lõi của công ty o Nguyên tắc ứng xử của công ty o Giờ giấc làm việc
- Địa điểm làm việc - Nội quy cơng ty - Chính sách nhân sự - Quyền lợi và bảo hiểm
- Giới thiệu nhân viên mới với các bộ phận và đồng nghiệp
Cuối ngày thứ 2, nhân viên sẽ được phát sổ tay nhân viên KWE. Các nhân viên mới sẽ được yêu cầu ký nhận và gửi lại cho trưởng phịng nhân sự
Chương trình đào tạo nghề nghiệp cho nhân viên mới
Mục đích đào tạo: cung cấp cho nhân viên mới những kiến thức chuyên
môn và kỹ năng cần thiết cho cơng việc mình đảm nhận.
Hình thức đào tạo: đào tạo trên công việc. Địa điểm đào tạo:
- Nhân viên khối văn phòng: bàn làm việc
- Nhân viên khối hiện trường: hiện trường (Sân bay, cảng, kho bãi..).
Người phụ trách giảng dạy: Nhân viên có kinh nghiệm, lành nghề
Nội dung của đào tạo trên công việc: kiến thức công việc, chuyên môn
nghiệp vụ, các vấn đề về quy trình và cách thức thực hiện cơng việc.
Trình tự của hình thức đào tạo trên công việc được diễn ra như sau :
- Xác định nội dung huấn luyện: tùy theo tính chất cơng việc của mỗi bộ phận, người quản lý sẽ xác định nội dung cần đào tạo cho nhân viên của mình, tương ứng với một bài huấn luyện cho nhân viên.
- Hướng dẫn lý thuyết: người hướng dẫn sẽ cung cấp lý thuyết cho nhân viên.
- Làm mẫu: người hướng dẫn sẽ làm thử một vài lần cho nhân viên xem để giúp họ có thể hình dung lý thuyết được áp dụng trong thực tế công việc như thế nào. Nhân viên sẽ quan sát và người hướng dẫn sẽ giải đáp các thắc mắc của nhân viên.
- Nhân viên tự thực hiện công việc: trong giai đoạn này, nhân viên tự thực hiện công việc dưới sự giám sát, theo dõi của người hướng dẫn. Người hướng dẫn sẽ theo sát, kiểm tra từng chi tiết công việc của nhân viên và can thiệp khi có sai sót.
- Đánh giá khả năng làm việc của nhân viên: đây là giai đoạn mà nhân viên tự mình thực hiện cơng việc một cách độc lập. Người hướng dẫn và quản lý sẽ đánh giá kết quả công việc của nhân viên.
- Sau một thời gian nhân viên thành thạo với cơng việc, nhân viên có thể thảo luận với người hướng dẫn hay quản lý của mình để tìm ra cách làm việc hiệu quả hơn.
Nhận xét:
Chương trình định hướng cho nhân viên mới giúp cho nhân viên hiểu rõ về
cơng ty, các chính sách, nội quy lao động… nhưng chương trình này lại chưa có định hướng cơng việc cho nhân viên, chưa định hướng cho nhân viên lộ trình phát triển nghề nghiệp cá nhân
Đào tạo trên công việc cho nhân viên mới của KWE có những ưu khuyết
điểm sau:
- Ưu điểm:
Chi phí thấp
Đào tạo trên công việc mang lại hiệu quả nhanh chóng. Nhân viên mới của KWE có độc lập hồn thành cơng việc của mình sau thời gian ngắn.
- Khuyết điểm:
Một số người hướng dẫn của KWE chưa có khả năng sư phạm, chưa hướng dẫn được nhân viên mới đúng quy trình, hướng dẫn khó hiểu hoặc truyền những thói quen khơng tốt sang cho nhân viên, đôi khi khơng nhiệt tình, khơng đem hết những kinh nghiệm truyền đạt cho nhân viên.
Nhân viên mới làm việc theo đúng cách người hướng dẫn truyền đạt một cách cứng nhắc, đơi khi gây ra lối mịn, thiếu sáng tạo.
Kết quả khảo sát nhân viên về người hướng dẫn đào tạo trên công việc như sau:
Bảng 2.12: Kết quả khảo sát của nhân viên về người đào tạo trên công việc
Người hướng dẫn đào tạo trên công việc Số người trả lời Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Trung bình Người hướng dẫn đào tạo trên cơng việc
nhiệt tình 140 1 5 3.37
Người hướng dẫn đào tạo trên công việc
truyền đạt hay, dễ hiểu 140 1 5 3.16
Nguồn: Trích từ phụ lục 4
Kết quả đánh giá của nhân viên về sự nhiệt tình của người hướng dẫn đào tạo trên công việc chỉ ở mức trung bình 3.37/5 điểm cũng như mức điểm trung bình 3.16/5 điểm cho kết quả khảo sát của câu hỏi : “Người hướng dẫn đào tạo trên công việc truyền đạt hay, dễ hiểu”.
Chương trình đào tạo cho đội ngũ nhân lực hiện tại
Mục đích đào tạo: nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ
nhân viên từ đó nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
Hình thức đào tạo: tổ chức các lớp học tập trung Địa điểm đào tạo: ở trong doanh nghiệp
Người phụ trách giảng dạy: các trưởng phịng/trưởng nhóm
Tài liệu học tập: được biên soạn bởi người phụ trách giảng dạy và gửi lại
cho nhân viên sau buổi học
Bảng 2.13: Các lớp học tập trung của KWE năm 2013
Nội dung lớp học Số người tham dự Tỷ lệ (%) Thời lượng lớp học Số lớp
học/năm Người giảng dạy
Hệ thống (SAP, theo dõi đơn
hàng) 18 9.84 2 ngày 3 lớp/năm Trưởng nhóm IT
Vận chuyển hàng hóa quốc
tế bằng đường biển 30 16.39 1 ngày 2 lớp/năm
Trưởng phòng dịch vụ vận chuyển đường biển Vận chuyển hàng hóa quốc
tế bằng đường hàng không 30 16.39 1 ngày 2 lớp/năm
Trưởng phịng dịch vụ vận chuyển đường hàng khơng
Hệ thống kho bãi 35 19.13 1 ngày 2 lớp/năm Trưởng phòng
logistics
Quy trình thủ tục hải quan 20 10.93 1 buổi 2 lớp/năm Trưởng phòng vận tải nội địa
Nguồn: Phòng HC-NS KWE Việt Nam
Nhận xét: Các chương trình đạo tạo tại lớp học của Kintetsu World Express
Việt Nam có các ưu khuyết điểm sau:
Ưu điểm:
- Chi phí đào tạo thấp - Dễ tổ chức
- Nhân viên dễ dàng tham gia lớp học
- Chun mơn nghiệp vụ, trình độ lành nghề của đội ngũ nhân viên được nâng cao
Khuyết điểm:
- Các chương trình đào tạo tập trung nghèo nàn, thiếu chuyên nghiệp chưa đáp ứng nhu cầu của nhân viên.
- Nội dung đào tạo là các kiến thức chuyên môn nghiệp vụ chung chung, chủ yếu là dạy lý thuyết, khơng có các lớp đào tạo cho cơng việc đặc biệt của ngành như xử lý hàng hóa đặc biệt, hóa chất.
- Cơng ty chưa quan tâm đến kỹ năng anh văn, vi tính và kỹ năng mềm của nguồn nhân lực khi khơng có một lớp đào tạo nào về các nội dung này.
- Thời lượng các chương trình đào tạo cịn ít.
- Công ty không xúc tiến việc đánh giá các chương trình, các buổi đào tạo nên khơng tiếp thu được ý kiến đóng góp của nhân viên, khơng cải thiện được các chương trình đào tạo.
- KWE chỉ đào tạo để nhân viên có thể hồn thành tốt cơng việc hiện tại chứ chưa đào tạo để phát triển cho tương lai.
Sau những lớp đào tạo của công ty, nhân viên chỉ được nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, làm việc có hiệu quả và đúng cách hơn chứ chưa được nâng cao về trình độ ngoại ngữ, vi tính văn phịng và các kỹ năng mềm.
Bảng 2.14: Kết quả khảo sát của nhân viên về công tác nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ và kỹ năng
Nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ và kỹ năng Số người trả lời Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Trung bình A/C được cơng ty đào tạo để nâng cao sự
thành thạo trong công việc 140 1 5 3.76
A/C làm việc có hiệu quả hơn khi được
huấn luyện kiến thức công việc 140 1 5 3.89
Công ty chú trọng đào tạo kỹ năng mềm
cho A/C 140 1 5 1.71
Các chương trình đào tạo của cơng ty phong
phú 140 1 5 1.74
Nguồn: Trích từ phụ lục 4
Kết quả khảo sát cũng phù hợp với nhận định trên khi nhân viên cảm thấy làm việc hiệu quả hơn khi được công ty đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ (điểm trung bình là 3,76/5 điểm) và nâng cao trình độ lành nghề (điểm trung bình 3.89). Nhân viên cũng cho rằng công ty đã không chú trọng đào tạo kỹ năng mềm khi điểm trung bình rất thấp chỉ ở mức 1.71/5 điểm và các chương trình đào tạo của cơng ty không phong phú với mức điểm 1.74/5 điểm.
Ngồi các chương trình đào tạo, để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên, KWE đã nâng cao tiêu chuẩn trình độ chun mơn nghiệp vụ đối với các vị trí tuyển dụng. Chính sách này đã mang lại sự cải thiện về trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên theo hướng: tỷ lệ nhân viên có trình độ trên đại học và đại học ngày càng cao và tỷ lệ nhân viên có trình độ cao đẳng, trung cấp và tốt nghiệp phổ thơng có xu hướng giảm dần. Kết quả phát triển nguồn nhân lực được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2.15: Trình độ học vấn của đội ngũ nhân lực KWE Việt Nam qua các năm
Trình độ học vấn
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Trên đại học 2 1.33 3 1.88 8 4.37 Đại học 35 23.33 47 29.38 59 32.34 Cao đẳng và trung cấp 75 50.00 77 48.13 87 47.54 Tốt nghiệp phổ thông 38 25.33 33 20.63 29 15.85 Tổng cộng 150 100.00 160 100.00 183 100.00
Nguồn: Phòng HC-NS KWE Việt Nam
2.3.2.2 Nâng cao thể lực nguồn nhân lực
Sức khỏe nhân viên là một trong những mối quan tâm hàng đầu đối với công ty Kintetsu World Express Việt Nam vì ngành logistics địi hỏi khối nhân viên hiện trường phải đảm bảo sức khỏe cho công việc vất vả ở hiện trường, khối nhân viên văn phịng phải có tinh thần dẻo dai để làm việc trong môi trường áp lực căng thẳng của ngành logistics đặc biệt phải có đủ sức khỏe trong giai đoạn mùa cao điểm xuất nhập khẩu hàng hóa vào cuối năm, tránh tối đa tình trạng nghỉ phép vì lý dó bệnh. Để nâng cao thể lực cho đội ngũ nhân viên, công ty triển khai số hoạt động chăm lo sức khỏe cho nhân viên như sau:
Tổ chức khám sức khỏe tổng quát cho nhân viên
- Đối tượng áp dụng: toàn thể nhân viên KWE Việt Nam (nhân viên khối văn phòng và hiện trường)
- Địa điểm khám sức khỏe: Trung tâm Y Khoa Phước An - Chi phí : 1,200,000/người
- Nội dung khám sức khỏe: nội tổng quát, da liễu, tai mũi họng, răng hàm mặt, mắt, chụp X-quang, siêu âm màu, điện tim và xét nghiệm máu.
Tổ chức các hoạt động thể thao nhằm tăng cường thể lực cho nhân viên sau
giờ làm việc: thi đấu giao hữu bóng đá, cầu lơng…
Nhờ sự quan tâm chăm lo sức khỏe của công ty, sức khỏe của đội ngũ nhân lực Kintetsu ngày càng được nâng cao, kết quả cho thấy tỷ lệ xin nghỉ phép vì lý do bệnh đã giảm thiểu. Trong năm 2012, số trường hợp nghỉ phép bệnh đã giảm khoảng 8% so với năm 2011.
Bên các hoạt động chăm lo sức khỏe cho nhân viên, để xây dựng một đội ngũ nhân viên có sức khỏe tốt, cơng ty đã thêm tiêu chí sức khỏe trong quy trình tuyển dụng. Mỗi một ứng viên sau khi đã qua được các vòng phỏng vấn, cần phải đi khám sức khỏe để đảm bảo ứng viên đó có đủ sức khỏe hồn thành cơng việc, hay không mắc các bệnh lây nhiễm. Nếu ứng viên không đủ sức khỏe theo yêu cầu, họ sẽ không được tuyển dụng vào không ty. Nhờ vậy mà nhân viên đầu vào của công ty hiện nay đều là lực lượng lao động có sức khỏe tốt.
2.3.2.3 Nâng cao trình độ nhận thức cho nhân viên
Để đảm bảo nhân viên tính kỷ luật, tuân thủ giờ giấc của đội ngũ nhân viên, Kintetsu World Express đã có những hoạt động như sau:
Ban hành các nội quy lao động, hình thức xử phạt vi phạm và nghiêm khắc
áp dụng các biện pháp trên. Hình thức xử phạt đối với nhân viên vi phạm nội quy công ty:
- Thư khiển trách (khiển trách bằng văn bảng) - Thuyên chuyển công việc, hạ bậc lương - Sa thải
Các quy định áp dụng cho việc đi trễ về sớm của nhân viên:
- Quy định ba lần đi làm muộn hoặc về sớm trong 1 tháng sẽ bị tính như một buổi vắng mặt. Thời gian tính đi làm muộn là sau 8 giờ sáng đến 8g15 và
thời gian tính về sớm là từ 4g30 chiều đến trước 5g30 và phải có lý do về sớm
- Nhân viên vào làm sau 8 giờ 15 phút sẽ bị tính vắng mặt buổi sáng nếu khơng có lý do chính đáng
- Nhân viên về sớm trước 4g30 chiều sẽ bị tính vắng một chiều
Kết quả :
Tình hình vi phạm nội quy lao động đã giảm thiểu đáng kể, từ 2,67%
năm 2011 xuống còn 1.25% năm 2012 và tính đến tháng 9/2013, tỷ lệ vi phạm nội quy lao động là 0%, được thể hiện chi tiết ở bảng sau:
Bảng 2.16: Tình hình vi phạm nội quy lao động qua các năm của KWE Việt Nam
Hình thức kỷ luật lao động 2011 2012
Thư khiển trách 2 1
Thuyên chuyển công việc, hạ bậc lương 1 1
Sa thải 1 0
Tổng cộng trường hợp vi phạm 4 2
Tổng số lao động 150 160
Tỷ lệ lao động vi phạm 2.67 1.25
(Nguồn: Phòng HC-NS KWE Vietnam)
Số lần đi trễ về sớm trong tháng của nhân viên rất ít.
Như vậy, cơng tác nâng cao trình độ cho nhân viên đã đạt các kết quả tích cực về tính kỷ luật và tuân thủ giờ giấc của đội ngũ nhân lực của KWE Việt Nam tuy nhiên KWE đã không chú trọng đến việc nâng cao, ý thức trách nhiệm và khơi gợi sự nhiệt tình làm việc của nhân viên.
2.3.3 Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực
Các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực của công ty Kintetsu World Express như sau:
Bố trí cơng việc
Để phân bổ nhân lực hợp lý, giao đúng việc cho đúng người, công ty KWE tiến hành phân tích cơng việc với hai tài liệu chính là bảng mô tả công việc và bảng
tiêu chuẩn công việc. Bảng mô tả công việc thể hiện các nhiệm vụ, hoạt động, trách nhiệm của một cơng việc, xác định điều gì được thực hiện, thực hiện ở đâu và tóm tắt phương thức thực hiện cịn bảng tiêu chuẩn cơng việc liệt kê tất cả những yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc như trình độ văn hóa, chun