công ty Ajinomoto Việt Nam
3.3.1. Hồn thiện cơng tác xác định nhu cầu đào tạo
Công ty cần phải đánh giá đúng nhu cầu đào tạo để loại trừ những chương trình đào tạo khơng thích hợp, nhận biết những nhu cầu đào tạo thích hợp cịn chưa được đáp ứng và xác định các mục tiêu đào tạo cho các chương trình vạch ra. Cơng ty nên có sự phân tích kỹ lưỡng về việc cần thiết phải tiến hành đào tạo hay không nhằm tránh khả năng đào tạo không hiệu quả, lãng phí, thái độ tiêu cực ở người được đào tạo và tránh giảm đi mong muốn được tham gia của nhân viên vào các chương trình đào tạo khác trong tương lai. Do đó, nhằm để thực hiện tốt cơng tác xác định nhu cầu đào tạo thì công ty cần thực hiện các biện pháp sau:
- Việc xác định nhu cầu đào tạo nói riêng và chiến lược đào tạo nhân viên nói chung phải đáp ứng và phù hợp với các chiến lược kinh doanh của tồn cơng ty, góp phần đạt được các mục tiêu từng giai đoạn cũng như tầm nhìn của cơng ty. Để xác định chính xác nhu cầu đào tạo, phịng Nhân sự cần:
+ Phân tích mục tiêu kinh doanh ngắn hạn, dài hạn của công ty và những kỹ năng yêu cầu để đáp ứng mục tiêu đó.
+ Nắm rõ thơng tin về sự thay đổi sản phẩm, phương thức kinh doanh, quy trình cơng nghệ, cơng cụ và trang thiết bị.
+ Đánh giá nhu cầu đào tạo đúng thời điểm và thường xuyên tiến hành đánh giá khoảng trống giữa các kỹ năng ở mọi cấp độ của doanh nghiệp.
- Cần tạo sự đồng thuận trong tất cả các hoạt động thuộc công tác đào tạo, đặc biệt là xác định nhu cầu đào tạo. Công ty cần gây dựng sự liên kết, ý kiến đa dạng và sự tham gia của nhiều cá nhân, phòng ban ở bước xác định nhu cầu đào tạo. Quá trình đánh giá nhu cầu đào tạo phải có sự tham gia của nhiều người trong cơng ty. Do đó, cơng ty cần thành lập nhóm thực hiện đánh giá nhu cầu đào tạo trong cơng ty. Nhóm bao gồm lãnh đạo cấp trên, trưởng bộ phận và nhân viên chuyên trách về đào tạo của phòng Nhân sự. Sau khi thành lập nhóm, cơng ty tổ chức đào tạo các kỹ năng cần thiết cho nhóm thực hiện đánh giá nhu cầu đào tạo như: Kỹ năng phỏng vấn, phân tích thơng tin, xử lý tình huống, sử dụng các cơng cụ điều tra phân tích…
- Nhân viên chuyên trách về đào tạo sẽ hướng dẫn cho Trưởng bộ phận cách thức đánh giá nhu cầu đào tạo bằng biểu mẫu đánh giá nhu cầu đào tạo được thiết kế bởi phòng Nhân sự. Trưởng bộ phận sau khi tổng hợp nhu cầu đào tạo của nhân viên bộ phận của mình sẽ bắt đầu đánh giá bằng việc xác định thiếu sót trong thực hiện cơng việc và xem mức độ ảnh hưởng của nó như thế nào đối với kết quả cuối cùng của bộ phận. Sau đó, thơng qua việc phân tích ngun nhân gây nên thiếu sót, Trưởng bộ phận sẽ xác định được những nhu cầu đào tạo của bộ phận mình là có hợp lý hay khơng, từ đó quyết định sử dụng giải pháp đào tạo hay đề nghị những giải pháp khác để xóa đi thiếu sót. Nhân viên phụ trách về đào tạo sẽ tổng hợp các biểu mẫu đánh giá nhu cầu đào tạo từ các Trưởng bộ phận và trình cho Ban Giám Đốc quyết định cuối cùng.
- Các Trưởng bộ phận cần chú trọng đến cơng tác phân tích nhu cầu đào tạo nhằm tìm ra khoảng cách (kỹ năng, kiến thức và thái độ) còn thiếu của nhân viên so với vị trí mà họ đang đảm nhận. Phân tích nhu cầu đào tạo trước khi tiến hành tổ chức đào tạo sẽ giúp phòng ban xác định đúng người, đúng việc, đúng vấn đề mà doanh nghiệp cần cải
thiện và hạn chế những chi phí khơng cần thiết cho đào tạo. Từ đó mới đảm bảo việc đầu tư cho đào tạo là hợp lý và mang lại kết quả tốt cho cơng ty. Phân tích nhu cầu đào tạo dựa trên u cầu cơng việc và phân tích kết quả cơng việc là rất cần thiết và sát với thực tế. Bên cạnh đó, các trưởng bộ phận cũng cần phân tích tổ chức và phân tích cá nhân chứ khơng nên căn cứ duy nhất vào yêu cầu công việc để phân tích nhu cầu đào tạo.
Hiện tại, trong cơng ty vẫn chưa có một phương pháp phân tích nhu cầu đào tạo cụ thể. Tác giả xin đề xuất một phương pháp đánh giá nhu cầu đào tạo sau đây áp dụng cho công ty Ajinomoto Việt Nam.
Bước 1: Phân tích tổ chức
Phịng Nhân sự và trưởng bộ phận cần tiến hành tìm hiểu thơng tin và trả lời các câu hỏi:
- Mục tiêu kinh doanh của công ty trong ngắn hạn và dài hạn? Những kỹ năng yêu cầu để đáp ứng mục tiêu đó?
- Cơng ty có thay đổi/ mở rộng sản phẩm và phương thức kinh doanh? Những thông tin nào hoặc đào tạo những nhân viên nào là cần thiết nhất để đạt hiệu quả?
- Nhà tư vấn hoặc nhà cung cấp dịch vụ đào tạo nào có thể đáp ứng, đưa ra loại hình đào tạo nào phù hợp nhất với nhu cầu của tổ chức?
Nguồn dữ liệu để có được thơng tin trên bao gồm: - Tầm nhìn và sứ mệnh của cơng ty
- Chiến lược kinh doanh của công ty trong giai đoạn hiện tại và tương lai - Số liệu về hiệu suất thiết bị
- Hồ sơ về các sự cố
- Quan sát hoạt động ban đào tạo - Phỏng vấn người nghỉ việc
Bước 2: Phân tích hoạt động
Phân tích hoạt động dựa trên bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Sự khác biệt giữa các yêu cầu của công việc với các kiến thức, kỹ năng, năng lực của nhân viên hiện tại chính là nội dung cần phải đào tạo cho nhân viên.
Do vậy, cơng ty cần hồn thiện các bảng mơ tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Khi cơng ty đã có một hệ thống rõ ràng về bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn cơng việc thì việc phân tích hoạt động dễ dàng hơn nhiều.
Bước 3: Phân tích nhân viên
Một bản phân tích nhân viên nhằm trả lời câu hỏi cần đào tạo ai trong cơng ty. Để làm điều này, phịng Nhân sự phải so sánh kết quả của các cá nhân dựa trên dữ liệu đánh giá kết quả công việc thực hiện của nhân viên hoặc những đánh giá về năng lực so với những mức độ mong ước. Từ những khác biệt về kết quả, phòng Nhân sự và các Trưởng bộ phận xác định xem liệu có phải những yếu kém của kết quả thực hiện công việc là do sự thiếu hụt những kỹ năng, kiến thức và khả năng của người lao động hay là do những vấn đề liên quan đến động lực làm việc của người lao động, thiết kế cơng việc khơng hợp lý. Phịng Nhân sự cũng nên tiến hành những bài trắc nghiệm khảo sát về thái độ mong muốn của người lao động đối với hoạt động đào tạo nhằm xem xét kết quả công việc thực hiện kém cần giải pháp là đào tạo hay quản lý.
Nguồn dữ liệu để có được thơng tin trên bao gồm: - Bảng mơ tả công việc
- Tiêu chuẩn thực hiện công việc - Mục tiêu kinh doanh của công ty
- Bảng đánh giá kết quả công thực hiện công việc - Trao đổi với nhân viên
- Trao đổi với cấp trên trực tiếp - Vv…
- Lập danh sách các nhu cầu đào tạo (đề xuất)
- Đánh giá và sắp xếp mức độ ưu tiên của các nhu cầu đào tạo trên cơ sở xem xét tầm quan trọng của chúng với mục tiêu, chiến lược kinh doanh của công ty, mức độ khẩn cấp đối với hoạt động kinh doanh của công ty, năng lực hiện tại của nhân viên…
Bước 5: Ra quyết định lựa chọn phương án tối ưu về nhu cầu đào tạo
Lựa chọn giải pháp đào tạo căn cứ trên: chi phí, lợi ích thu được, nguồn lực… để lựa chọn giải pháp tốt nhất.
3.3.2. Hồn thiện cơng tác lập kế hoạch đào tạo
Phòng Nhân sự và trưởng bộ phận lập kế hoạch đào tạo căn cứ trên phân tích nhu cầu đào tạo, chủ động trong việc thực hiện và giám sát thực hiện kế hoạch đào tạo. Kế hoạch đào tạo phải thể hiện rõ nội dung bao gồm: chương trình đào tạo, đối tượng đào tạo, số lượng đào tạo, thời gian dự kiến thực hiện, thời gian khóa học, giảng viên, phương pháp đào tạo, hình thức tổ chức, kinh phí thực hiện và trang thiết bị hỗ trợ. Từ đó, phịng Nhân sự nêu rõ mục tiêu đào tạo cho mỗi khóa học.
Công ty phải đạt được sự hỗ trợ và cam kết của những bên liên quan trong đào tạo. Trong đó bao gồm:
- Cấp trên quản lý của nhân viên sẽ được đào tạo: hỗ trợ tạo điều kiện về thời gian, phê duyệt ngân sách cho các chương trình đào tạo, khuyến khích và tạo cơ hội cho nhân viên áp dụng những điều đã học vào công việc.
- Bản thân người học: cam kết tham gia chương trình đào tạo đầy đủ, ứng dụng kỹ năng và kiến thức được đào tạo trong cơng việc.
Bên cạnh đó, khi lên kế hoạch đào tạo hàng năm, công ty cần đảm bảo nguồn lực tài chính thực thi kế hoạch một cách hiệu quả và linh hoạt nhất. Cụ thể, nếu ngân sách dồi dào, doanh nghiệp nên đầu tư mời chuyên gia về giảng dạy hay cử nhân viên, quản lý tham dự những khóa học có uy tín, có chất lượng. Trường hợp, ngân sách hạn chế thì doanh nghiệp có thể sử dụng hình thức đào tạo trong cơng việc, sử dụng nguồn lực có
3.3.3. Hồn thiện cơng tác tổ chức, thực hiện đào tạo
Khi tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, phòng Nhân sự cần linh hoạt trong việc sử dụng các hình thức đào tạo cũng như phương pháp đào tạo, đảm bảo các điều kiện để hoạt động đào tạo diễn ra tốt.
Bộ phận phụ trách đào tạo tìm kiếm các tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ đào tạo để lựa chọn đơn vị cung cấp đào tạo phù hợp nhất nhằm ký kết hợp đồng. Tiếp theo đó, bộ phận phụ trách đào tạo và trưởng đơn vị cần kết hợp với giảng viên trong việc xây dựng chương trình đào tạo có mục tiêu học tập phù hợp với công ty.
Việc lựa chọn thời gian đào tạo phải được xem xét kỹ lưỡng để khả năng nhân viên có thể tham dự đầy đủ các buổi học hay không, cơ sở hạ tầng và các thiết bị đào tạo có được sử dụng triệt để hay không. Đối với việc lựa chọn địa điểm đào tạo phải chú ý lựa chọn những nơi có điều kiện tương đối lý tưởng như giao thơng thuận lợi, môi trường trong lành, yên tĩnh, đầy đủ các tiện nghi…
3.3.4. Giải pháp đánh giá hiệu quả của công tác đào tạo
Tại doanh nghiệp, công tác đánh giá hiệu quả sau đào tạo chưa được thực hiện tốt. Trong phạm vi luận văn, tác giả xin giới thiệu phương pháp đánh giá hiệu quả đào tạo tại doanh nghiệp bằng cách đánh giá những thay đổi của học viên như sau:
* Giai đoạn 1: Nhân viên được đào tạo học hỏi, tiếp thu được gì sau khóa đào tạo. - Phản ứng: Phòng Nhân sự cần thiết kế các thước đo phản ứng để đánh giá các
quan điểm của người được đào tạo về chương trình đào tạo. Phịng Nhân sự nên lập ra phiếu điều tra về đánh giá của nhân viên với chương trình đào tạo (phụ lục 14) mà nội dung bao gồm: nội dung bài giảng, thực hành, tính hấp dẫn của khóa học, ý nghĩa thực tiễn của chương trình…
- Học thuộc: Các nhân viên tham gia khóa đào nên được tổ chức kiểm tra lại để
đánh giá mức độ nắm vững các kiến thức, kỹ năng của khóa đào tạo. Tiêu biểu là việc học thuộc được đánh giá qua các bài trắc nghiệm trên giấy. Phòng Nhân sự và giảng
viên đào tạo kiểm tra những người được đào tạo về mức độ hiểu biết của họ trước và sau khóa đào tạo, để xác định tác động của việc đào tạo đối với kiến thức của họ.
* Giai đoạn 2: Học viên áp dụng các kiến thức kỹ năng đã học hỏi được vào trong thực tế như thế nào?
- Hành vi thay đổi: Phòng Nhân sự phối hợp với các trưởng bộ phận có nhân viên tham gia khóa học nghiên cứu hành vi của nhân viên có thay đổi gì do kết quả tham dự khóa học. Phịng Nhân sự đưa ra biểu mẫu, trưởng bộ phận thực hiện đánh giá và giám sát, ghi nhận những thay đổi của nhân viên. Trưởng bộ phận nên so sánh hành vi của nhân viên được đào tạo trước và sau khi đào tạo để đánh giá mức độ mà việc đào tạo đã thay đổi kết quả của họ. Việc đánh giá sau khi kết thúc chương trình đào tạo (thường từ 3 – 6 tháng) và được thực hiện nhiều lần.
- Mục tiêu: Vấn đề quan trọng nhất là học viên có đạt được các mục tiêu của đào tạo
không. Nếu như học viên có ưu thích khóa học, nắm vững hơn các lý thuyết, kỹ năng yêu cầu, có thay đổi hành vi trong thực hiện cơng việc nhưng cuối cùng học viên vẫn không đạt được mục tiêu của đào tạo, năng suất, chất lượng tại nơi làm việc không tăng thì đào tạo vẫn khơng đạt hiệu quả. Để xác định học viên có đạt mục tiêu của chương trình đào tạo hay khơng, phịng Nhân sự nên sử dụng phương pháp đánh giá là phân tích chi phí – lợi ích. Phịng Nhân sự đánh giá và tính tốn một số chi phí đối với một chương trình đào tạo. Bên cạnh đó, các lợi ích của chương trình đào tạo sẽ được tính tốn là khoản thu bằng tiền liên quan đến việc cải thiện kết quả của những người được đào tạo sau khi nhận được sự đào tạo như giảm tai nạn lao động, cải thiện chất lượng sản phẩm, tăng năng suất… Từ đó, phịng Nhân sự tiến hành so sánh những lợi ích của chương trình đào tạo với những chi phí của nó nhằm đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo.
3.4. Giải pháp xây dựng mơ hình năng lực cốt lõi cho công ty Ajinomoto Việt Nam
Bước 1: Phân tích kinh doanh
Hoạt động chính:
- Xem lại những giá trị của công ty và những tài liệu đang tồn tại khác về năng lực/ hành vi.
- Xem lại những mục tiêu kinh doanh với ban giám đốc và nhận diện sơ bộ về những hành vi đem lại thành công chủ chốt.
- Xây dựng sự đồng lịng về thành cơng và thành tích tốt là gì và cách mỗi mức độ đóng góp đến kết quả cơng việc.
Kết quả:
- Hiểu rõ những vấn đề chính và những ưu tiên hình thành nên bối cảnh và ngữ cảnh để xem xét lại và hiểu rõ những yếu tố thành cơng chính liên quan đến q trình.
- Một khung khái niệm rộng cho dự án sẽ hình thành cơ sở cho việc tích hợp mơ hình năng lực cốt lõi vào những tiến trình nguồn nhân lực khác.
Bước 2: Xây dựng mơ hình năng lực cốt lõi
Hoạt động chính:
- Xác định những năng lực được sử dụng trong ngành công nghiệp sản xuất.
- Phân tích và tích hợp thơng tin về văn hóa, các giá trị và mục tiêu kinh doanh để định nghĩa những nguyên tắc hướng dẫn rõ ràng cho việc thiết kế mơ hình.
- Phát triển một mơ hình năng lực mới căn cứ trên những nguyên tắc hướng dẫn đúng đắn phản ánh thực trạng kinh doanh của cơng ty. Mơ hình năng lực cốt lõi cung cấp:
o Định nghĩa rõ ràng về những mức độ của mỗi năng lực
o Xác định mức độ của hành vi có liên hệ với thành tích cao