- Chi phí huấn luyện đào đạo
642740 Chi phí điện sử dụng của văn phòng 642750 Chi phí nước sử dụng của văn phòng
3.2.5.4. Xây dựng hệ thống báo cáo chi tiết (DR-Detail Report) (1) Báo cáo thu chi tiền mặt hàng ngày
(1) Báo cáo thu chi tiền mặt hàng ngày
Mục tiêu: Báo cáo này giúp cho thủ quỹ và kế toán thanh toán nắm được số
tiền mặt trong ngày để đối chiếu với doanh thu thu được hàng ngày và số tiền sẵn có để có kế hoạch chi tiền. Ngoài ra, nó cịn có tác dụng giúp công ty lập được kế hoạch dòng tiền phục vụ cho yêu cầu quản lý tiền mặt.
Cơ sở và cách lập: Báo cáo này được lập cho từng chi nhánh nhà hàng và
phịng kế tốn. Với các khoản mục: Tiền tồn ngày trước chuyển sang, số tiền thu trong ngày, số tiền chi trong ngày, tiền tồn cuối ngày và dự kiến chi ngày kế tiếp.
Kỳ báo cáo: Báo cáo này được lập hàng ngày (hoặc tháng/quý/năm theo yêu
cầu của BGĐ).
Chi tiết xin xem mẫu DR-01 ở phụ lục 3.13 đính kèm.
(2) Báo cáo chi tiết công nợ phải trả nhà cung cấp
Mục tiêu: Báo cáo này giúp đối chiếu số liệu công nợ phải trả với nhà cung
cấp và giúp cho BGĐ biết được tình hình cơng nợ cụ thể của từng nhà cung cấp để có kế hoạch thanh tốn cơng nợ phải trả.
Cơ sở và cách lập: Báo cáo này được lập cho tất cả các nhà cung cấp. Nó liệt
kê chi tiết các khoản nợ của các nhà cung cấp qua các khoản mục: Tên nhà cung cấp, số đầu kỳ, số phát sinh, số cuối kỳ.
Mỗi nhà cung cấp sẽ được đặt một mã số với 2 chữ VD (Vendor – nhà cung cấp) kế tiếp là dấu “-” và 4 số thứ tự phát sinh. Ví dụ: VD-0001 là Cơng ty TNHH Thực Phẩm Ân Nam (Annam Fine Food).
Kỳ báo cáo: Báo cáo này có thể được lập theo yêu cầu của BGĐ hoặc theo
91
Chi tiết xin xem mẫu DR-02 ở phụ lục 3.14 đính kèm.
(3) Báo cáo chi tiết công nợ phải thu khách hàng
Mục tiêu: Mặc dù công ty kinh doanh dịch vụ nhà hàng, loại hình này thường
được thanh tốn ngay bằng tiền mặt hoặc thẻ nhưng cơng ty vẫn có một số khách hàng thân thiết như: ngân hàng, cơng ty kiểm tốn… đặt dùng bữa trưa cho nhân viên thường xuyên. Những khách hàng này thường phát sinh cơng nợ theo tháng. Do đó, kế tốn vẫn cần phải theo dõi chi tiết công nợ phải thu cho từng khách hàng này. KTQT cũng cần dự trù đến những nghiệp vụ sẽ xảy ra trong tương lai như sẽ tiến hàng lập dự toán ngân sách và các báo cáo liên quan.
Cơ sở và cách lập: Việc đặt mã khách hàng cũng tương tự như đặt mã cho
nhà cung cấp ở mẫu DR-02, cụ thể là mỗi khách hàng sẽ được đặt một mã số với 2 chữ CT (Customer - khách hàng) kế tiếp là dấu “-” và 4 số thứ tự phát sinh. Ví dụ: CT-0001 là Cơng ty Kiểm Tốn KPMG.
Kỳ báo cáo: Báo cáo này cũng được lập theo yêu cầu của BGĐ hoặc theo
tháng, quý, năm.
Chi tiết xin xem mẫu DR-03 ở phụ lục 3.15 đính kèm.
(4) Báo cáo chi tiết kiểm kê nguyên vật liệu
Mục tiêu: Việc kiểm kê NVL luôn được quan tâm ở nhà hàng. Báo cáo kiểm
kê giúp BGĐ và kế tốn nắm được tình hình tồn kho NVL và giúp xác định giá xuất kho cuối kỳ kinh doanh.
Cơ sở và cách lập: Việc kiểm kê do các nhân viên chi nhánh nhà hàng thực
hiện. Chi tiết các khoản mục bao gồm: Mã nhóm NVL, Mã NVL, tên NVL, đơn vị tính, số lượng, quy đổi và ghi chú (nếu cần).
Kỳ báo cáo: Việc kiểm kê được tiến hành vào cuối ngày làm việc và vào
ngày cuối cùng của tháng kinh doanh hoặc kiểm kê đợt xuất theo yêu cầu của BGĐ và trưởng quản lý chi nhánh.
Chi tiết xin xem mẫu DR-04 ở phụ lục 3.16 đính kèm.
(5) Báo cáo chi tiết nhập xuất tồn nguyên vật liệu
92
chi nhánh nhà hàng và kho. Qua đó, GĐ có thể xác định được hiệu quả việc đặt hàng, tiêu thụ và quản lý NVL tại từng chi nhánh cũng như kho Tổng.
Cơ sở và cách lập: Hiện tại cơng ty đang tính giá xuất kho theo phương pháp
bình quân cuối kỳ. Do đó, báo cáo này được lập dựa trên Báo cáo chi tiết kiểm kê hàng hóa, nguyên vật liệu cuối kỳ mẫu DR-04. Chi tiết các khoản mục bao gồm: Mã nhóm NVL, mã NVL, tên NVL, đơn vị tính, số lượng và đơn giá của tồn đầu, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ.
Kỳ báo cáo: Báo cáo này cũng được lập theo yêu cầu của BGĐ hoặc theo
tháng, quý, năm.
Chi tiết xin xem mẫu DR-05 ở phụ lục 3.17 đính kèm.
(6) Báo cáo số ngày lưu kho nguyên vật liệu
Mục tiêu: Đây được xem như là một báo cáo quan trọng của nhà hàng. Vì nó
khơng chỉ phục vụ cho việc quản lý nội bộ mà nó cịn phục vụ cho các cơ quan nhà nước như: chi cục an toàn thực phẩm hay quản lý thị trường đến kiểm tra. Hình thức cũng gần giống như sổ 3 bước trong vệ sinh an tồn thực phẩm. Mục đích chính là giúp theo dõi số ngày lưu kho của NVL đầu vào.
Cơ sở và cách lập: Báo cáo này bao gồm các khoản mục: Mã nhóm NVL,
mã NVL, tên NVL, đơn vị tính, nguồn gốc, ngày sản xuất, ngày nhập kho, thời hạn lưu kho, từ ngày đến ngày.
Kỳ báo cáo: Báo cáo này được lập theo ngày và theo mỗi lần nhập kho.
Chi tiết xin xem mẫu DR-06 ở phụ lục 3.18 đính kèm.
(7) Báo cáo tình hình định mức tồn kho nguyên vật liệu
Mục tiêu: Báo cáo ngày giúp theo dõi số lượng NVL tồn kho định mức để
phục vụ cho việc mua hàng, tránh tình trạng bị thiếu hụt NVL.
Cơ sở và cách lập: Đầu tiên, bộ phận kho và bộ phận bếp cần đưa ra định
mức tồn kho tối thiểu, bộ phận chịu trách nhiệm mua hàng sẽ dựa vào định mức này để theo dõi lượng NVL tồn kho định mức và lên kế hoạch mua hàng. Các khoản mục trên báo cáo bao gồm: Mã nhóm NVL, mã NVL, tên NVL, đơn vị tính, định mức tồn kho, tồn kho thực tế, chêch lệch, số lượng cần đặt mua.
93
Kỳ báo cáo: Báo cáo này được lập theo ngày và lập theo yêu cầu của BGĐ.
Chi tiết xin xem mẫu DR-07 ở phụ lục 3.19 đính kèm.