CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ ĐÀO TẠO
3.2.5. Giải pháp về nâng cao chất lượng cơ sở vật chất
Giải pháp để nâng cao chất lượng cơ sở vật chất được đề xuất như sau:
Đối với trang thiết bị văn phịng:
- Tiến hành bảo trì thường xuyên các loại thiết bị như máy lạnh, thang máy, máy vi tính, máy in.
- Dán cách thức sử dụng mỗi loại thiết bị gần nơi để thiết bị bằng 2 thứ tiếng nhằm mục đích giúp mọi giảng viên, nhân viên có thể sử dụng các thiết bị, đúng chức năng.
- Máy in tại Trung tâm là dịng máy hiện đại của Fujixerox, có chức năng ghi lại số lượng in ấn theo mỗi tài khoản.Từ tiện ích này, Phịng HCTC nên thực hiện báo cáo hàng tháng về lượng sử dụng của mỗi tài khoản và phòng ban. Với những chênh lệch lớn trong báo cáo u cầu cá nhân hay phịng ban có những giải thích rõ ràng về nhu cầu sử dụng. Việc này nhằm kiểm soát số lượng in ấn, tránh việc sử dụng cho cá nhân, tăng mức chi phí văn phịng cũng như giảm tuổi thọ máy. - Thực hiện kiểm định chất lượng máy móc cũ, tuổi thọ cao theo chu kỳ 6 tháng,
lập hồ sơ theo dõi tình trạng mỗi máy. Theo bảng theo dõi, những thiết bị có tần suất hư hỏng cao, tuổi thọ cao cần tiến hành đề xuất thay mới lần lượt. Tránh tình trạng thay ồ ạt nhiều thiết bị cùng lúc sẽ làm tăng chi phí đột xuất, việc thay thế bị chậm trễ, khơng có thiết bị dự phòng đủ để sử dụng.
Đối với phòng học và các phịng giải trí:
- Lịch học mỗi tuần đều được Phòng QLSV gửi lại cho Phòng HCTC vào thứ 6 tuần trước. Lịch này sẽ được bên HCTC bổ sung lịch trình của các phịng ban nếu có, sau đó lịch sẽ được thông báo trên website hay cổng thông tin của Trung tâm để mọi người có thể truy cập.
- Khi đó mọi nhân viên, giảng viên kể cả sinh viên nếu có nhu cầu sử dụng phịng có thể lên kiểm tra thơng tin trên website hay cổng thông tin của Trung tâm và thực hiện đặt phòng với phòng HCTC. Nếu lịch đặt thành công, thông tin sẽ được cập nhật trên lịch.
- Lịch sử dụng các phịng này sẽ được thơng báo với bảo vệ tòa nhà để họ tiến hành mở nguồn các thiết bị điện trước khi lớp học bắt đầu 30 phút cũng như tắt các thiết bị khơng cịn sử dụng sau lớp học.
- Riêng các phịng giải trí như phịng tập thể dục, phịng tập nhảy, phịng giải trí được quy định chỉ hoạt động trong khung giờ từ 6.00 am đến 8.30 pm (trừ các ngày có sự kiện, được sự đồng ý cho sử dụng của Phòng HCTC). Sau thời gian
quy định, các phòng này được kiểm tra và tắt nguồn hoàn toàn các thiết bị điện tử.
- Một cách thức nữa để tối ưu hóa việc sử dụng các phịng là việc giới hạn lượng ra vào của người ngoài Trung tâm. Để thực hiện việc này sinh viên ERC được yêu cầu xuất trình thẻ sinh viên khi vào Trung tâm. Những khách lạ mặt vào Trung tâm cần thơng báo với bảo về mục đích vào Trung tâm, cung cấp giấy tờ tùy thân cho bảo vệ và được cấp thẻ khách. Riêng những trường hợp phụ huynh có hẹn với nhân viên tư vấn về chương trình học, nhân viên phải trực tiếp ra sảnh đón phụ huynh.
Thư viện
Như phân tích ở chương 2, thư viện ERC hiện chưa có bộ phận đứng ra quản lý. Giải pháp đề xuất là Phòng QLSV sẽ kiêm luôn việc quản lý thư viện của Trung tâm. Việc hệ thống hóa lại thư viện cần được thực hiện ngay từ đầu năm 2016, cách thức cụ thể như sau:
- Thu dọn toàn bộ lượng sách đang được lưu trữ tại kho của Phòng QLSV đưa vào kho sách riêng của Trung tâm.
- Mã hóa sách: vì số lượng khơng q lớn, nên tạm thời sách tại thư viện sẽ được quản lý qua phần mềm Excel hoặc Access. Tồn bộ thơng tin về sách như tên sách, nhà xuất bản, năm xuất bản, tình trạng sách sẽ được nhập vào danh sách quản lý. Từ danh sách này xây dựng mã riêng cho từng loại sách. Mã sách sẽ được đánh vào trang đầu tiên và cuối cùng của sách cùng với logo của Trung tâm.
- Tại thư viện của trường, cần đóng kính các tủ đựng sách cũng như khóa các tủ này lại. Việc này khơng chỉ giúp quản lý mà cịn để bảo quản các đầu sách của Trung tâm.
- Quy trình mượn sách: Sinh viên có nhu cầu mượn sách cần liên hệ đăng ký tại Phịng QLSV. Nếu thư viện có sách như yêu cầu, sinh viên được yêu cầu nộp phí cọc là 100.000 đồng/cuốn và điền thơng tin vào mẫu mượn sách. Sinh viên được mượn sách trong vòng 30 ngày kể từ khi nhận sách. Nếu có nhu cầu gia
hạn, sinh viên cần liên hệ trước ngày hết hạn, nếu khơng sẽ bị tính phí 10.000 đồng cho mỗi ngày trả chậm. Sách sau khi trả sẽ được kiểm tra và tính phí cho những hư hỏng mất mát, phí này sẽ trừ từ phần tiền cọc trả lại cho sinh viên.