Tầm quan trọng 3-Rất quan trọng 3; 5 2 2-Quan trọng 1 4 1-Bình thường 6 1-Bình thường 2-Nghiêm trọng 3-Rất nghiêm trọng Mức độ nghiêm trọng
(Nguồn: Thống kê của tác giả)
Ma trận trên được xây dựng thông qua kết quả phỏng vấn chuyên gia về các vấn đề hạn chế được phân tích ở phần 2.3. Quy trình phỏng vấn chuyên gia được thực hiện với các chuyên gia như trong phụ lục 6, sau khi phỏng vấn các điểm đánh giá được tính trung bình và làm trịn, kết quả được thể hiện ở bảng 3.1.
Từ kết quả từ ma trận 3.1, các giải pháp được thực hiện ưu tiên theo thứ tự sau: 1. Giải pháp về hệ thống thông tin
2. Giải pháp về quy trình xử lý thơng tin và tư vấn hướng nghiệp 3. Giải pháp về uy tín
4. Giải pháp về cơ sở vật chất 5. Giải pháp về đội ngũ giảng viên
Bảng 3.1. Tổng hợp đánh giá về tầm quan trọng và mức nghiêm trọng của các hạn chế trong chất lượng dịch vụ đào tạo
STT Các hạn chế Tầm quan
trọng
Mức độ nghiêm trọng
1 2 3 1 2 3 1 Giảng viên tồn thời gian ít và có độ tuổi
cao.
X X
2 Trung tâm chưa có hệ thống thơng tin quản lý vững chắc và cổng thông tin để quản lý, thông báo thông tin sinh viên.
X X
3 Trung tâm chưa có quy trình xử lý thơng tin hiệu quả.
X X
4 Trung tâm chưa xây dựng được những uy tín riêng tại Việt Nam (thông qua các chứng chỉ như ISO, AUN,…)
X X
5 Trung tâm chưa có quy trình tư vấn hướng nghiệp cụ thể.
X X
6 Cơ sở vật chất chưa phân bổ, kiểm soát và đầu tư hợp lý (phòng học, trang thiết bị, thư viện)
X X
(Nguồn: Thống kê thông qua bảng khảo sát chuyên gia như phụ lục 6)
3.2. Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ tại Trung tâm tuyển sinh và đào tạo quốc tế
Nâng cao chất lượng dịch vụ tức là phải đồng thời nâng cao chất lượng của các thành phần cấu tạo nên dịch vụ đào tạo tại ERC như đã phân tích ở chương 2 bao gồm: hoạt động chun mơn, chương trình đào tạo, hoạt động ngồi chun mơn, uy tín, cơ sở vật chất, cung cấp thông tin và hướng nghiệp.
Thông qua những phân tích đánh giá về thực trạng chất lượng dịch vụ đào tạo của ERC ở chương 2, tác giả đưa một số giải pháp như sau:
3.2.1. Giải pháp nâng cao chất lượng cung cấp thơng tin
Quy trình lưu trữ, xử lý thơng tin sinh viên
Như đã trình bày trong chương 2, hiện tại Trung tâm đã có hệ thống lưu trữ thông tin sinh viên, nhưng hệ thống này đang được sử dụng với hiệu suất thấp bời vì những lý do sau:
- Khơng thể lưu trữ toàn bộ sinh viên do sự phân chia về loại hình sinh viên những thời điểm đầu thành lập Trung tâm.
- Hệ thống chưa đảm bảo được chức năng mong muốn của các phòng ban. - Hiện chỉ có Phịng QLSV và Phịng Kế tốn có thể truy cập.
Vì những hạn chế trên mà việc quản lý của các bộ phận trở nên khó khăn, địi hỏi việc lưu trữ thông tin bằng nhiều cách thức khác nhau. Tuy nhiên, việc xây dựng lại hệ thống thông tin tương đối phức tạp thời gian thực hiện và khó khăn về chi phí do dó trước mắt cần tạo dựng một quy trình thơng tin khép kín giữa các bộ phận để đảm bảo thơng tin được cập nhật và xử lý kịp thời. Quy trình được đề xuất như hình 3.2, cụ thể:
- Bước 1: Bộ phận Tuyển sinh thực hiện tư vấn cho sinh viên về các vấn đề của chương trình học, cũng như thực hiện những thỏa thuận cần thiết cho việc đăng ký nhập học.
- Bước 2: Sau khi sinh viên đồng ý đăng ký nhập học, nhân viên tư vấn hướng dẫn sinh viên hoàn tất hồ sơ và chuyển thông tin đến Bộ phận đăng ký tuyển sinh.
- Bước 3: Bộ phận đăng ký tuyển sinh căn cứ vào các quy định của Trung tâm, các yêu cầu của sinh viên để thực hiện soạn thảo hợp đồng và ký kết hợp đồng với sinh viên. Đồng thời, nhập tồn bộ thơng tin sinh viên vào Chương trình đào tạo.