CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ ĐÀO TẠO
3.2.2. Giải pháp nâng cao chất lượng xử lý thông tin
Để việc xử lý thông tin của sinh viên và thực hiện phản hồi được nhanh chóng hiệu quá, nhân viên các phòng ban tập trung hơn cho cơng tác chính, tránh ảnh hưởng đến hoạt động chung, tác giả xin đề xuất giải pháp như sau:
Tờ rơi hướng dẫn
Nhằm mục đích giúp cho các bạn sinh viên chủ động hơn trong việc xử lý các vấn đề thường nhật, Phòng QLSV nên soạn ra tờ hướng dẫn chung các vấn đề mà sinh viên thường cần sự hỗ trợ như bảng 3.2 dưới đây, những thông tin này cũng đồng thời nên đưa vào website và Facebook để các bạn sinh viên tiện theo dõi:
Bảng 3.2. Các nội dung trình bày trong tờ hướng dẫn
Vấn đề Nội dung
Thơng tin các phịng ban Trung tâm
Email, vị trí cũng như chức năng các phịng ban để các bạn sinh viên có thể liên hệ khi cần
Điểm chuyên cần Thông tin về nội quy chuyên cần, cách tính điểm chuyên cần. Khi gặp các vấn đề phải nghỉ học sinh viên cần làm gì. In ấn Cách thức in ấn, lập tài khoản, nạp tiền vào tài khoản để thực
hiện in bài
Đặt phòng Cách thức đặt phịng cho học nhóm, phịng hội nghị, phịng dance, …
Mượn sách thư viện Vị trí thư viện, quy trình mượn sách thư viện. Tủ đồ cá nhân Các vị trí tủ đồ, quy trình nhận tủ.
Những thơng tin trên trước tiên sẽ được gửi cho sinh viên qua email để thơng báo, sau đó được in ấn thành những tờ hướng dẫn đặt tại các kệ của Phịng QLSV dể sinh viên có thể tham khảo thơng tin trước khi yêu cầu hỗ trợ từ nhân viên.
Phiếu yêu cầu
Ngồi ra, Phịng QLSV cũng cần xây dựng mẫu phiếu yêu cầu để sinh viên có thể trình bày những u cầu khác ngồi những vấn đề đã được nêu trong tờ hướng dẫn. Với những vấn đề liên quan đến việc nghỉ học, khiếu nại sinh viên cần trình bày cụ thể, cũng như cung cấp các thông tin, giấy tờ liên quan để xử lý cho trường hợp của mình.
Quy trình tiếp nhận, xử lý và phản hồi thơng tin
Để quy trình xử lý thơng tin sinh viên được hiệu quả và tránh trách nhiệm chồng chéo, tác giả đề xuất quy trình xử lý như sau:
Bước 1 - Nhận thơng tin: Khi sinh viên có nhu cầu cần hỗ trợ, các bạn phải ghi rõ thông tin vào Phiếu yêu cầu, phiếu này sau đó sẽ được phân đến bộ phận có liên quan. Bước 2 – Xử lý: Người trực tiếp thực hiện yêu cầu cho sinh viên cần xác nhận là đã nhận được thông tin và sẽ xử lý trước thời gian cho phép (1 tuần), nếu không thể thực hiện được cần trực tiếp liên hệ với sinh viên để thông báo.
Bước 3 – Phản hồi: Thông tin sau khi được xử lý cần thực hiện thông báo cho sinh viên đến nhận. Sinh viên đến nhận giấy tờ hay phản hồi cần ký nhận rõ ràng tên và ngày giờ, nhân viên xử lý cũng cần ghi chú lại việc đã hoàn thành xử lý.