CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ ĐÀO TẠO
3.2.7. Giải pháp khác
Ngồi những giải pháp như đã trình bày ở trên, tác giả xin đề xuất thêm một số giải pháp khác nhằm giữ vững những ưu điểm đã có sẵn để hồn thiện hơn chất lượng dịch vụ đào tạo của ERC.
Xây dựng KPI đánh giá nhân viên:
Hiện tại chưa có một thang đo nào để đánh giá chất lượng làm việc của nhân viên tại ERC, bên cạnh đó nhân viên cịn đảm nhận nhiều nhiệm vụ nằm ngồi bảng mô tả công việc. Điều này khiến cho nhân viên cảm thấy áp lực, quá tải cơng việc, dẫn đến chất lượng trong cơng việc chính khơng cao trong khi công suất làm việc luôn cao.
Do đó để nâng cao chất lượng cơng việc cần làm rõ nhiệm vụ, công việc, cách thức nhân viên được đánh giá để từ đó thúc đẩy nhân viên trong việc nâng cao khả năng cá nhân, tập trung vào phát triển chun mơn cá nhân.
Vì xây dựng KPI khơng phải là một việc dễ dàng, có thể xây dựng nhanh chóng. Do đó phịng nhân sự nên lên kế hoạch nghiên cứu và thực hiện vấn đề này trong 6 tháng đầu năm 2016 để có thể nhanh chóng hồn thành và áp dụng cho việc đánh giá nhân viên và sau đó Trung tâm có thể điều chỉnh thêm để có thể phù hợp với mơi trường tại ERC.
Áp dụng mơ hình 5S vào việc giữ gìn văn phịng gọn gàng
Văn phịng làm việc tại ERC được xây dựng theo phong cách thân thiện, không vách ngăn trong phịng, các phịng ngăn nhau bằng kính. Thiết kế này giúp mọi người gần gũi nhau hơn, đồn kết tuy nhiên lại có nhược điểm là nếu khơng giữ gìn văn phịng sạch sẽ thì sẽ gây mất thẩm mỹ chung. Và việc mất thẩm mỹ này sẽ là điểm trừ trong mắt sinh viên và phụ huynh khi đến tiếp xúc với Trung tâm, điều này đặc biệt quan trọng với Phòng Quản lý sinh viên, nơi lưu trữ nhiều thông tin sinh viên, xử lý các vấn đề của sinh viên. Do đó tác giả đề xuất áp dụng mơ hình 5S cụ thể như sau:
- S1 (Sàng lọc)
o Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết, đặc biệt các loại giấy tờ liên quan đến việc sinh viên như đề thi, tài liệu, giấy tờ chứng nhận, thông tin sinh viên …
o Loại bỏ những thứ không cần thiết, nếu là những giấy tờ như đề thi, thơng tin sinh viên thì cần được xử lý bằng máy hủy tài liệu.
o Xác định đúng số lượng đối với những thứ cần thiết, cụ thể với văn phòng phẩm cần quy định rõ những loại dụng cụ nào được yêu cầu cấp liên tục, loại văn phịng phẩm nào có giới hạn số lượng sử dụng cho phòng ban.
- S2 (Sắp xếp)
o Sắp xếp hồ sơ chương trình theo khu vực rõ ràng. Giấy tờ của các năm học trước nên được đóng thùng, dán tên cụ thể và lưu trữ trong kho riêng của Phòng QLSV, những giấy tờ cũng của các học kỳ khoảng 2 năm trước có thể hủy hoặc chuyển khu vực lưu trữ, để dành chỗ cho các giấy tờ của khóa kế tiếp.
o Sắp xếp các vị trí dụng cụ, máy móc ... sao cho tiến trình làm việc trơi chảy và liên tục, khơng bị tắc nghẽn hay chậm trễ.
- S3 (Sạch sẽ)
o Sau khi tiếp sinh viên, phụ huynh thu dọn ly nước, giấy tờ. Sắp xếp lại bàn ghế lại vị trí cũ để tạo khơng gian cho phịng làm việc.
o Sau mỗi ngày làm việc cá nhân nên tự thu gom rác tại chỗ làm việc của mình cũng như sắp xếp lại dụng cụ cá nhân. Bỏ rác gọn vào thùng rác để buổi sáng hơm sau nhân viên vệ sinh có thể dọn dẹp một cách dễ dàng, nhanh chóng.
- S4 (Săn sóc)
o Mỗi phịng ban nên viết ra những quy định riêng nhắc nhở sau mỗi ngày làm việc.
o Đưa vấn đề vệ sinh, gọn gàng vào đánh giá chất lượng nhân viên hàng tháng.
- S5 (Sẵn sàng): Thực hiện tốt, thường xuyên, có kỷ luật và tự giác 4S trên.
Triển khai các lớp luyện kỹ năng Anh văn cho nhân viên
Anh văn là ngơn ngữ được sử dụng chính tại ERC, khơng chỉ trong lớp học việc các nhân viên có thể giao tiếp Tiếng Anh thông thạo vừa giúp đảm bảo hiệu quả công việc của nhân viên, vừa giúp sinh viên gia tăng khả năng giao tiếp điều mà nhiều bạn sinh viên còn yếu. Việc triển khai các lớp học cho nhân viên ERC cần được thực hiện nghiêm túc, những nhân viên đồng ý tham gia lớp học cần phải làm cam kết để đảm bảo việc theo lớp và thực hiện các nội quy Trung tâm đặt ra như một học sinh bình thường. Sau khi cam kết, việc triển khai được tiến hành như sau:
- Kiểm tra khả năng của nhân viên thông qua các bài kiểm tra với giảng viên Tiếng Anh của Trung tâm, các bài kiểm tra đảm bảo thể hiện được 4 kỹ năng nghe, nói, đọc, viết.
- Sau khi có kết quả, nhân viên được chia thành những cấp độ học tập khác nhau để đưa vào những lớp riêng. Tại lớp học, nhân viên phải tham gia lớp như một sinh viên bình thường, tham gia đủ lớp, làm đủ các bài tập và kiểm tra được giao
- Cuối kỳ học, điểm đánh giá sẽ được báo cáo trực tiếp với Ban Giám đốc và Trưởng phịng Nhân sự, và từ đó đánh giá trực tiếp vào KPI của nhân viên. - Nhân viên được khuyến khích tham gia dự thi IELTS, nếu nhân viên có được
bằng IELTS trên 6.5, thì Trung tâm sẽ tặng phần chi phí dự thi cho nhân viên đó. Ngược lại những trường hợp học tập với thái độ không nghiêm túc, kết quả cuối kỳ không tốt sẽ bị trừ điểm KPI.
Quy định về trang phục
Một trong những điều làm nên tính chun nghiệp cho một mơi trường làm việc chính là trang phục của nhân viên. Tại ERC, thầy giáo được yêu cầu phải đeo cà vạt và cô giáo phải mặc đầm dài khi giảng dạy trên lớp. Tuy nhiên, với nhân viên các phịng ban vẫn chưa có những quy định cụ thể, do đó giải pháp được đề xuất như sau:
- Nhân viên nữ phải mặc trang phục văn phịng, mang giầy cao gót tối đa 7 cm, nhân viên nam mặc áo sơ mi, quần tây, giày tây. Nhân viên không được phép mặc quần jean, giày thể thao trừ khi có sự kiện của nhà trường yêu cầu. - Nhân viên được yêu cầu đeo thẻ nhân viên trong thời gian hành chính.
- Tương tự như vấn đề sạch sẽ, gọn gàng, trang phục cũng được đưa vào KPI như một trong những yếu tố đánh giá chất lượng làm việc của nhân viên.