Một hạn chế cơ bản của cơ chế quản lý tài chính nhà nước truyền thống là
không giải quyết được những vấn đề then chốt theo các mục tiêu của các đơn vị sự nghiệp cơng lập do chính phủ đề ra. Các mối liên kết giữa chi tiêu ngân sách với những dịch vụ do đơn vị cung cấp thường yếu kém và ít có động lực để đơn vị chi tiêu nó một cách hiệu quả (kinh tế). Các đơn vị thường quan tâm đến việc
được cấp bao nhiêu kinh phí chứ chưa quan tâm nhiều đến việc sử dụng số kinh
phí đó như thế nào để mang lại hiệu quả nhất. Vì vậy, ngay từ những năm đầu
thập kỷ 50 của thế kỷ 20, rất nhiều cuộc cải cách về cơ chế quản lý tài chính nhà nước ở các quốc gia cơng nghiệp phát triển và đang phát triển đều cố gắng giải quyết vấn đề trên bằng cách trao cho các đơn vị quyền tự chủ tài chính ngày
càng rộng rải. Các đơn vị thực hiện phương pháp quản lý tài chính theo kết quả
đầu ra.
Phương pháp này dựa trên một quan điểm: phân cấp cho các nhà quản lý
được quyền chủ động sử dụng nguồn lực với những gì họ cảm thấy phù hợp nhất
và đảm bảo trách nhiệm giải trình với kết quả.
Nếu không giao quyền chủ động cho nhà quản lý thì cũng khơng thể buộc
họ phải chịu trách nhiệm về sản phẩm, dịch vụ được tạo ra và ngược lại, khi nhà quản lý chưa sẳn sàng và không buộc phải chịu trách nhiệm về kết quả thì cũng khơng cho phép họ tự sử dụng nguồn ngân sách. Chính trách nhiệm giải trình đã
đóng góp khơng nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động theo hai cách:
Thứ nhất, bằng cách thiết lập các mục tiêu về đầu ra trong dự thảo ngân
sách buộc nhà quản lý phải suy nghĩ tìm cách sử dụng ngân sách tiết kiệm, đảm bảo số lượng, chất lượng cũng như thời gian, qui trình cung ứng hàng hố, dịch vụ tốt nhất.
Thứ hai, khi cho phép nhà quản lý chủ động sử dụng nguồn lực trong khuôn
khổ chi tiêu trung hạn, thì bằng nỗ lực của mình, họ sẽ lựa chọn tập hợp đầu vào (về nhân sự, mua sắm vật dụng….) tối ưu nhất trong dài hạn. Tất nhiên, để theo
đuổi hiệu quả hoạt động Chính phủ phải theo quản lý để chống lại sự giảm sút
“giấu mặt” về số lượng và chất lượng dịch vụ. Đó là lý do tại sao để thực hiện được ba yêu cầu này cần phải nhấn mạnh đến việc đo lường đầu ra, chất lượng
dịch vụ và đánh giá chi tiêu công cộng.
Với phương pháp quản lý ngân sách theo đầu ra làm cho ngân sách trở thành ngân sách chương trình hay ngân sách thực hiện. Đối với ngân sách thực
hiện, ngân sách chỉ rõ mục tiêu của các khoản chi, chi phí của các “chương trình, mục tiêu”, các cách thức đo lường kết quả thực hiện của mỗi chương trình, mục tiêu. Ngân sách chương trình bao gồm các đặc tính sau:
- Các hoạt động của tổ chức được chia thành những chức năng, chương
trình, các hoạt động và các yếu tố chi phí lớn. Mỗi chức năng phù hợp với một mục tiêu lớn của tổ chức (ví dụ: thúc đẩy phát triển một lĩnh vực hoạt động của
tổ chức). Một chương trình bao gồm các hoạt động đáp ứng cùng một mục tiêu nhất định (ví dụ: tăng năng suất hay tăng chất lượng dịch vụ). Mỗi hoạt động là một bộ phận của chương trình (ví dụ: chương trình phổ cập trung học của ngành giáo dục). Một tiêu chí dùng để phân loại hoạt động là mức độ tỉ mỉ có thể thiết lập được của các chỉ số đánh giá thực hiện cũng như đo lường chi phí. Các mục tiêu hoạt động của mỗi chương trình và của các hoạt động được xem xét cho
từng năm ngân sách.
- Các chỉ số thực hiện và các chi phí thực hiện được thiết lập, đo lường và báo cáo.
Trên thực tế, một vấn đề lớn khi thực hiện phương pháp quản lý theo kết quả, đầu ra (hệ thống ngân sách theo chương trình) là khơng có sự kết nối giữa
cơ cấu chương trình với cơ cấu hành chính của đơn vị. Điều đó tạo ra tính phức tạp, thiếu quyền sở hữu và thiếu trách nhiệm giải trình của các bộ phận sử dụng ngân sách.
Để giải quyết những khó khăn trên, các đơn vị phải xây dựng các định mức, tiêu chuẩn chi tiêu nội bộ hay còn gọi là qui chế chi tiêu nội bộ áp dụng thống nhất trong đơn vị, đảm bảo đơn vị hoàn thành nhiệm vụ được giao, thực hiện
nhiệm vụ thường xuyên phù hợp với hoạt động đặc thù của đơn vị, sử dụng kinh phí có hiệu quả và tăng cường công tác quản lý.