Một hệ thống báo cáo tài chính theo những nội dung qui định, trong đó những thơng tin, dữ liệu phản ảnh kết quả hoạt động tài chính của đơn vị sẽ cung cấp cho các nhà quản lý những dữ liệu quan trọng để làm quyết định. Những
thông tin dữ liệu đó được cho là xác thực khi đơn vị đã lập quyết tốn tài chính. Quyết tốn tài chính là nội dung (giai đoạn) cuối cùng của cơng tác quản lý tài chính đơn vị sự nghiệp cơng lập. Tuy là quyết tốn tài chính nhưng nó lại nói lên nhiều vấn đề về kết quả hoạt động, những đánh giá hoạt động, việc quản lý
nguồn kinh phí và tình hình sử dụng ngân sách của đơn vị cho việc phát triển hoạt động, cho việc cải thiện đời sống của tập thể đơn vị….Do đó cơng tác quyết tốn tài chính của đơn vị phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Số liệu báo cáo quyết tốn phải chính xác, trung thực, đầy đủ. Nội dung báo cáo quyết toán phải theo đúng nội dung ghi trong dự toán được giao (hoặc
được cơ quan có thẩm quyền cho phép) và chi tiết theo phân loại chi ngân sách
(theo Mục lục NSNN);
- Số liệu trên sổ sách kế toán của đơn vị phải bảo đảm cân đối và khớp đúng với chứng từ thu, chi của đơn vị và những số liệu có liên quan của cơ quan
Tài chính, Kho bạc;
- Mẫu biểu báo cáo quyết toán theo qui định của Bộ Tài chính, đơn vị dự tốn phải gửi kèm báo cáo giải trình chi tiết các loại hàng hoá, vật liệu tồn kho, các khoản nợ, khoản vay, tạm ứng, tồn quỹ tiền mặt, số dư tài khoản tiền gởi. Trước khi lập quyết tốn tài chính, các đơn vị phải tiến hành khoá sổ kế toán, việc khoá sổ kế toán được tiến hành vào cuối giờ làm việc ngày 31/12, tức là mọi hoạt động thu – chi và các hoạt động liên quan đến xuất, nhập tài sản,
công nợ…đều phải tạm dừng lại tại thời điểm này.
Muốn việc khố sổ được chính xác, các đơn vị phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu tất cả các loại tài sản và xử lý kết quả theo một trình tự nhất định.
Một là, kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế tốn và tình trạng thực tế về
tồn bộ tài sản hiện cịn đến 0giờ ngày 01/01.
Mọi cơng việc đối chiếu đều phải có xác nhận bằng văn bản với các chủ sở hữu, hoặc người thụ hưởng hoặc những nhân viên trực tiếp quản lý, sử dụng theo qui định.
Hai là, xử lý số liệu kế toán sau khi đối chiếu.
Mọi trường hợp sai sót, chênh lệch phải tìm rõ nguyên nhân để xử lý và tiến hành điều chỉnh sổ sách kế toán trước khi lập quyết tốn tài chính.