Mỗi nguồn kinh phí có những tính chất kinh tế, pháp lý…và nhằm vào những mục đích chi tiêu khác nhau nên đặt ra những yêu cầu quản lý chi tiêu
khác nhau.
Đối với nguồn kinh phí do NSNN, Trước tiên, phải thực hiện chi tiêu đúng dự tốn được duyệt. Có rất nhiều lý do để biện minh cho yêu cầu này, song có hai lý do cơ bản. Một là, nguồn lực của nhà nước luôn tỏ ra hạn hẹp so với nhu cầu thực tế của cộng đồng dân cư nên việc chi tiêu ngân sách khơng đúng dự
tốn được duyệt sẽ gây nên nhiều đe doạ đến nền kinh tế. Hai là, dự toán chi
ngân sách được phân bổ theo từng đối tượng và tính chất kinh tế khác nhau nên việc sử dụng phải đúng dự tốn được duyệt. Nếu khơng, dự tốn được duyệt
khơng còn ý nghĩa pháp lý. Thứ hai, các khoản chi phải phục vụ được nhiệm vụ chuyên môn của đơn vị. Nhiệm vụ ở đây có nghĩa là nhiệm vụ được nhà nước
giao. Chúng ta thấy rằng, mỗi khoản chi ngân sách nhằm vào một mục tiêu, khoản chi là thứ yếu so với mục tiêu theo đuổi. Như vậy, các khoản chi theo dự toán được duyệt phải là sự đối giá của những nhiệm vụ mà nhà nước đã giao cho
đơn vị. Đây không chỉ là vấn đề pháp lý (cam kết giữa nhà nước và đơn vị cung
cấp) mà còn là quan hệ kinh tế thị trường (trao đổi ngang giá). Sau cùng là phải
đảm bảo sử dụng NSNN hiệu quả. Ngân sách nhà nước (tiền) do nhân dân đóng
góp dưới hình thức thuế, phí, lệ phí…đó là những khoản thu nhập mà người dân khó khăn lắm mới tạo ra được, nhưng vì những lợi ích chung nên họ phải đóng góp, do đó bất kỳ ai có quyền quyết định và sử dụng ngân sách cũng phải tính tốn hiệu quả.
Đối với nguồn thu từ hoạt động của đơn vị, muốn quản lý chi tiêu chặt
chẽ, chính xác cần phải tập trung vào việc phân tích hình thức, khối lượng và thời gian chi tiêu.
Về hình thức chi tiêu, có ba loại chi tiêu chính. Chi phí riêng thường xuyên (chi phí theo sản phẩm và dịch vụ cụ thể) và chi phí chung thường xuyên (chi phí chung cho tồn bộ đơn vị) sẽ là những khoản chi phí mà hầu hết các tổ
chức lúc nào cũng phải chi trả một cách thường xuyên. Đây là những mục chi tiêu thực sự tái diễn hàng năm, nên tương đối dễ dàng quản lý. Chi phí duy trì
năng lực hoạt động hoặc phát triển một hoạt động mới là những khoản chi phí
một lần. Chúng không xảy ra thường xuyên nhưng khi xảy ra, chi phí thường khác nhau trong mỗi lần phát sinh.
Quản lý chi tiêu hiệu quả đòi hỏi rằng, phải quản lý về mặt lượng sử dụng và giá cả thanh toán. Chắc chắn rằng, danh sách các hoạt động và chi phí là
khơng có giới hạn nên các bộ phận có liên quan phải cung cấp về số lượng cần thiết, mức giá có thể trả và tổng chi phí cho từng loại chi phí khác nhau.
Một vấn đề khác của quản lý chi tiêu hiệu quả là quản lý thời gian chi
tiêu. Thời gian chi tiêu là rất quan trọng trong quá trình kiểm soát chi tiêu, đặc biệt là thời gian của những khoản chi tiêu lớn. Do đó nhất thiết phải liên hệ với những bộ phận liên quan để có thể biết trước về những khoản chi sắp xảy ra để tiến hành kiểm sốt trước chứ khơng phải đợi đến lúc trả tiền.