2.1 Tổng quan chung chung về công ty Cổ phần Giao hàng tiết kiệm
2.1.4 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban
a. Cơ cấu tổ chức TỔNG GIÁM ĐỐC Bộ phận DVKH Bộ phận nhân sự Bộ phận CNTT Bộ phận TCKT Bộ phận kinh doanh Bộ phận vận hành Bộ phận đào tạo Bộ phận tiếp thị Đại diện Hà Nội Đại diện Đà Nẵng Đại diện TP.HCM Bộ phận kiểm sốt
Bộ máy của cơng ty theo mơ hình kiểu trực tuyến – chức năng. Công ty Cổ phần Giao hàng tiết kiệm hoạt động trong lĩnh vực vận tải giao nhận nên khi áp dụng mơ hình này giúp sử dụng hiệu quả nguồn lực của doanh nghiệp. Đồng thời ban lãnh đạo có thể phân cơng nhiệm vụ phù hợp với chuyên môn của từng người lao động, từ đó giải quyết nhanh chóng các vấn đề liên quan đến vận hành.
b. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban
Tổng giám đốc: Người đứng đầu bộ máy quản lý, đại diện cho công ty, chịu
trách nhiệm về hoạt động sản xuất của công ty trực tiếp chỉ đạo xuống các đơn vị bộ phận và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Bộ phận vận hành: Được quản lý bởi giám đốc vận hành, bộ phận này là bộ phận trực tiếp cung cấp dịch vụ đến khách hàng, tương tự như bộ phận trực tiếp sản xuất trong công ty sản xuất, giám đốc vận hành trực tiếp quản lý các khối sau:
- Trưởng vận hành: Bao quát tất các các công việc của kho vận hành. Bao gồm: + Điều phối lấy hàng: Phụ trách điều phối hàng hóa từ shop về kho.
+ Điều phối giao hàng: Phụ trách điều phối hàng hóa từ kho đến khách hàng. + Điều phối trả hàng: Phụ trách nhiệm vụ bồi hoàn trả hàng cho shop.
- Thu ngân: Chịu trách nhiệm thu tiền thu hộ của giao nhận, in hóa đơn, kiểm tra tiền thừa, nộp tiền cho kế tốn, kiểm tra hàng sai thơng tin, làm hàng trả shop.
- Kho vận:
+ Kho vận chuyển: Phụ trách lấy hàng hóa từ các đối tác về kho của công ty khu vực Hà Nội.
+ Kho liên vùng: luân chuyển hàng hóa, thư, tài liệu, ấn phẩm liên tỉnh Hà Nội, Đà Nẵng, Tp. Hồ Chí Minh và các tỉnh.
Bộ phận kinh doanh: Bộ phận trực tiếp chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt
động bán hàng tới khách hàng và khách hàng tiềm năng của công ty nhằm đạt mục tiêu về doanh số, thị phần do công ty để ra.
Bộ phận tài chính- kế tốn: Bộ phận chịu trách nhiệm quản lý các khoản thu –
chi, tài chính (nguồn vốn, các khoản đầu tư) của công ty. Đồng thời bộ phận này trực tiếp tổ chức cơng việc kế tốn của doanh nghiệp phù hợp với yêu cầu của luật pháp hiện hành, dựa trên cơ cấu, đặc trưng hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, lập sổ sách, tài liệu kế tốn, tính toán giá thành sản phẩm, trả lương, bảo
hiểm, các khoản công nợ của công ty đối với khách hàng, ngân hàng và các đối tượng khác phải hợp pháp, chính xác, rõ ràng, đảm bảo hợp lý quyền lợi của các bên.
Bộ phận Công nghệ - Thông tin: Chịu trách nhiệm tồn bộ hệ thống phần mềm
ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong quản lí đơn hàng và nhân viên giao nhận CashOn Delivery (COD) của cơng ty. Bộ phận này có nhiệm vụ phối hợp chặt chẽ với bộ phận khác trong việc triển khai, bảo trì, khắc phục sự cố cho các ứng dụng hệ thống, cũng như đề xuất thêm các chức năng phù hợp với thực tế sử dụng tại GHTK.
Bộ phận nhân sự: Có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc và chịu trách nhiệm toàn
diện trước Ban lãnh đạo công ty về kết quả công tác tổ chức, nhân sự theo đúng quy định của nhà nước và nội quy, quy chế của công ty. Cụ thể cơng tác tổ chức nhân sự có các chức năng như nghiên cứu và hoạch định tài nguyên nhân sự; tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự; quản trị tiền lương; quan hệ lao động, chăm lo cho dịch vụ phúc lợi, y tế và an toàn lao động cho nhân viên, được chia thành 3 ban:
- Ban tuyển dụng: Dự báo nhu cầu tuyển dụng, đảm bảo nhân sự đầy đủ cho tất cả các bộ phận – phòng ban để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra diễn ra liên tục, khơng bị gián đoạn, lên trương trình hội nhập cho nhân viên mới.
- Ban hành chính: Phụ trách các thủ tục hành chính, cơng văn, giấy tờ, văn phòng phẩm, hồ sơ nhân viên.
- Ban văn hóa truyền thơng: Phụ trách các chế độ phúc lợi, cơng đồn, các truyền thông nội bộ.
Bộ phận chăm sóc khách hàng: Thực hiện giới thiệu, tư vấn các gói dịch vụ đối
với khách hàng cá nhân và doanh nghiệp. Tiếp nhận các yêu cầu, câu hỏi, thắc mắc từ khách hàng và phản hồi để làm hài lòng khách hàng. Lên kế hoạch để thăm hỏi khách hàng lớn, khách hàng mua sỉ, khách hàng thường xuyên của công ty. Tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát và điều chỉnh kế hoạch. Ghi nhận ý kiến của khách hàng để cải tiến công việc. Lập kế hoạch ngân sách chăm sóc khách hàng hàng năm và tổ chức thực hiện theo ngân sách được duyệt. Thiết lập mối quan hệ tốt với đối tác của công ty và khách hàng.
Bộ phận tiếp thị (Marketing): Chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện chiến lược
marketing, quản lý sản phẩm và truyền thông như: lập và thực hiện chương trình truyền thơng (khuyến mại, quảng cáo, tài trợ...); phối hợp thực hiện các chương trình PR-Public Relations, sự kiện với đối tác thuê ngoài; thiết lập và thực hiện hệ thống thơng tin doanh nghiệp; phân tích dữ liệu thiết lập báo cáo trình ban giám đốc; tham gia và tham mưu cho ban giám đốc về chiến lược dài hạn; nghiên cứu thị trường và nghiên cứu phát triển sản phẩm mới; giúp Giám Đốc công ty việc điều hành và quản lý
mọi hoạt động tiếp thị trên cơ sở chiến lược marketing dài hạn một cách hiệu quả; bảo đảm các nguồn lực cho kinh doanh.
Bộ phận đào tạo: Phụ trách công tác đào tạo cho tồn bộ nhân viên trong cơng ty.
Tìm các chun gia có chun mơn thích hợp, tương ứng với chi phí hợp lý, hiệu quả, để thực hiện đào tạo và phát triền nhân viên; chỉ ra các nhu cầu đào tạo và phát triển đối với từng cá nhân và cả tập thể, cho phép các nhân viên tạo được sự góp tối đa cho hiệu quả của doanh nghiệp cũng như phát triển được những tiềm năng của người lao động; đồng thời kết hợp và phân tích những nhu cầu đào tạo và phát triển của hiện tại và tương lai; thực hiện các chương trình đào tạo và phát triển phù hợp với nhu cầu của tổ chức.
Bộ phận kiểm soát
- Bộ phận kiểm soát chịu trách nhiệm về việc thanh tra, kiểm tra theo đúng quy định của nhà nước và cả theo quy định của công ty, đồng thời giám đốc công ty vận hành nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh đúng chế độ quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp.
- Nhiệm vụ của ban kiểm soát là xây dựng các quy chế quản lý nội bộ trong doanh nghiệp. Bao gồm việc trực tiếp soạn thảo xây dựng các văn bản, quy chế nội bộ.
- Tham gia đàm phán, thương thảo các hợp đồng quan trọng của doanh nghiệp với các đối tác trong kinh doanh; thẩm định các dự thảo thoả thuận, các hợp đồng hợp tác, các dự án đầu tư để đảm bảo không trái pháp luật.
- Giám sát, kiểm soát các hoạt động của những bộ phận trong doanh nghiệp hoạt động tuân thủ các quy định, quy chế nội bộ của doanh nghiệp.