Quy trình giao nhận tại kho/bưu cục như sau:
Đối với các shop có nhu cầu cần được vận chuyển hàng hóa của mình, các shop phải đăng kí tài khoản trên hệ thống của giao hàng tiết kiệm, các tài khoản phải liên kết với tài khoản ngân hàng để phục vụ thanh tốn, sau đó chờ đợi bên dịch vụ khách hàng xác nhận và kích hoạt tài khoản cho khách hàng. Cịn đối với các shop đã là có tài khoản thì đến với bước (1) đăng kí đơn hàng trên các giao diện lập trình của giao hàng tiết kiệm. Sau đó (2) đơn sẽ phải chờ xử lý theo thứ tự, tiếp theo (3) hệ thống sẽ tiếp nhận đơn hàng của khách hàng thông qua hệ thống tự động hoặc tiếp nhận thông qua WEB, điều phối cần chọn lại đường, phường của đơn hàng, giỏ sẽ được tự động giao cho COD trên hệ thống.
Khi đơn đã được tiếp nhận, điều phối sẽ gửi thông tin cho bên tài xế và đi lấy hàng, lúc này trạng thái của hàng sẽ là (4) đang lấy hàng, chuyển cho COD khác (nếu cần) để cân đối số lượng đơn hàng, đảm bảo chất lượng lấy hàng. Điều phối cần kiểm tra thường xun để biết COD có lấy đơn hàng vào khơng, gọi nhắc COD lấy vào và hỗ trợ đẩy đơn khi đã sát giờ chốt, hoặc đối với Shop có rất nhiều đơn. Trường hợp (5.1) nếu hàng được lấy thành công, hàng được mang về kho và nhập kho, trường hợp (5.2) delay lấy hàng là do bên vận chuyển đang chưa thể đến lấy vì vài lý do như khơng có tài xế lấy hàng, đơn của khách hàng đăng vào các khung giờ cao điểm… còn lại (5.3) không lấy được hàng là do bên shop hủy thông tin lấy hàng.
Sau khi lấy thành công, điều phối kiểm đếm số hàng COD mang về, so sánh với số lượng trên ứng dụng, hai số liệu khớp nhau, điều phối xác nhận và nhập kho cho COD, đơn hàng sẽ phân chia theo luồng tuyến giao: Nội kho, liên kho nội vùng (nội thành), liên vùng. Và hàng được chất lên phương viện vận chuyển liên vùng, nếu hàng phải giao trong ngay khu vực đó hàng sẽ được chuyển qua bên điều phối giao. Còn đối với vận chuyển đi các vùng tỉnh thành khác, hàng hóa sẽ được vận chuyển đến (6) kho đích. Sau đó ở kho đích, hàng hóa sẽ được phân chia ra các giỏ và được (7) điều phối giao giao cho tài xế đi giao hàng cho khách hàng. Điều phối chọn và thay đổi COD giao theo tình hình mỗi ca (dựa trên lượng COD vắng mặt, số hàng cần giao gấp, lượng hàng lấy về...) Lọc đơn hàng theo đường, phường, chuyển cho COD khác (nếu cần) để cân đối số lượng đơn hàng, đảm bảo chất lượng giao hàng. Linh hoạt với các tình huống thiếu người, để lại đơn hàng to, để có thể mang đi nhiều đơn nhỏ, đơn cần giao gấp, chuyển đơn sang ca tối...
Các COD vào màn hình chờ giao hàng trên ứng dụng, tìm đơn hàng thực tế, lấy đơn vào danh sách đi giao. Với đơn hàng khơng có hàng thực tế, COD bấm “Khơng có hàng” để bộ phận điều phối tìm đơn vào cuối ca. Tại cửa ra vào, sau khi COD đã lấy đơn vào ứng dụng, điều phối đếm số thực tế, khớp với số trên ứng dụng và chốt đơn.
Nhập lại số thực nhận nếu số trên ứng dụng tự động hiển thị và số thực tế khác nhau. Trường hợp hai số này khác nhau, sau khi COD kho, cần tìm hiểu nguyên nhân (có thể do COD nhập thiếu mã hàng, hoặc có người khác để hàng vào giỏ hoặc lấy khỏi giỏ của COD mà không biết). Nếu COD được nhận thêm đơn, cần sửa số thực nhận, điều phối nào đưa thêm đơn cho COD đó, chịu trách nhiệm lên hệ thống bán web sửa lại số thực nhận mới cho COD..
Nếu giao hàng đã giao thành công cho khách hàng, thông tin sẽ ghi nhận trạng thái (8.1) đã giao hàng, tại đây khi hàng hóa được giao tồn bộ, giao hàng tiết kiệm sẽ thanh toán cho khách hàng nếu đơn của khách hàng là đơn thu hộ, nếu hàng hóa chỉ giao 1 phần, khách hàng không nhận các hàng khác, hàng sẽ được mang nhập lại kho trả. Hàng hóa cịn có thể bị delay (8.2) khi giao hàng cho khách hàng, do khách hàng hẹn lấy vào lúc khác hoặc một số lý do từ phía tài xế chưa kịp giao hàng…Và khi hàng không giao được (8.3) do không liên hệ được bên phía khách hàng hàng sẽ tiếp tục được giao lại (9), hoặc khách hàng từ chối nhận hàng, hàng sẽ được mang về mang về lưu kho trả (10) và các nhân viên sẽ phân loại chia hàng và hàng sẽ một lần nữa được vận chuyển về kho tại gần khu vực của shop nhất. Điều phối trả sẽ gửi thơng tin cho tài xế để trả lại hàng hóa (12.1) cho shop và cuối cùng đơn hàng sẽ có trạng thái là đã trả hàng.
b. Thời gian giao nhận hàng hóa
Cơng tác giao nhận hàng hóa trong thành phố được thực hiện qua 7 ca làm việc như bảng bên dưới đây:
Bảng 2.8 Thời gian giao nhận hàng hóa trong khu vực thành phố
CA
Lấy thành cơng Giờ xuất
Nhập kho đích
Từ Đến Điểm, bưu cục,
shop Kho nội thành
1 0h 8h30 8h45 9h30 10h15 2 8h30 10h30 11h 11h45 12h30 3 10h30 11h30 12h 12h30 13h15 4 11h30 13h30 14h 14h30 15h15 5 13h30 15h30 16h 16h30 17h30 6 15h30 17h30 18h 18h 19h15 7 17h30 23h59 23h59 1h Ngày N+1 1h30 Ngày N+1
2.3.4 Các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động giao nhận hàng hóa
a. Các yếu tố chủ quan
- Cơ sở vật chất của doanh nghiệp: Dịch vụ giao nhận hàng hố địi hỏi doanh nghiệp kinh doanh phải có một khối lượng cơ sở vật chất nhất định để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao và khắt khe của khách hàng, đó là hệ thống kho bãi chứa hàng, số lượng đầu xe vận chuyển và các loại xe chuyên dụng, trang thiết bị, phương tiện thông tin liên lạc hiện đại để liên lạc như hệ thống mạng máy tính kết nối internet,... Chỉ khi có đủ điều kiện về phương tiện giao nhận vận tải, các thiết bị thơng tin hiện đại... mới có thể cạnh tranh trên thị trường và đáp ứng yêu cầu kịp thời trong việc giao - nhận hàng hóa và giảm chi phí th ngồi giúp cơng ty có lợi nhuận cao hơn.
- Tốc độ xử lý hàng hóa: Việc xử lý hàng hóa là một khâu quan trọng trong việc kiểm sốt hàng hóa, đồng thời nó phân chia các nhóm hàng có cùng khu vực giao hoặc nhận lại với nhau, yếu tố xử lý hàng hóa cũng chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố khác như: nhân viên xử lý hàng hóa, tình trạng hàng hóa đã có tại đó hay chưa.
- Thời gian giao hàng: Là yếu tố được coi là sự cạnh tranh trên thị trường giao nhân khi doanh nghiệp nào có khả năng cung ứng dịch vụ tốt nhất bao gồm vận chuyển hàng hóa từ shop đến cửa hàng nhanh nhất sẽ có ưu thế và sự tin cậy từ khách hàng và đối tác. Nguyên nhân dẫn đến các tình trạng giao chậm có thể kể đến như hàng hóa đang bị thất lạc, yếu tố khách quan khi nhân viên giao nhận gặp phải trên đường, …
b. Các yếu tố khách quan
- Thời tiết khi hậu: Đối với điều kiện thời tiết tại Việt Nam, tình trạng mưa bão hay lũ lụt ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ gửi hàng. Thời điểm mùa mưa bão, hầu hết các đơn giao đều bị chậm hơn rất nhiều do hành trình bị gián đoạn bất ngờ. Bên cạnh đó, vấn đề bảo quản hàng hóa cũng gặp rất nhiều khó khăn, dẫn đến nguy cơ hàng bị hư hỏng, không nguyên vẹn khi đến tay khách hàng cao hơn rất nhiều.
- Tình trạng giao thông đường bộ: Một yếu tố khách quan khác ảnh hưởng đến hoạt động giao hàng chính là vấn đề về giao thông. Đối với các đơn giao nội thành, nguy cơ chậm trễ do kẹt xe là vấn đề xảy ra rất thường xuyên. Bên cạnh đó, vấn đề xe hư hỏng, tai nạn cũng có thể xảy ra khi ship hàng liên tỉnh, liên miền. Điều này tác động không nhỏ đến sự hài lòng khách hàng, đặc biệt là đối với những khách chọn dịch vụ giao hàng nhanh hoặc giao hàng hẹn giờ.
- Khách hàng: Ảnh hưởng lớn nhất đến hoạt động giao hàng chính là ở phía khách hàng. Khách khơng chịu nhận hàng hoặc khơng lấy hàng đúng giờ, có thể do rất nhiều nguyên nhân như khơng có mặt tại địa chỉ nhận hàng, hàng hóa khơng giống như
mơ tả, thái độ nhân viên giao hàng khơng tốt… Nó làm cho hàng hóa bị lưu lại tại kho và chờ giải quyết sau. Yếu tố này hồn tồn có thể hạn chế được nếu các bên có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hàng hóa cũng như kiểm tra thơng tin chính xác trong suốt q trình ship hàng.
2.3.5 Đánh giá thực trạng hoạt động của công ty
a. Thực trạng về phân phối mặt hàng
Công ty Cổ phần GHTK hoạt động phân phối của công ty được sử dụng qua kênh phân phối trực tiếp từ doanh nghiệp đến khách hàng. Bộ phận kinh doanh và bộ phận marketing là 2 bộ phận trực tiếp đưa khách hàng tiếp cận với sản phẩm của công ty.
Các nhân viên kinh doanh ở công ty sẽ trực tiếp đến gặp khách hàng, giới thiệu và tư vấn hỗ trợ khách hàng khi họ có nhu cầu hoặc sử dụng dịch vụ của công ty và đặc biệt đối với khách hàng chưa có nhu cầu, nhân viên sẽ gợi mở nhu cầu đối với họ. Nhân viên kinh doanh ký kết hợp đồng, chốt đơn với khách hàng. Sau đấy, GHTK điều phối lực lượng để cung cấp dịch vụ đến khách hàng.
Địa điểm phân phối: Với quy mô phân phối, trải dài trên 63 tỉnh thành của đất nước, từ thành thị đến nông thôn, từ đồng bằng đến miền núi. Sự phân phối rộng vừa tiếp cận được các khách hàng tiềm năng vừa thuận tiện cho việc cung cấp dịch vụ một cách nhanh chóng.
b. Thực trạng về chuỗi cung ứng của công ty
Công ty luôn đảm bảo cung ứng các dịch của công ty đến với khách hàng. Đối với giao hàng sẽ sắp xếp giao hàng theo tuyến và theo khu vực. Tránh việc chồng chéo đơn hàng, và tiết kiệm thời gian đem lại hiệu quả cao nhất.
Một số ưu điểm của Giao hàng tiết kiệm được kể tới:
- GHTK cung cấp dịch vụ chất lượng nhưng với một mức phí rẻ đúng như cái tên Giao hàng tiết kiệm, mức giá của GHTK so với chất lượng và thời gian giao hàng được đánh giá là rẻ hơn so với các đối thủ cạnh tranh. Phí giao hàng nội thành và liên tỉnh của GHTK thấp phù hợp cho đối tượng khách hàng là các cửa hàng online chủ yếu có quy mơ vừa và nhỏ như hiện nay.
- Thời gian giao hàng nhanh, đối với các đơn được lên đơn trước 10h30 sáng sẽ được GHTK giao tới trong ngày, nếu đơn hàng được lên hàng trong buổi chiều thì sẽ được giao ngay trong sáng hơm sau với các đơn ở nội tỉnh, nội thành là đối với đơn hàng liên vùng sẽ được chuyển đến ngay chiểu ngày tiếp theo. Hàng hóa bưu phẩm khi
được gửi tại GHTK được nhân viên lấy hàng đến lấy tận địa chỉ Shop. Hỗ trợ lấy hàng tận nơi tất cả các ngày trong tuần, kể cả buổi tối.
- GHTK hiện nay đã phủ sóng tồn quốc với hơn 500 điểm gửi hàng tồn quốc, phủ sóng 99% huyện xã, lấy hàng/ giao hàng trên 11.000 huyện xã toàn quốc.
- Kết nối và hỗ trợ khách hàng nhanh chóng bằng hình thức chat trên web hoặc trên ứng dụng cho bộ phận quản trị ứng dụng hoặc có thể gọi điện trực tiếp đến bộ phận CSKH qua đường dây nóng. Khách hàng gửi yêu cầu và sẽ được nhân viên của GHTK tư vấn, giải đáp thắc mắc một cách tận tình và nhanh chóng đặc biệt khi các shop có bất kì khó khăn trong vấn đề tạo đơn, GHTK sẽ chủ động liên hệ để hỗ trợ các shop lên đơn một cách trực tiếp.
- GHTK hỗ trợ Shop các gói giao nhanh, giao chuẩn, giao thu COD tùy nhu cầu sử dụng của các nhà vận, có thể gọi điện hoặc chat trực tiếp ngay trong quản trị và ứng dụng.
c. Thực trạng về quản trị chất lượng
Lực lượng về quản lý chất lượng, về vận hành đơn, phân phối đơn chiếm một lượng rất lớn trong số lượng nhân viên của GHTK, điều đó cho thấy GHTK chú trọng vào quản trị chất lượng mang đến dịch vụ tốt nhất đến khách hàng, cũng như thực hiện những lời cam kết. Khách hàng sử dụng dịch vụ giao nhận của GHTK chủ yếu là các trang thương mại điện tử, công ty thương mại, shop bán hàng, khách hàng cá nhân.
Những hạn chế mà GHTK đang gặp phải:
- Phạm vi giao hàng cịn hạn chế, khơng hỗ trợ ở 1 số địa phương.
- Thời gian giao hàng chuyển vùng hoặc các tỉnh cịn chậm.
- Đơi lúc bị trễ so với thời gian dự kiến do đơn vị thường bị quá tải đơn hàng. - Tổng đài chăm sóc khách hàng thường xuyên máy bận, rất khó liên lạc.
CHƯƠNG III: XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN HỒN THIỆN CƠNG TÁC KINH DOANH VẬN TẢI CÔNG NGHỆ CHO CÔNG TY CỔ
PHẦN GIAO HÀNG TIẾT KIỆM
3.1 Căn cứ xây dựng phương án
3.1.1 Căn cứ pháp lý
- Căn cứ Luật giao thông đường bộ số 35/2018/QH14 ban hành ngày 20 tháng 11 năm 2018 và có hiệu lực thi hành ngày 1 tháng 1 năm 2019.
- Căn cứ thực hiện Nghị định số 10/2020/NĐ-CP ngày 17/01/2020 của Chính phủ về “Quy định về kinh doanh và điều kiện kinh doanh vận tải bằng xe ô tô”.
- Căn cứ thực hiện theo Thông tư số: 12/2020/TT-BGTVT của Bộ Giao thông vận tải ban hành ngày 29 tháng 05 năm 2020 về “Quy định về tổ chức, quản lý hoạt động vận tải bằng xe ô tô và dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ”.
- Căn cứ theo Nghị định 52/2013/NĐ-CP có quy định tại điều 33: Thông tin về vận chuyển và giao nhận hàng TMĐT.
- Căn cứ Theo quyết định số 24/2020/QĐ - UBND Thành phố Hà Nội ban hành ngày 02 tháng 10 năm 2020 về “Quy định hoạt động của các phương tiện giao thông đường bộ trên địa bàn thành phố Hà Nội”.
- Căn cứ vào điều lệ hoạt động của Công ty Cổ phần Giao hàng tiết kiệm.
3.1.2 Định hướng phát triển của công ty trong những năm tới
Từ năm 2012, các đơn vị giao nhận bắt đầu đầu tư vào quy trình kiểm sốt quản lý COD (thanh tốn khi nhận hàng) để có thể cung cấp dịch vụ giao hàng kèm thu hộ COD, từ đó tạo cơ hội để người mua hàng trải nghiệm mua hàng thử và tiếp tục mua tiếp. Nắm bắt được xu hướng phát triển này, Giao hàng tiết kiệm đang ngày càng trở nên phổ biến đối với khách hàng. Nhìn chung, trong tương lai Giao hàng tiết kiệm cần: - Ổn định và phát triển đối với các hoạt động giao nhận của COD đối với khách hàng. Tiếp tục giữ đà tăng trưởng trong các năm tới, tăng cường khai thác trên các tuyến nội vùng và liên vùng từ đó mở rộng khu vực hoạt động, xây dựng thêm các tuyến ra những vùng chưa khai thác ở các tuyến huyện, xã.
- Hoàn thiện và nâng cao hệ thống quản lí phần mềm sử dụng, tối ưu hóa khả năng hoạt động của phương tiện trên các tuyến.
Từ định hướng phát triển của công ty, em xác định nhiệm vụ kế hoạch trong bài là tăng trưởng 15% sản lượng hàng hóa giao nhận trên địa bàn, xây dựng lại thời gian
giao nhận hợp lý khi nâng cao hiệu quả khai thác phương tiện trên địa bàn thành phố Hà Nội và hồn thiện cơng tác tổ chức lao động, đặc biệt là lao động COD.
3.2 Xây dựng phương án giao nhận tại địa bàn trong thành phố Hà Nội
3.2.1 Căn cứ thực hiện tổ chức giao nhận hàng hóa bằng ơ tơ
a. Phạm vi hạn chế hoạt động
Căn cứ từ theo quyết định số 24/2020/QĐ - UBND Thành phố Hà Nội về quy