2.3 Hoạt động giao nhận hàng hóa của cơng ty
2.3.3 Quy trình giao nhận hàng hóa
a. Quy trình giao nhận hóa
Điều phối lấy hàng/ Đang lấy hàng (4)
Chưa tiếp nhận (2)
Đã tiếp nhận (3) Shop đăng kí tài
khoản GHTK
GHTK xác nhận và kích hoạt tài khoản
Shop đăng đơn (Excel, API, WEB, APP) (1)
Điều phối giao hàng/ Đang giao hàng (7)
Đã giao hàng (8.1) Delay giao hàng (8.1) Không giao đuợc hàng (8.1)
Giao lại/ Giao tiếp (9)
Lưu kho/ Trả hàng (10) Giao hàng 1 phần (hàng và tiền) Giao hàng toàn bộ (tiền) Nhập kho trả (11) Đang trả hàng (12.1) Delay trả hàng (12.2) Đã trả hàng (12)
Đã lấy được hàng/ Đã nhập kho (5.1) Delay lấy hàng (5.2) Không lấy được hàng (5.3)
Nhập kho đích (6)
Quy trình giao nhận tại kho/bưu cục như sau:
Đối với các shop có nhu cầu cần được vận chuyển hàng hóa của mình, các shop phải đăng kí tài khoản trên hệ thống của giao hàng tiết kiệm, các tài khoản phải liên kết với tài khoản ngân hàng để phục vụ thanh tốn, sau đó chờ đợi bên dịch vụ khách hàng xác nhận và kích hoạt tài khoản cho khách hàng. Cịn đối với các shop đã là có tài khoản thì đến với bước (1) đăng kí đơn hàng trên các giao diện lập trình của giao hàng tiết kiệm. Sau đó (2) đơn sẽ phải chờ xử lý theo thứ tự, tiếp theo (3) hệ thống sẽ tiếp nhận đơn hàng của khách hàng thông qua hệ thống tự động hoặc tiếp nhận thông qua WEB, điều phối cần chọn lại đường, phường của đơn hàng, giỏ sẽ được tự động giao cho COD trên hệ thống.
Khi đơn đã được tiếp nhận, điều phối sẽ gửi thông tin cho bên tài xế và đi lấy hàng, lúc này trạng thái của hàng sẽ là (4) đang lấy hàng, chuyển cho COD khác (nếu cần) để cân đối số lượng đơn hàng, đảm bảo chất lượng lấy hàng. Điều phối cần kiểm tra thường xun để biết COD có lấy đơn hàng vào khơng, gọi nhắc COD lấy vào và hỗ trợ đẩy đơn khi đã sát giờ chốt, hoặc đối với Shop có rất nhiều đơn. Trường hợp (5.1) nếu hàng được lấy thành công, hàng được mang về kho và nhập kho, trường hợp (5.2) delay lấy hàng là do bên vận chuyển đang chưa thể đến lấy vì vài lý do như khơng có tài xế lấy hàng, đơn của khách hàng đăng vào các khung giờ cao điểm… cịn lại (5.3) khơng lấy được hàng là do bên shop hủy thông tin lấy hàng.
Sau khi lấy thành công, điều phối kiểm đếm số hàng COD mang về, so sánh với số lượng trên ứng dụng, hai số liệu khớp nhau, điều phối xác nhận và nhập kho cho COD, đơn hàng sẽ phân chia theo luồng tuyến giao: Nội kho, liên kho nội vùng (nội thành), liên vùng. Và hàng được chất lên phương viện vận chuyển liên vùng, nếu hàng phải giao trong ngay khu vực đó hàng sẽ được chuyển qua bên điều phối giao. Còn đối với vận chuyển đi các vùng tỉnh thành khác, hàng hóa sẽ được vận chuyển đến (6) kho đích. Sau đó ở kho đích, hàng hóa sẽ được phân chia ra các giỏ và được (7) điều phối giao giao cho tài xế đi giao hàng cho khách hàng. Điều phối chọn và thay đổi COD giao theo tình hình mỗi ca (dựa trên lượng COD vắng mặt, số hàng cần giao gấp, lượng hàng lấy về...) Lọc đơn hàng theo đường, phường, chuyển cho COD khác (nếu cần) để cân đối số lượng đơn hàng, đảm bảo chất lượng giao hàng. Linh hoạt với các tình huống thiếu người, để lại đơn hàng to, để có thể mang đi nhiều đơn nhỏ, đơn cần giao gấp, chuyển đơn sang ca tối...
Các COD vào màn hình chờ giao hàng trên ứng dụng, tìm đơn hàng thực tế, lấy đơn vào danh sách đi giao. Với đơn hàng khơng có hàng thực tế, COD bấm “Khơng có hàng” để bộ phận điều phối tìm đơn vào cuối ca. Tại cửa ra vào, sau khi COD đã lấy đơn vào ứng dụng, điều phối đếm số thực tế, khớp với số trên ứng dụng và chốt đơn.
Nhập lại số thực nhận nếu số trên ứng dụng tự động hiển thị và số thực tế khác nhau. Trường hợp hai số này khác nhau, sau khi COD kho, cần tìm hiểu nguyên nhân (có thể do COD nhập thiếu mã hàng, hoặc có người khác để hàng vào giỏ hoặc lấy khỏi giỏ của COD mà không biết). Nếu COD được nhận thêm đơn, cần sửa số thực nhận, điều phối nào đưa thêm đơn cho COD đó, chịu trách nhiệm lên hệ thống bán web sửa lại số thực nhận mới cho COD..
Nếu giao hàng đã giao thành công cho khách hàng, thông tin sẽ ghi nhận trạng thái (8.1) đã giao hàng, tại đây khi hàng hóa được giao tồn bộ, giao hàng tiết kiệm sẽ thanh toán cho khách hàng nếu đơn của khách hàng là đơn thu hộ, nếu hàng hóa chỉ giao 1 phần, khách hàng không nhận các hàng khác, hàng sẽ được mang nhập lại kho trả. Hàng hóa cịn có thể bị delay (8.2) khi giao hàng cho khách hàng, do khách hàng hẹn lấy vào lúc khác hoặc một số lý do từ phía tài xế chưa kịp giao hàng…Và khi hàng không giao được (8.3) do không liên hệ được bên phía khách hàng hàng sẽ tiếp tục được giao lại (9), hoặc khách hàng từ chối nhận hàng, hàng sẽ được mang về mang về lưu kho trả (10) và các nhân viên sẽ phân loại chia hàng và hàng sẽ một lần nữa được vận chuyển về kho tại gần khu vực của shop nhất. Điều phối trả sẽ gửi thông tin cho tài xế để trả lại hàng hóa (12.1) cho shop và cuối cùng đơn hàng sẽ có trạng thái là đã trả hàng.
b. Thời gian giao nhận hàng hóa
Cơng tác giao nhận hàng hóa trong thành phố được thực hiện qua 7 ca làm việc như bảng bên dưới đây:
Bảng 2.8 Thời gian giao nhận hàng hóa trong khu vực thành phố
CA
Lấy thành công Giờ xuất
Nhập kho đích
Từ Đến Điểm, bưu cục,
shop Kho nội thành
1 0h 8h30 8h45 9h30 10h15 2 8h30 10h30 11h 11h45 12h30 3 10h30 11h30 12h 12h30 13h15 4 11h30 13h30 14h 14h30 15h15 5 13h30 15h30 16h 16h30 17h30 6 15h30 17h30 18h 18h 19h15 7 17h30 23h59 23h59 1h Ngày N+1 1h30 Ngày N+1