6. Cấu trúc luận văn
2.1 Giới thiệu về BQL Vinhomes Central Park
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của BQL Vinhomes Central Park
Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu Tổ chức
(Nguồn: tài liệu nội bộ)
Chăm sóc Khách hàng GIÁM ĐỐC BQL Tiện tích cơng cộng An ninh tịa nhà Kỹ thuật Vệ sinh Cây xanh Hotline Bàn giao căn hộ
*** Đặc điểm cơng việc, nhiệm vụ của các phịng ban
(1) Giám đốc BQL:
Là người có quyền hạn và trách nhiệm cao nhất tại BQL Vinhomes Central Park. Quản lý các vấn đề liên quan đến vận hành Khu đô thị Vinhomes Central Park, báo cáo trực tiếp cho Tổng giám đốc vận hành.
Điều hành, phối hợp các bộ phận trong BQL, đảm bảo công tác vận hành và chất lượng dịch vụ tại Khu đô thị BQL Vinhomes Central Park.
(2) Chăm sóc Khách hàng
- Số lượng: 43
- Nhiệm vụ:
+ Quản lý nhân khẩu, thông tin Cư dân sinh sống tại Khu đô thị Vinhomes Central Park.
+ Đại diện BQL triển khai chủ trương của Chủ đầu tư cho Cư dân. Đại diện Chủ đầu tư làm việc với Cư dân, hỗ trợ Cư dân. Là cầu nối giữa Cư dân và Chủ đầu tư.
+ Hướng dẫn Cư dân tuân thủ và thực hiện đúng nội quy khu đơ thị, góp phần xây dựng môi trường sống văn minh, hiện đại cho Cư dân tại Khu đô thị Vinhomes Central Park.
+ Quản lý công nợ hàng tháng của Cư dân, làm việc với các trường hợp có phát sinh sai sót phí, ngừng cung cấp dịch vụ đối các Căn hộ nợ phí quá hạn.
+ Sự lý các sự cố, sự vụ tại Khu đơ thị. Báo cáo cấp trên trình giải pháp và lưu trữ hồ sơ từng trường hợp.
+ Soạn thư phúc đáp Cư dân, cung cấp các hồ sơ hợp lệ, chính đáng mà Cư dân mong muốn. Phối hợp cơ quan chức năng tổ chức Hội nghị nhà chung cư.
+ Tổ chức các chương trình vui chơi, giải trí cho Cư dân trong các dịp lễ lớn trong năm, tạo sự gắn kết cho Cư dân giữa các tòa với nhau.
(3) Hotline
- Số lượng: 7
+ Tiếp nhận yêu cầu của KH qua điện thoại và email. Hướng dẫn và giải quyết các yêu cầu đơn giản của Cư dân. Chuyển tiếp các yêu cầu phức tạp hơn của Cư dân cho Bộ phận Chăm sóc Khách hàng.
+ Soạn và gửi thông báo cho Cư dân trong khu đô thị để thống nhất hành động các chủ trương của BQL. Lưu hồ sơ các báo cáo, chủ trương của Chủ đầu tư.
+ Theo dõi tất cả các thông tin phản ánh của Cư dân trên các Group cộng đồng như facebook, viber,…cùng với việc định kỳ làm khảo sát mức độ hài lịng của Cư dân từ đó đánh giá chất lượng dịch vụ của BQL Vinhomes Central Park. Phối hợp với Bộ phận Chăm sóc Khách hàng để nâng cao chất lượng dịch vụ tiêu chuẩn 5 sao tại Khu đơ thìj Vinhomes Central Park.
(4) Tiện tích cơng cộng
- Số lượng: 32
- Nhiệm vụ:
+ Quản lý các khu vực và thiết bị tiện tích cơng cộng: hồ bơi, phịng GYM, phòng Yoga, phòng sinh hoạt cộng đồng, chòi BBQ, sân tennis,…
+ Phối hợp Bộ phận chăm sóc Khách hàng set up phịng họp của BQL với Cư dân, tổ chức các sự kiện trong khu đơ thị,…
(5) An ninh tịa nhà
- Số lượng: 150
- Nhiệm vụ:
+ Chịu trách nhiệm về an ninh khu vực căn hộ, khách ra vào căn hộ, các tranh chấp, mâu thuẫn trong căn hộ (nếu có), kiểm sốt camera của tồn khu đơ thị…
+ Đảm bảo an tồn khu vực hầm xe, trơng giữ xe của Khách vãng lai và Cư dân căn hộ, kiểm soát an ninh khu vực vịng ngồi, khu cơng viên,…
(6) Kỹ thuật
- Số lượng: 90 - Nhiệm vụ:
+ Thực hiện cơng tác bảo trì, bảo hành hệ thống điện trong tịa nhà theo định kỳ và bất thường khi có sự cố.
+ Đảm bảo vận hành hệ thống điện và điều hòa hành lang căn hộ, hệ thống đài phun nước các tòa, hệ thống máy bơm của hầm và hệ thống điện tầng mái.
+ Hỗ trợ cư dân khi có các yêu cầu kỹ thuật phát sinh, hư hỏng thiết bị, đảm bảo tiêu chuẩn dịch vụ.
(7) Vệ sinh
- Số lượng: 80
- Nhiệm vụ:
+ Đảm bảo vệ sinh khu vực hành lang căn hộ, khu vực công cộng, sảnh, hầm giữ xe, thang bộ, tầng mái của tịa nhà, khu cơng viên, biệt thự.
+ Phụ trách vệ sinh của khu vực BQL làm việc. (8) Cây xanh
- Số lượng: 38
- Nhiệm vụ:
+ Phụ trách toàn bộ mảng xanh của khu đô thị, công viên, biệt thự + Trồng mới và duy trì cảnh quang tại khu vực cơng cộng của tịa nhà
(9) Bàn giao căn hộ:
- Số lượng: 11
- Nhiệm vụ:
+ Bàn giao các căn hộ tại khu đô thị Vinhomes Central Park + Theo dõi và phối hợp xử lý các lỗi căn hộ trước và sau bàn giao.