Trong những năm gần đây, Nhà nước thắt chặt chi ngân sách cho các công trình công. Do vậy, Công ty phải tự tìm kiếm và tham gia đấu thầu các công trình xây dựng. Vì trước kia Công ty chủ yếu thi công những công trình do tỉnh chỉ đạo nên trong công tác đấu thầu vẫn còn nhiều mặt tồn tại. Chính vì thế, việc hoàn thiện và nâng cao trình độ chuyên môn, tiến tới chuyên nghiệp hóa cán bộ lập hồ sơ dự thầu là hết thức cần thiết.
Theo quy định của Luật đấu thầu các thành viên tổ chuyên gia là phải có chứng chỉ tham gia khóa học đấu thầu, có trình độ chuyên môn liên quan và am hiểu nội dung cụ thể tương ứng của gói thầu. Do đó cần chú trọng đào tạo bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và phải có sự phân công, phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, các bộ phận liên quan đến đấu thầu như: thu thập thông tin, lập và quản lý hồ sơ dự thầu, đảm bảo các yêu cầu của hồ sơ mời thầu (đảm bảo dự thầu, đảm bảo thực hiện hợp đồng),…
Tăng cường năng lực thu thập và nắm bắt thông tin liên quan đến dự án và gói thầu. Công tác tìm kiếm các thông tin có liên quan đến dự án và gói thầu có vai trò quan trọng trong quá trình nghiên cứu cơ hội cũng như xây dựng kế hoạch đấu thầu và đưa ra các phương án thi công, phương án chọn giá của từng gói thầu tham gia. Vì vậy, Công ty cần xây dựng được hệ thống thông tin hữu hiệu đảm bảo có được dự báo hoặc thông tin của gói thầu trước khi được thông báo rộng rãi. Có thể phân ra hai nguồn thông tin chủ yếu:
Nguồn thông tin mang tính chiến lược: ngoài các thông tin thu thập được qua bản tin đấu thầu hay trang web về đấu thầu, Công ty có thể lập phòng phục vụ mục đích tìm kiếm thông tin tiếp cận với chủ đầu tư. Nội dung thông tin này bao gồm
quy hoạch của Chính phủ trong các giai đoạn về phát triển nhà ở cũng như mục tiêu, nhiệm vụ, kế hoạch của các bộ, ngành, các địa phương trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng trong năm, trong từng giai đoạn để từ đó nắm bắt được thông tin liên quan đến các dự án, các gói thầu với dữ liệu cụ thể như: điều kiện tự nhiên xã hội, cơ sở hạ tầng giao thông, vật tư lao động… trong vùng dự án làm cơ sở cho việc xây dựng biện pháp tổ chức thi công và tính toán giá cả xây dựng công trình.
Nguồn thông tin cho từng dự án (gói thầu) cụ thể: nội dung thông tin này một phần tiếp nhận từ nguồn thông tin mang tính chiến lược ở trên, phần còn lại có thể tìm hiểu từ các nguồn như chủ đầu tư (thu thập qua hồ sơ mời thầu gồm: địa điểm xây dựng, quy mô gói thầu, nguồn vốn, thời gian thực hiện, các yêu cầu kỹ thuật đặc biệt) hoặc thu thập từ thực tế các mối quan hệ (địa chất, địa hình, thông tin liên lạc, điều kiện tự nhiên, điều kiện cung ứng nguyên, nhiên liệu, khả năng khai thác nguyên vật liệu tại chỗ, điều kiện cung cấp thầu phụ chuyên nghiệp và lao động phổ thông…)
Tất cả những thông tin này làm cơ sở cho việc thiết lập biện pháp tổ chức thi công, các giải pháp kỹ thuật, phương án cung cấp vật tư, máy móc, thiết bị thi công và giá dự thầu.