- Quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần của cán bộ công chức làm việc tại bộ phận TN & TKQ.
3.2.4. Tăng cờng cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin vào thực hiện cơ chế
nghệ thông tin vào thực hiện cơ chế
Thứ nhất: Tiếp tục đầu t xây dựng mới, sửa chữa trụ sở làm việc của bộ phận TN & TKQ của một số phờng, xã không bảo đảm tiêu chuẩn theo qui định của Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg của Thủ tớng Chính phủ. Xây dựng trụ sở văn phòng mới của một số phờng, xã nh: Phú Hòa, Phú Thuận, Phú Hội, Hơng Sơ, Thủy Xuân, Vĩnh Ninh, Phớc Vĩnh....
Thứ hai: Rà soát lại các trang thiết bị, phơng tiện làm việc đã cũ, h hỏng, tăng cờng bổ sung nguồn kinh phí mua sắm
các trang thiết bị đồng bộ, tại văn phòng làm việc của Bộ phận TN& TKQ của một số phờng, xã nh Phờng Thuận Hòa, Tây Lộc, An tây, Phú hòa cần phải trang bị thùng th góp ý, trang bị thêm máy Photocopy để phục vụ khi nhân dân có yêu cầu photo giấy tờ, văn bản thực hiện các TTHC, trang bị thêm tủ đựng hồ sơ cho công chức chuyên môn bảo đảm đầy đủ điều kiện làm việc theo hớng hiện đại hóa công sở.
Thứ ba: Bố trí sắp xếp lại các trang thiết bị tại phòng làm việc của bộ phận một cửa theo hớng gọn gàng, sạch sẽ, sử dụng hợp lý và thuận tiện. Muốn vậy, CBCC tại bộ phận một cửa cần đợc tập huấn về phơng thức quản lý 5S (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng).
Phơng pháp quản lý 5S yêu cầu: mỗi công chức chuyên môn làm việc tại Bộ phận TN &TKQ phải thực hiện cách làm việc nh sau:
+ Sàng lọc: liệt kê tất cả những phơng tiện, giấy tờ, vật dụng hiện có của mình, sau đó loại ra những vật không cần thiết và giữ lại những đồ vật, t liệu cần thiết phục vụ cho công việc;
+ Sắp xếp: tiến hành sắp xếp lại chỗ làm việc của riêng mình: bản thân công chức cần xem xét lại cách sắp xếp hồ sơ, vật dụng tại nơi làm việc của mình, sau đó quyết định các vị trí sắp xếp u tiên, u tiên những hồ sơ, giấy tờ, vật dụng hay dùng đến để ở vị trí dễ lấy, dễ tìm thấy, lập danh sách các loại hồ sơ, giấy tờ và vị trí cất giữ chúng;
+ Sạch sẽ: thực hiện phơng thức nơi làm việc luôn sạch sẽ ngay khi hoàn thành công việc xong; Săn sóc: Duy trì việc giữ gìn nơi làm việc của mình luôn sạch sẽ ở mức độ cao nhất;
+ Sẵn sàng: Luôn có ý thức tốt về 4S, hình thành thói quen và không ngừng cải thiện thói quen đó.
Nếu bản thân công chức chuyên môn làm việc tại Bộ phận TN & TKQ thực hiện đợc phơng thức làm việc 5S sẽ nâng cao đợc tính tự chủ của bản thân mỗi công chức chuyên môn làm việc tại bộ phận này, nâng cao hình ảnh của cơ quan công quyền trong giải quyết TTHC cho công dân, tiết kiệm đợc thời gian, chi phí đi lại, tìm kiếm giấy tờ, vật dụng của công chức, 5S làm cho nơi làm việc của công chức tại bộ phận một cửa thoải mái hơn, đem lại hiệu quả cao hơn cho công việc giải quyết TTHC, tạo đợc sự khác biệt so với cơ chế làm việc nhiều cửa trớc đây. ch3.2.5. ứng dụng công nghệ thông
tin.
Thứ t: Cần tiếp tục đẩy mạnh áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của cơ quan hành chính nhà nớc tại cơ sở; thực hiện việc chuyển nhận thông tin qua mạng; thực hiện ngay việc gửi văn bản, giấy mời họp, các báo cáo tuần, tháng, quý, năm và một số văn bản hành chính thông thờng qua hệ thống Email; thực hiện việc tiếp nhận các ý kiến đóng góp, kiến nghị của ngời dân qua cổng thông tin điện tử của thành phố.
+ UBND Thành phố Huế tiếp tục chỉ đạo UBND các ph- ờng, xã rà soát, thống kê, đánh giá lại chất lợng các trang thiết bị dành cho hoạt động công nghệ thông tin(máy tính, máy in, máy fax..), các phần mềm ứng dụng đã đợc trang bị cho cơ sở và khả năng sử dụng của cán bộ, công chức khi giải quyết công việc.
+ Tiếp tục hoàn thiện hệ thống nối mạng nội bộ (LAN) tại các phờng, xã; nên tiến hành xây dựng mạng diện rộng liên kết hệ thống tin học giữa các phờng, xã với nhau; giữa phờng, xã với thành phố, tỉnh và các sở, phòng chuyên môn.
+ Xây dựng qui định thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện các TTHC theo cơ chế một cửa tại UBND các phờng, xã của thành phố. Cần tăng cờng hoạt động xử lý công việc trên máy vi tính của CBCC, nhất là đối với cán bộ lãnh đạo. Tổ chức đào tạo quản trị mạng cho công chức thực hiện việc TN & TQ; đổi mới chơng trình và cách thức tập huấn, hớng dẫn đội ngũ CBCC trong quá trình sử dụng tin học (ngoài nội dung chơng trình tin học cơ bản, CBCC thuộc lĩnh vực chuyên môn nào chỉ phải học chuyên sâu về các phần mềm ứng dụng của công việc đó để áp dụng cho công việc đạt kết quả, nh vậy sẽ phù hợp với khả năng, trình độ của CBCC, hạn chế đợc việc mất thời gian, chi phí học tập,nâng cao đợc khả năng ứng dụng trên thực tế.
+ Chính phủ cần tổng kết đánh giá việc ứng dụng các phần mềm CNTT tại UBND cấp xã, xác định phần mềm nào phù hợp, có hiệu quả khi giải quyết công việc cho UBND cấp
xã, để xây dựng phần mềm ứng dụng chung cho cả nớc đáp ứng nội dung và yêu cầu của CCTTHC, tránh tình trạng hiện nay mỗi đơn vị hành chính tự xây dựng thiết kế phần mềm cho riêng mình, vừa tốn kém, vừa không đồng bộ.
+ UBND Thành phố Huế cần phải đẩy nhanh tiến độ triển khai ứng dụng hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001-2000 theo đúng tinh thần Chỉ thị số 22-CT/TU ngày 17/01/2008 của Ban Thờng vụ Thành ủy vào hoạt động của tất cả UBND các phờng, xã; nâng cấp và mở rộng nối mạng tin học giữa Văn phòng Thành ủy, Văn phòng HĐND và UBND thành phố, các ban ngành thành phố và phờng, xã.