Trước khi tiến hành các hoạt động xây dựng, chủ đầu tư sẽ tiến hành đấu thầu để lựa chọn nhà thầu đủ năng lực thi công xây dựng công trình. Hồ sơ đấu thầu của một gói thầu cụ thể bao gồm:
- Quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu gói thầu khảo sát (hoặc thiết kế, thi công…) của Chủ đầu tư;
- Quyết định phê duyệt tổ chuyên gia đấu thầu; - Biên bản mở thầu và đóng thầu;
- Công văn (hồ sơ) mời thầu gói thầu khảo sát (hoặc thiết kế, thi công…) xây dựng công trình;
- Chấm thầu và báo cáo thẩm định kết quả đấu thầu.
- Quyết định chỉ định thầu gói thầu khảo sát (hoặc thiết kế, thi công…) kèm theo hồ sơ năng lực của đơn vị trúng thầu.
Trong quá trình đấu thầu, rất nhiều hồ sơ năng lực của các đơn vị gửi đến để dự thầu, tuy nhiên sau khi có kết quả chấm thầu, biên bản chấm thầu và quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu thì hồ sơ của đơn vị trúng thầu mới được lưu trữ, những hồ sơ thầu của các đơn vị khác chỉ lưu trữ trong thời gian ngắn phục vụ việc thanh kiểm tra công tác đấu thầu.
1.1.2.10. Tài liệu hoàn công công trình
Bản vẽ hoàn công là bản vẽ bộ phận công trình hoặc công trình xây dựng hoàn thành được lập trên cơ sở bản vẽ thiết kế thi công đã được phê duyệt, trong đó thể hiện kích thước thực tế của công trình.
Trong trường hợp các kích thước, thông số thực tế thi công của bộ phận công trình xây dựng đúng với các kích thước, thông số của thiết kế bản vẽ thi công thì bản vẽ thiết kế đó là bản vẽ hoàn công. Nhà thầu thi công xây dựng
28
có trách nhiệm lập bản vẽ hoàn công bộ phận công trình xây dựng và công trình xây dựng. Trong bản vẽ hoàn công phải ghi rõ họ tên, chữ ký của người lập bản vẽ, người đại diện theo pháp luật của nhà thầu thi công xây dựng phải ký tên và đóng dấu. Bản vẽ hoàn công là cơ sở để thực hiện bảo hành và bảo trì công trình. Bản vẽ hoàn công được người giám sát thi công của chủ đầu tư ký tên xác nhận.
Ngoài bản vẽ hoàn công, tài liệu hoàn công công trình còn có biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình.
1.1.2.11. Tài liệu về bảo hành, bảo trì công trình
Bảo hành công trình xây dựng là sự cam kết của nhà thầu về trách nhiệm khắc phục, sửa chữa trong một thời gian nhất định các hư hỏng, khiếm khuyết có thể xảy ra trong quá trình khai thác, sử dụng công trình xây dựng.
Trước khi công trình xây dựng đưa vào sử dụng, các tài liệu về vận hành, khai thác công trình, các tài liệu liên quan đến việc bảo hành, quy trình vận hành các loại thiết bị lắp đặt vào công trình phải được bàn giao cho bên sử dụng. Đây là tài liệu quan trọng trong việc giải quyết sự cố hoặc cải tạo công trình, dựa vào tài liệu này có thể quy kết trách nhiệm giải quyết sự cố trong thời hạn còn bảo hành đối với các đơn vị thực hiện xây dựng công trình.
Bảo trì công trình xây dựng là tập hợp các công việc nhằm bảo đảm và duy trì sự làm việc bình thường, an toàn của công trình theo quy định của thiết kế trong quá trình khai thác sử dụng. Hồ sơ, tài liệu bảo trì công trình xây dựng gồm: Kế hoạch bảo trì; kết quả kiểm tra công trình thường xuyên và định kỳ; kết quả bảo dưỡng, sửa chữa công trình; kết quả quan trắc, kết quả kiểm định chất lượng công trình (nếu có); kết quả đánh giá an toàn chịu lực và vận hành công trình trong quá trình khai thác, sử dụng (nếu có); các tài liệu khác có liên quan.
29