Các cơ quan, đơn vị trong BQP đã thực hiện nghiêm túc Quyết định số 13/2004/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005, Quyết định số 14/2004/QĐ- BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 và Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ, Quy định về chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Hàng tháng, quý, năm Phòng Bảo mật lưu trữ/Văn phòng BQP đều tiến hành tổng hợp số liệu từ 75 đầu mối cơ sở trực thuộc báo cáo Thủ trưởng BQP, Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước và Cục Văn thư lưu trữ Trung ương Đảng.
Nội dung thống kê thường gồm: Số lượng văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ; số lượng tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ; số lượng tài liệu lưu trữ; việc thu thập, chỉnh lý, loại hủy và sử dụng tài liệu; kho lưu trữ, các trang thiết bị dùng cho công tác lưu trữ.
Số liệu báo cáo thống kê định kỳ của các cơ quan, đơn vị được tổng hợp chủ yếu qua các loại sổ sách như: Sổ nhập tài liệu; sổ xuất tài liệu; sổ thống kê phông; mục lục hồ sơ; mục lục văn bản; biên bản bàn giao; phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu; hồ sơ tiêu hủy tài liệu; báo cáo thống kê định kỳ.
Tuy nhiên, trên khảo sát thực tế cho thấy một số cơ quan, đơn vị chưa thực hiện nề nếp chế độ báo cáo thống kê định kỳ, số liệu báo cáo thống kê tổng hợp độ chính xác không cao nên đã không phản ảnh đúng tình hình thực tế công tác lưu trữ của các cơ quan, đơn vị. Bên cạnh đó một số cơ quan, đơn vị do không mở các loại sổ sách thống kê nêu trên nên số liệu không được kế thừa, số liệu báo cáo thống kê chưa chính xác. Một trong những nguyên tắc của công tác thống kê là phải bảo đảm tính kịp thời, chính xác và thống nhất với thực tế. Thông qua việc nghiên cứu một số báo cáo thống kê cho thấy, nguyên tắc này có lúc, có nơi chưa được bảo đảm tôn trọng đầy đủ. Công cụ
45
thống kê còn nghèo nàn, gây khó khăn cho công tác quản lý tài liệu và thực hiện chế độ báo cáo thống kê hàng năm của các cơ quan, đơn vị.