Hồ sơ, tài liệu công trình xây dựng được bảo quản trong các Lưu trữ kỹ thuật của các cơ quan thiết kế, thi công, cơ quan chủ quản và cơ quan sử dụng công trình và được sử dụng thường xuyên. Hồ sơ, tài liệu công trình xây dựng là tài liệu hướng dẫn xây dựng công trình, là tài liệu quản lý công trình, đồng thời khi công trình xảy ra sự cố trước tuổi thọ thì tài liệu được dùng làm căn cứ truy cứu trách nhiệm các bên liên quan. Ngoài ra các cơ quan tài chính còn sử dụng tài liệu để làm căn cứ xét duyệt, cấp vốn và quyết toán kinh phí cho các công trình.
Hiện nay các cơ quan, đơn vị đang áp dụng nhiều hình thức khác nhau để giúp độc giả có thể dễ dàng và thuận lợi trong việc tiếp cận và khai thác các tài liệu công trình. Có thể kể đến một số hình thức truyền thống đã được áp dụng phổ biến như: Tổ chức cho đọc giả khai thác tài liệu tại phòng đọc; thông báo tài liệu theo chuyên đề; thông báo về các bộ tài liệu công trình đang được bảo quản trong kho lưu trữ; giới thiệu trên trang thông tin điện tử của cơ
54
quan, đơn vị; cấp phát các bản sao tài liệu lưu trữ; tổ chức triển lãm, trưng bày, công bố hồ sơ, tài liệu công trình.
Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu bước đầu phục vụ có hiệu quả cho nhiệm vụ tu bổ, cải tạo, sửa chữa công trình xây dựng của các cơ quan, đơn vị như: Sửa chữa Sở chỉ huy, Hội trường Bộ Quốc phòng năm 2010; sửa chữa nâng cấp kho bảo quản Vũ khí đạn của Cục Quân khí năm 2013; sửa chữa, cải tạo hệ thống nhà làm việc trong khu K2000 năm 2013; sửa chữa toàn bộ hệ thống tòa nhà làm việc tại Khu C/BQP… Theo thống kê từ năm 2010 đến nay các Lưu trữ chuyên dụng đã phục vụ 4.987 lượt cán bộ đến nghiên cứu, phục vụ khai thác sử dụng 5.778 hồ sơ, tài liệu. Việc tra tìm hồ sơ, tài liệu áp dụng công cụ tra cứu là danh mục công trình, mục lục hồ sơ công trình, mục lục văn bản và phần mềm quản lý hồ sơ, lưu trữ.