2.2.2.1. Công tác phân loại tài liệu
49
Phân loại tài liệu lưu trữ công trình xây dựng là căn cứ vào những đặc trưng của tài liệu công trình xây dựng để phân nhóm tài liệu một cách hợp lý trong phạm vi kho lưu trữ nhằm phục vụ việc tra tìm, khai thác sử dụng hiệu quả và thống kê bảo quản an toàn tài liệu.
Khác với tài liệu hành chính áp dụng các đặc trưng phân loại như thời gian, cơ cấu tổ chức, ngành hoạt động, vấn đề…tài liệu các công trình xây dựng đơn vị dùng để phân loại thường là bộ và đơn vị bảo quản. Khi phân loại các bộ tài liệu công trình trong phạm vi kho lưu trữ cần căn cứ vào đặc trưng công năng sử dụng công trình để phân loại như: Công trình xây dựng phục vụ huấn luyện, chiến đấu; công trình dân dụng; công trình công nghiệp quốc phòng; công trình hạ tầng kỹ thuật; công trình giao thông. Các bộ tài liệu những công trình cùng công năng sử dụng thì được phân loại cùng một nhóm với nhau.
Qua khảo sát thực tế, chúng tôi nhận thấy việc phân loại tài liệu tại Lưu trữ của các cơ quan, đơn vị thường được thực hiện theo các bước, đó là phân loại tài liệu trong kho lưu trữ theo đơn vị giao nộp; phân loại tài liệu trong các đơn vị giao nộp theo công năng công trình và trong từng công năng lại phân chia theo bộ công trình; trong từng bộ công trình phân theo các nhóm hồ sơ.
Ví dụ: Trung tâm Lưu trữ BQP có khối tài liệu công trình xây dựng của các đơn vị: Cục Doanh trại, Ban Quản lý 47, Tổng Công ty Nhà đất… Kho Lưu trữ Quân chủng Hải quân có các Vùng: 1, 2, 3, 4, 5. Trong từng đơn vị lại được phân loại theo công năng sử dụng với các bộ công trình như: Công trình xây dựng Sở chỉ huy Vùng 1 có trên 100 đơn vị bảo quản.
Thực tế việc phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ theo công năng sử dụng, theo bộ công trình, trong từng bộ công trình chia theo nhóm hồ sơ chưa được thực hiện một cách khoa học, chẳng hạn như: Kho Lưu trữ Cục Doanh trại, Ban Quản lý 47 chưa thực hiện việc phân loại các bộ công trình
50
theo công năng, sắp xếp lẫn lộn giữa các bộ công trình chiến đấu với các bộ công trình dân dụng.
Tại Kho Lưu trữ Quân chủng Hải quân thì Bộ hồ sơ, tài liệu công trình xây dựng Sở chỉ huy Quân chủng Hải quân hiện nay chưa được phân loại thành các nhóm hồ sơ như: Hồ sơ lập dự án, hồ sơ khảo sát, hồ sơ thiết kế, hồ sơ thi công,.v.v. mà xếp lẫn với nhau trong một bộ công trình, việc phân loại chưa khoa học đã ảnh hưởng không nhỏ đến việc thực hiện các nghiệp vụ khác như: Hệ thống hóa hồ sơ, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu, sắp xếp tài liệu trong các phòng kho lưu trữ.
2.2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu công trình xây dựng là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động xây dựng công trình của các cơ quan, đơn vị, cá nhân. Từ đó, lựa chọn thu thập những tài liệu có giá trị giao nộp vào các kho lưu trữ bảo quản theo thời gian thích hợp, phục vụ nghiên cứu, sử dụng lâu dài, đồng thời loại ra để tiêu hủy những tài liệu hết giá trị.
Việc xác định giá trị tài liệu giúp các cơ quan, đơn vị lựa chọn các hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn, lịch sử, chính trị, kinh tế đưa vào bảo quản, phục vụ việc quản lý hiệu quả các công trình xây dựng, phát huy công năng sử dụng công trình, kéo dài tuổi thọ công trình, tương xứng với giá trị đầu tư, tránh lãng phí, đồng thời loại những tài liệu hết giá trị không cần thiết giúp tiết kiệm diện tích kho, giá, tủ, kinh phí bảo quản.
Qua khảo sát thực tế chúng tôi nhận thấy nhiều cơ quan, đơn vị từ cấp sư đoàn và tương đương trở lên đã thành lập Hội đồng xác định giá trị để tham mưu cho chỉ huy cơ quan, đơn vị trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ, xem xét danh mục tài liệu hết giá trị để đề nghị cấp có thẩm quyền cho tiêu hủy và xem xét các tài liệu đã thay đổi
51
độ mật để đề nghị giảm mật, giải mật cho tài liệu. Thành phần Hội đồng thường gồm:
- Chánh Văn phòng hoặc Phó Chỉ huy trưởng (nơi không có Văn phòng) của cơ quan, đơn vị làm chủ tịch;
- Phụ trách lưu trữ của cơ quan, đơn vị làm thư ký; - Đại diện cơ quan, đơn vị có tài liệu, làm ủy viên; - Đại diện cơ quan Bảo vệ làm ủy viên;
- Đại diện cơ quan nghiệp vụ cấp trên làm ủy viên.
Tuy nhiên, việc xác định giá trị tài liệu còn bộc lộ hạn chế, cụ thể: một số, cơ quan đơn vị chưa thành lập được Hội đồng xác định giá trị tài liệu; bên cạnh đó, thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan được quy định gồm hai mức: Bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn, tuy nhiên nhiều lưu trữ vẫn đang bảo quản tài liệu được quy định ba mức: Vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời. Ngoài ra còn có nhiều hồ sơ, tài liệu công trình không được quy định thời hạn bảo quản.
2.2.2.3. Công tác tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ
Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ là những phương tiện tìm tin của các phòng, kho lưu trữ nhằm cung cấp những thông tin cần thiết trong tài liệu lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của các kho lưu trữ nhằm xây dựng một hệ thống công cụ tra cứu tài liệu theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định, đảm bảo giới thiệu đầy đủ thành phần, nội dung, địa chỉ tra tìm của tài liệu.
Trong lưu trữ có nhiều loại hình công cụ tra cứu tài liệu khác nhau và mỗi loại có những tác dụng riêng nhưng đều phục vụ cho công tác tra tìm tài liệu như: Mục lục tài liệu bên trong hồ sơ, mục lục hồ sơ, các bộ thẻ tra cứu tài liệu, sách giới thiệu các kho… Những loại công cụ trên sẽ bổ sung hỗ trợ lẫn
52
nhau trong việc tra tìm tài liệu của độc giả và có quan hệ chặt chẽ với nhau về các yếu tố thông tin mô tả trên từng loại công cụ.
Trong các phòng kho lưu trữ thuộc BQP hiện nay đang sử dụng một số loại công cụ tra cứu phổ biến như: Mục lục hồ sơ; mục lục văn bản; trong những năm qua, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, một số cơ quan, đơn vị đã nghiên cứu, xây dựng cơ sở dữ liệu trong quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, có nhiều hệ thống sổ chưa được đăng ký sử dụng như: Sổ đăng ký mục lục hồ sơ công trình xây dựng; sổ đăng ký nhập tài liệu; sổ đăng ký xuất tài liệu; danh sách các bộ công trình; sách chỉ dẫn; các bộ thẻ tra tìm hồ sơ, tài liệu.