Nếu trong việc tổ chức lưu trữ tài liệu hành chính của các cơ quan, đơn vị, lưu trữ học quy định phông lưu trữ là đơn vị thu thập, thống kê, tra tìm, khai thác tài liệu thì trong tổ chức lưu trữ tài liệu công trình xây dựng lưu trữ học lấy bộ tài liệu làm đơn vị để thu thập, thống kê, tra tìm, khai thác tài liệu.
Bộ tài liệu công trình xây dựng là toàn bộ tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động xây dựng một công trình, dùng làm đơn vị thu thập, thống kê,
38
tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu. Điều kiện để xác định bộ tài liệu công trình là: Công trình xây dựng có hồ sơ dự án đầu tư xây dựng được phê duyệt và được cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng cấp giấy phép xây dựng.
Thành phần tài liệu của một bộ tài liệu công trình xây dựng thường gồm những hồ sơ chính như sau:
- Hồ sơ xin chủ trương đầu tư xây dựng công trình;
- Hồ sơ lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình; - Hồ sơ khảo sát, thiết kế xây dựng công trình;
- Hồ sơ giải phóng mặt bằng; địa điểm xây dựng; - Hồ sơ thi công và nghiệm thu công trình xây dựng; - Hồ sơ lựa chọn nhà thầu xây dựng công trình;
- Hồ sơ giám sát, đánh giá đầu tư, thanh tra, kiểm tra; - Hồ sơ thanh quyết toán kinh phí xây dựng.
Tiểu kết chương 1
Để từng bước xây dựng Quân đội tiến lên chính quy, tinh nhuệ, hiện đại, BQP, các cơ quan, đơn vị trong toàn quân đã tiến hành xây dựng hàng loạt các loại công trình: Công trình quốc phòng, an ninh, công trình dân dụng, công trình công nghiệp, công trình hạ tầng kỹ thuật, công trình giao thông. Mỗi loại công trình đề có nhiều công trình lớn, quan trọng về an ninh quốc gia. Cùng với các công trình xây dựng liên tục mọc lên thì tài liệu ngày càng đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung, mỗi loại tài liệu có mục đích, tác dụng khác nhau, thời gian lưu trữ khác nhau và đa số các tài liệu có giá trị thực tiễn cao, được các cơ quan, đơn vị, cá nhân sử dụng để quản lý, sửa chữa, cải tạo, mở rộng, bảo dưỡng kéo dài tuổi thọ các công trình.
Có thể nói tài liệu các công trình xây dựng thuộc BQP là tài sản quý của Nhà nước, Quân đội, vì vậy làm thế nào để tổ chức lưu trữ khối tài liệu
39
này đang là vấn đề đặt ra đối với các cơ quan quản lý cũng như các cơ quan lưu trữ thuộc BQP.
Việc nghiên cứu, tìm hiểu các vấn đề liên quan tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng một công trình có ý nghĩa quan trọng, là cơ sở cho việc tổ chức lưu trữ đối với khối tài liệu này.
Để trả lời câu hỏi trên, trong chương 2 của đề tài, tác giả sẽ trình bày những nghiên cứu, tìm hiểu của mình về các hoạt động tổ chức lưu trữ, hồ sơ tài liệu công trình xây dựng trong BQP.
40
Chương 2
Thùc tr¹ng tæ chøc LƯU TRỮ TÀI liÖU