3.2.1. Tổ chức thu thập tài liệu
Thu thập tài liệu công trình xây dựng là một nhiệm vụ không thể thiếu của các cơ quan lưu trữ, việc thu thập giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu chặt chẽ, tạo điều kiện cho việc thực hiện nhanh chóng các nghiệp vụ lưu trữ như: Phân loại tài liệu, xác định giá trị, thống kê, xây dựng công cụ tra tìm và khai thác tài liệu.
65
Lưu trữ các cơ quan, đơn vị cần dựa theo nguyên tắc thu thập tài liệu công trình là thu theo bộ tài liệu công trình, để thu theo bộ các cơ quan lưu trữ phải dựa vào giấy phép xây dựng, bởi vì trong giấy phép xây dựng sẽ ghi rõ tên công trình, địa điểm xây dựng, tên chủ đầu tư,... những thông tin này cũng là căn cứ để phân biệt tài liệu của công trình này với công trình khác. Đối với công trình quy mô lớn, kéo dài qua nhiều năm thì đơn vị sản sinh tài liệu giao nộp theo nhiều đợt, mỗi đợt giao thì lưu trữ cơ quan dựa vào bộ tài liệu hoặc giấy phép xây dựng để tiếp nhận.
Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ là một việc làm bắt buộc đối với các cơ quan, đơn vị, cá nhân. Hồ sơ được giao nộp đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài, phát huy hết giá trị của tài liệu lưu trữ. Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu sẽ dễ bị thất lạc, mất mát và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ gặp khó khăn trong việc tra tìm vì vậy các lưu trữ cơ quan cần chủ động đôn đốc chủ đầu tư các công trình xây dựng sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán thì bàn giao 01 bộ hồ sơ tài liệu gồm các hồ sơ hình thành trong quá trình đầu tư xây dựng từ việc xác định chủ trương đầu tư, lập dự án, quyết định đầu tư; khảo sát, thiết kế dự toán; lựa chọn nhà thầu; thi công xây dựng, giám sát, nghiệm thu, bàn giao đưa công trình vào sử dụng với các loại hình tài liệu bao gồm: Tài liệu giấy; tài liệu điện tử và các loại hình tài liệu khác liên quan đến công trình. Phương thức giao nộp là giao nộp một lần cho toàn bộ công trình, nếu các hạng mục công trình đưa vào sử dụng trong cùng một thời điểm. Trường hợp các hạng mục công trình đưa vào sử dụng ở các thời điểm khác nhau thì giao nộp hồ sơ, tài liệu riêng theo từng hạng mục công trình và chủ đầu tư phải vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp.
66
Tài liệu công trình khi giao nộp vào lưu trữ cần được cơ quan, đơn vị, cá nhân lập hồ sơ, biên mục bên trong, bên ngoài và mỗi công trình lập riêng thành quyển mục lục hồ sơ. Việc bàn giao hồ sơ phải theo từng mục lục hồ sơ của từng công trình, phải lập biên bản giao nhận theo đúng quy định.
Hoạt động xây dựng do nhiều cơ quan, tổ chức tham gia thực hiện vì vậy một bộ tài liệu bao gồm tài liệu của nhiều cơ quan: Cơ quan quản lý, cơ quan chủ đầu tư, cơ quan thiết kế, cơ quan thi công,v.v. Lưu trữ các cơ quan cần xác định chính xác nguồn thu, thành phần, nội dung tài liệu để không thu thiếu tài liệu trong bộ tài liệu nhưng cũng không thu trùng thừa gây lãng phí.
Bên cạnh việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan thì việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử cũng cần thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước, BQP.
3.2.2. Tổ chức khoa học tài liệu
3.2.2.1. Công tác phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu lưu trữ công trình xây dựng là một nghiệp vụ cần thiết trong việc tổ chức lưu trữ tài liệu. Việc phân loại tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng, các hồ sơ, đơn vị bảo quản được đánh số lưu trữ, có địa chỉ rõ ràng, giúp các cơ quan, đơn vị tra tìm tài liệu phục vụ khai thác sử dụng nhanh chóng, chính xác. Mặt khác việc phân loại được làm tốt sẽ giúp cơ quan, đơn vị phát hiện những tài liệu của công trình xây dựng chưa được nộp lưu vào lưu trữ, hoặc những công trình nộp lưu tài liệu chưa đầy đủ, từ đó lập kế hoạch thu thập để quản lý, sử dụng.
Trên cơ sở lý luận và thực trạng công tác phân loại tài liệu, việc phân loại khoa học tài liệu trong phạm vi kho lưu trữ đối với các công trình xây dựng đã thu thập trọn bộ hoặc thu thập nhiều lần sau khi được tổ chức theo bộ tài liệu (theo công trình) cần tiến hành theo các bước sau:
67
- Bước 1: Phân chia hồ sơ, tài liệu công trình theo công năng sử dụng với ký hiệu:
+ A: Công trình quốc phòng, an ninh + B: Công trình dân dụng
+ C: Công trình công nghiệp + D: Công trình hạ tầng kỹ thuật + E: Công trình giao thông
- Bước 2: Trong từng công năng lại được phân loại theo nhóm, ví dụ nhóm công trình dân dụng sẽ được phân chia thành:
+ Trụ sở cơ quan, đơn vị.
+ Nhà ở: Nhà chung cư và các loại nhà ở tập thể khác; nhà ở riêng lẻ. + Công trình công cộng (công trình giáo dục: các trường đại học, cao đẳng, trường trung học chuyên nghiệp; trường dạy nghề, trường công nhân kỹ thuật, trường nghiệp vụ …);
+ Công trình y tế (bệnh viện đa khoa, bệnh viện chuyên khoa; nhà điều dưỡng, cơ sở phòng chống dịch bệnh…);
+ Công trình thể thao (công trình thể thao ngoài trời, công trình thể thao trong nhà và công trình thể thao khác);
+ Công trình văn hóa: các công trình di tích; bảo tàng, thư viện, triển lãm, nhà trưng bày, tượng đài ngoài trời …
+ Công trình tôn giáo, tín ngưỡng: chùa, tượng đài, bia, tháp …
+ Công trình thương mại: Công trình đa năng, khách sạn, nhà khách, nhà nghỉ; nhà phục vụ thông tin liên lạc: Bưu điện, bưu cục, nhà lắp đặt thiết bị thông tin…
- Bước 3: Phân chia tài liệu từng bộ tài liệu thành các nhóm hồ sơ: + Hồ sơ xin chủ trương đầu tư xây dựng công trình;
+ Hồ sơ lập dự án đầu tư xây dựng công trình;
68 + Hồ sơ khảo sát xây dựng công trình; + Hồ sơ thiết kế xây dựng công trình; + Hồ sơ cấp giấy phép xây dựng; + Hồ sơ giải phóng mặt bằng; + Hồ sơ thi công công trình;
+ Hồ sơ đấu thầu xây dựng công trình;
+ Hồ sơ thanh quyết toán kinh phí xây dựng; + Hồ sơ hoàn công công trình.
- Bước 4: Căn cứ tình hình thực tế khối lượng tài liệu ở bước 3 có thể chia tiếp thành hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.
Như vậy tài liệu công trình xây dựng sau khi phân loại sẽ thường được đánh số lưu trữ như sau:
Ví dụ: Một hồ sơ sẽ có số lưu trữ:
A - 01 - 02 - 03 Số đơn vị bảo quản trong hồ sơ. Số hồ sơ trong bộ tài liệu;
Số của bộ tài liệu (số công trình);
Ký hiệu nhóm (công năng)
Việc phân loại nêu trên giúp bảo quản tài liệu trong kho theo từng bộ thiết kế, nó phản ánh mối liên hệ về nội dung của các tài liệu với nhau vì thế thuận lợi cho khai thác sử dụng.
Khi phân loại tài liệu thành các nhóm nhỏ, nên lấy vấn đề của tài liệu làm đặc trưng chủ yếu. Việc hệ thống hóa tài liệu phải được thực hiện đồng bộ với cách phân loại. Có nghĩa là, nếu chọn cách phân loại nào thì phải hệ thống hóa tài liệu theo cách đó nhằm đảm bảo tính thống nhất của công tác phân loại và mối quan hệ giữa các hồ sơ với nhau, phản ánh quá trình hoạt động xây dựng công trình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các hoạt
69
động thống kê, xây dựng công cụ tra cứu, sắp xếp và bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ.
3.2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu công trình xây dựng giúp cơ quan, đơn vị, cá nhân bảo quản những tài liệu có giá trị thực tiễn, lịch sử, chính trị, kinh tế, văn hóa… phục vụ quản lý hiệu quả các công trình xây dựng, phát huy công năng sử dụng công trình một cách tốt nhất, kéo dài tuổi thọ công trình để đưa vào khai thác, sử dụng có hiệu quả tương xứng với giá trị đầu tư, tránh lãng phí, đồng thời loại ra những tài liệu hết mọi giá trị không cần thiết phải bảo quản, để làm thủ tục tiêu hủy, giúp cơ quan, đơn vị tiết kiệm giá, tủ bảo quản tài liệu, tiết kiệm diện tích kho lưu trữ, tiết kiệm công sức cho nhân viên lưu trữ và kinh phí phục vụ bảo quản tài liệu.
Để xác định giá trị tài liệu một cách khoa học, các cơ quan, đơn vị cần thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu công trình xây dựng để giúp chỉ huy cơ quan, đơn vị quy định thời hạn bảo quản cho từng tài liệu một cách chính xác, tránh việc tiêu hủy những tài liệu còn giá trị sử dụng. Hội đồng làm việc bằng phương pháp thảo luận tập thể, kết luận theo đa số, nếu có nhiều ý kiến khác nhau về quy định thời hạn bảo quản thì được ghi vào biên bản họp và trình chỉ huy cơ quan, đơn vị quyết định cuối cùng.
Việc xác định giá trị tài liệu ở lưu trữ cơ quan được chia thành hai bước:
Một là, xác định giá trị tài liệu công trình khi lập hồ sơ công việc của cán bộ, kỹ sư. Kỹ sư xây dựng tham gia công việc khảo sát thì lập hồ sơ kết quả khảo sát, kỹ sư tham gia thiết kế lập hồ sơ về thiết kế,.v.v. Người lập hồ sơ căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản của cơ quan, đơn vị ban hành và căn cứ vào giá trị của từng tài liệu để lựa chọn những tài liệu có giá trị đưa vào hồ sơ, loại ra những tài liệu trùng thừa, các bản thảo,…
70
Hai là, xác định giá trị tài liệu công trình ở lưu trữ cơ quan. Cán bộ, nhân viên làm lưu trữ tại cơ quan, đơn vị căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản, căn cứ vào giá trị của hồ sơ, thẩm tra thời hạn bảo quản của từng hồ sơ nộp lưu. Kết quả của việc thẩm tra là xây dựng bản mục hồ sơ hồ sơ công trình có kèm thời hạn bảo quản trình Hội đồng xác định giá trị của cơ quan, đơn vị cho ý kiến.
Phương pháp xác định giá trị cho tài liệu công trình cần dựa trên các nguyên tắc: Nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp và các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu đã được lưu trữ học tổng kết và pháp luật quy định, đó là:
- Tiêu chuẩn giá trị nội dung tài liệu công trình xây dựng;
- Tiêu chuẩn mức độ chính xác của tài liệu công trình;
- Tiêu chuẩn về sự trùng lặp thông tin của tài liệu;
- Tiêu chuẩn tác giả tài liệu công trình xây dựng;
- Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm sản sinh tài liệu công trình xây dựng;
- Tiêu chuẩn công trình đạt giải thưởng quốc gia, quốc tế;
- Tiêu chuẩn về cấp công trình xây dựng;
- Tiêu chuẩn về ứng dụng các thành tự khoa học công nghệ mới.
Vận dụng các nguyên tắc, các phương pháp, các tiêu chuẩn xác định giá trị và quy định của pháp luật, chúng tôi đề xuất thời hạn bảo quản vĩnh viễn cho các nhóm hồ sơ, tài liệu công trình sau:
- Các dự án, công trình quan trọng quốc gia theo Nghị quyết số 66/2006/QH11 của Quốc hội;
71
- Các dự án đầu tư xây dựng công trình: thuộc lĩnh vực bảo vệ an ninh, quốc phòng có tính chất bảo mật quốc gia, có ý nghĩa về chính trị - xã hội quan trọng.
- Các công trình được xếp hạng di tích lịch sử từ cấp II trở lên.
- Các công trình theo quy định của pháp luật về phân loại, phân cấp công trình xây dựng gồm:
+ Công trình dân dụng từ cấp I trở lên; công trình phục vụ tín ngưỡng; công trình sở chỉ huy các cơ quan, đơn vị;
+ Công trình công nghiệp cấp đặc biệt; các công trình công nghiệp dầu khí, công trình năng lượng, công trình công nghiệp hóa chất và hóa dầu từ cấp I trở lên;
+ Công trình hạ tầng kỹ thuật cấp đặc biệt; công trình cấp nước, thoát nước từ cấp I trở lên;
+ Công trình giao thông từ cấp I trở lên.
Các công trình còn lại, tài liệu được bảo quản theo tuổi thọ của công trình tại các Lưu trữ kỹ thuật cơ quan.
3.2.2.3. Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ
Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của các kho lưu trữ. Yêu cầu đặt ra cho công tác này là phải chính xác, khoa học, hiện đại, đặc biệt là phải đảm bảo tính thống nhất. Công cụ tra cứu phải thể hiện được thành phần, nội dung và địa chỉ tra tìm của tài liệu trong kho. Muốn vậy, khi xây dựng công cụ tra cứu, phải nghiên cứu kỹ thành phần, nội dung của tài liệu, đồng thời phải nắm vững các quy định của nhà nước, của ngành về tiêu chuẩn, biểu mẫu các loại công cụ đó. Việc xây dựng một hệ thống công cụ tra cứu khoa học sẽ tạo điều
72
kiện thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm tài liệu trước mắt cũng như lâu dài, đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác lưu trữ.
Đối với hồ sơ, tài liệu công trình xây dựng, lưu trữ các cơ quan, đơn vị cần tổ chức đầy đủ các loại công cụ tra cứu chính như: Mục lục văn bản, mục lục hồ sơ, các bộ thẻ tra cứu tài liệu, sách giới thiệu các kho, phông lưu trữ, phiếu phông. Bên cạnh tổ chức các công cụ truyền thống, việc xây dựng các cơ sở dữ liệu cần được các cơ quan, đơn vị quan tâm, ưu tiên, bởi vì việc tra tìm hồ sơ, tài liệu công trình xây dựng trong cơ sở dữ liệu nhanh chóng, chính xác, có thể tìm theo tên công trình, cơ quan thiết kế, cơ quan thi công, v.v. Để xây dựng cơ sở dữ liệu các cơ quan, đơn vị cần trang bị các phương tiện điện tử như: Máy vi tính, máy in laser, máy scan, có phần mềm quản trị mạng thông tin thông suốt, có cán bộ tin học sử dụng thành thạo phần mềm.
3.2.3. Tổ chức bảo quản tài liệu
Tài liệu lưu trữ dễ bị hư hỏng khi chịu tác động bởi các nhân tố tự nhiên, môi trường, hóa chất và yếu tố con người vì vậy công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng. Thực hiện các nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu nhằm đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ, giữ được thông tin tài liệu để phục vụ nghiên cứu sử dụng.
Để đảm bảo an toàn tài liệu các kho lưu trữ phải bảo đảm kết cấu bền vững, chống được động đất trên 7 độ richte, chống được bão trên cấp 12, thiết kế kho phải hợp lý, liên hoàn phù hợp với các loại hình tài liệu và các quy trình nghiệp vụ lưu trữ. Hệ thống điện trong phòng kho bảo quản tài liệu phải tuyệt đối an toàn, hệ thống điện chiếu sáng trong kho và bảo vệ ngoài kho được lắp đặt riêng; có các phương tiện đóng, ngắt điện chung cho toàn kho và