Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
Tài liệu công trình xây dựng thuộc loại dễ bị tác động của môi trường khí hậu, côn trùng, ánh sáng mặt trời hoặc các tác nhân trong quá trình sử dụng tài liệu vì thế cần áp dụng các biện pháp khoa học bảo đảm an toàn cho tài liệu.
Bảo quản tài liệu bao gồm các yếu tố: kho bảo quản, thiết bị bảo quản, tổ chức tài liệu trong kho, thực hiện các biện pháp, kỹ thuật bảo quản, tổ chức tu bổ, phục chế tài liệu.
Hệ thống kho lưu trữ chuyên dụng gồm 11 kho: Kho các Quân khu 1, 2, 3, 4, 5, 7,9; Quân chủng Hải quân, Bộ Tư lệnh Biên phòng, Tổng cục II, Trung tâm lưu trữ Quốc phòng với diện tích 15.701m2
sử dụng và đã trang bị 25.358 mét giá bảo quản tài liệu. Các kho lưu trữ được bảo đảm trang bị theo quy định số 162/2002/QĐ-BQP ngày 08 tháng 11 năm 2002 của BQP về trang bị ngành, ngoài ra nhiều cơ quan, đơn vị cấp binh chủng, học viện, nhà trường đã đầu tư xây mới, cải tạo, nâng cấp, mua sắm giá tủ, máy điều hòa, hút bụi, hút ẩm, hệ
53
thống báo cháy … để bảo quản hồ sơ, tài liệu, chế độ vệ sinh kho tàng và tài liệu được duy trì thường xuyên.
Tuy nhiên, đối với tài liệu là các loại bản vẽ khổ lớn của các công trình xây dựng vẫn chưa có tủ bảo quản chuyên dụng, thường được gấp theo khổ giấy A4 bảo quản trong hộp các tông. Một số cơ quan, đơn vị chưa bố trí được phòng kho lưu trữ tài liệu, chỉ có phòng kho tạm, diện tích kho nhỏ, chật hẹp không đảm bảo các yêu cầu về kỹ thuật và trang thiết bị cần thiết, không đảm bảo các yếu tố an toàn tài liệu; hồ sơ, tài liệu đang được bảo quản trong các hòm tôn như Cục Doanh trại/Tổng cục Hậu cần, Binh đoàn 11,… và hệ quả là đang tồn tại một khối lượng tài liệu tích đống từ nhiều năm còn trong tình trạng lộn xộn, chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh, sắp hư hỏng, nhưng cũng chưa có biện pháp để khắc phục.