Trước sự phát triển mạnh mẽ, vượt bậc của khoa học kỹ thuật, nhất là công nghệ thông tin, ngành Lưu trữ BQP hiện nay và trong thời gian tới cần
64
phải đẩy nhanh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, chỉ đạo cũng như trong các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ.
Các cơ quan, đơn vị phải chủ động đẩy nhanh ứng dụng công nghệ thông tin để giảm bớt văn bản, giấy tờ; thực hiện bảo đảm an toàn, an ninh thông tin mạng, bảo đảm máy tính, hệ thống mạng máy tính, các hệ thống thông tin, các cơ sở dữ liệu, các ứng dụng không bị xâm nhập trái phép hoặc tấn công mạng. Chú trọng biện pháp bảo mật hành chính gắn với bảo mật bằng nghiệp vụ kỹ thuật. Việc tạo lập và lưu trữ hồ sơ trên môi trường mạng cần được quan tâm, dần từng bước hạn chế việc lưu trữ bằng chất liệu giấy, nhằm giảm bớt sự cồng kềnh trong các kho lưu trữ, với khối lượng khổng lồ hồ sơ, tài liệu các công trình xây dựng như hiện nay việc số hóa dữ liệu sẽ giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng vì vậy, số hóa tài liệu là giải pháp tối ưu và rất cần thiết.
Hoàn thiện hệ thống công cụ tra tìm tài liệu và đẩy mạnh việc xây dựng các cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu bằng điện tử. Tổ chức nâng cấp hệ thống cơ sở hạ tầng, tổ chức đào tạo, tập huấn nguồn nhân lực công nghệ thông tin, do phần lớn các công trình xây dựng thường được kéo dài qua vài, ba năm vì vậy cần có một phần mềm riêng để quản lý hồ sơ, tài liệu công trình, không đăng nhập vào dữ liệu quản lý văn bản hành chính theo từng năm như hiện nay.