Thực hiện việc kiểm tra, hướng dẫn nhằm tăng cường công tác quản lý nhà nước về lưu trữ; nắm bắt thực trạng việc tổ chức thực hiện công tác lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị. Kịp thời tháo gỡ những tồn tại, đồng thời phát hiện những điển hình làm tốt để phát huy trong thời gian tới và rút ra những kinh nghiệm nhằm tiếp tục tổ chức thực hiện tốt công tác lưu trữ.
Cụ thể,hàng năm cơ quan nghiệp vụ của Bộ tiến hành kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ được 30% các đầu mối trực thuộc Bộ. Các cơ quan, đơn vị trực thuộc BQP tổ chức kiểm tra khoảng 50% tổng số đơn vị trực thuộc; Văn phòng BQP tổ chức cho các đơn vị tự kiểm tra theo Cụm, kiểm tra chéo. Một số đơn vị đã đưa kết quả kiểm tra thành một nội dung chấm điểm thi đua, bình xét như Quân khu 1, Quân khu 2, Quân chủng Hải quân,... Nội dung kiểm tra tập trung vào các khâu nghiệp vụ chính như: Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý tài liệu; bảo quản hồ sơ, tài liệu, kho tàng, trang thiết bị, phương tiện bảo quản an toàn đối với hồ sơ, tài liệu;… Sau kiểm tra có thông báo kết quả kiểm tra đối với đơn vị được kiểm tra về những việc đã làm được, những việc chưa làm được, những kiến nghị đối với đơn vị được kiểm tra.
Tuy nhiên, do số lượng đầu mối trực thuộc các cơ quan, đơn vị và trực thuộc Bộ quá lớn, địa bàn đóng quân trải dài khắp cả nước, một số đơn vị nằm trên địa bàn vùng sâu, vùng xa nên hàng năm việc tổ chức kiểm tra, hướng dẫn chưa được nhiều và chưa sát với tình hình thực tế, việc kiểm tra và xử lý các vi phạm trong quá trình kiểm tra vẫn chưa có những quy định cụ thể cũng phần nào gây khó khăn cho công tác này.
44