2.1. Thực trạng công tác tổ chức quản lý tài liệu
2.1.1.Tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác lưu trữ
Hệ thống lưu trữ trong BQP được tổ chức từ cấp sư đoàn, bộ chỉ huy quân sự tỉnh và tương đương trở lên. Bao gồm: Lưu trữ cơ quan (là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị); lưu trữ hiện hành (là nơi bảo quản, sử dụng có thời hạn tài liệu của cơ quan, đơn vị như Lưu trữ các Binh chủng Đặc công, Thông tin, Không quân, Hóa học...); lưu trữ chuyên dụng là nơi bảo quản tài liệu được xây dựng theo tiêu chuẩn quy định của Nhà nước gồm: Lưu trữ các Quân khu 1, 2, 3, 4, 5, 7, 9, Tổng cục II, Bộ đội Biên phòng và Quân chủng Hải quân.
Lực lượng làm công tác văn thư, lưu trữ trong Quân đội hiện có 4.650 người; trong đó làm công tác văn thư là 4.301 người; làm công tác lưu trữ là 349 người, có 232 người có trình độ đại học, 352 người có trình độ cao đẳng, 1.924 người có trình độ trung cấp; 2.152 người có trình độ sơ cấp.
- Tại Văn phòng Quân ủy Trung ương - Văn phòng BQP có Phòng Bảo mật lưu trữ, biên chế 12 người; Trung tâm Lưu trữ BQP biên chế 20 người;
- Tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ có Ban Bảo mật lưu trữ thuộc Văn phòng, biên chế từ 5 đến 15 người (riêng Tổng cục II còn có Phòng Lưu trữ biên chế 10 người và Bộ đội Biên phòng có Phòng Hồ sơ bảo mật, biên chế 13 người).
- Các sư đoàn, bộ chỉ huy quân sự tỉnh và tương đương có Tổ văn thư bảo mật, biên chế từ 02 đến 04 người, trong đó biên chế 01 người làm công tác lưu trữ.
41
- Các trung đoàn, ban chỉ huy quân sự huyện và tương đương có Bộ phận Văn thư bảo mật biên chế từ 01 đến 02 người (lưu trữ kiêm nhiệm).
- Các cơ quan, đơn vị đã đảm bảo việc thực hiện chế độ tiền lương, phụ cấp độc hại, phụ cấp trách nhiệm, bồi dưỡng bằng hiện vật đối với cán bộ, nhân viên làm công tác lưu trữ theo quy định hiện hành.
Nhìn chung các cơ quan, đơn vị đã kiện toàn tổ chức biên chế theo đúng ngạch bậc, chuyên ngành đào tạo, tuy nhiên việc bố trí cán bộ kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ còn nhiều, vẫn còn cơ quan, đơn vị tuyển dụng nhân viên lưu trữ chưa được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ, hay thay đổi nhân sự dẫn đến chất lượng, hiệu quả công việc chưa cao. Năng lực của một số nhân viên chưa tương xứng với trình độ đào tạo, mặt bằng về trình độ chuyên môn nghiệp vụ chưa ngang tầm với yêu cầu nhiệm vụ, chưa đáp ứng được tiến trình cải cách, phát triển, hiện đại hóa của ngành văn thư, bảo mật, lưu trữ và thực tế trình độ, năng lực của một số cán bộ nhân viên tại một số cơ quan, đơn vị không đồng đều, hiện đang phân chia theo độ tuổi và hình thức đào tạo.