Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị vào các lưu trữ. Thu thập tài liệu đóng vai trò quan trọng trong tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng, quản lý, tránh tình trạng mất mát, thất lạc, tạo điều kiện để sử dụng hồ sơ tài liệu có hiệu quả.
Đối với những công trình an ninh, quốc phòng thuộc phạm vi bí mật Nhà nước thì việc thu thập đầy đủ tài liệu vào lưu trữ góp phần quan trọng để bảo vệ bí mật Nhà nước, Quân đội, chống lại các âm mưu, hành động phá hoại của các thế lực thù địch. Trong hoạt động tình báo của các nước thì tài liệu công trình xây dựng bí mật là đối tượng quan trọng để thu thập.
Công tác thu thập những năm gần đây đã có chuyển biến về số lượng, chất lượng và loại hình tài liệu, cơ bản thực hiện thống nhất theo quy định của Nhà nước và BQP, theo thống kê hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc phòng đã thu được 1500 mét giá của 66 cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu với tổng số trên 700 công trình (bao gồm cả trọn bộ hồ sơ, tài liệu công trình và hồ sơ, tài liệu rời lẻ).
Theo quy định, chủ đầu tư, ban quản lý dự án công trình xây dựng có trách nhiệm thu thập, quản lý đầy đủ hồ sơ, tài liệu công trình xây dựng từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến khi kết thúc, nghiệm thu đưa công trình vào sử dụng và giao nộp 01 bộ hồ sơ, tài liệu giấy (bản chính) kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu và cơ sở dữ liệu (nếu có) vào lưu trữ cơ quan. Phương thức giao nộp: Giao nộp một lần cho toàn bộ công trình xây dựng, nếu các hạng mục công trình đưa vào sử dụng trong cùng một thời điểm. Trường hợp các hạng mục công trình đưa vào sử dụng ở các thời điểm khác nhau thì giao nộp hồ sơ, tài liệu riêng theo từng hạng mục công trình và vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp.
48
Theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 11 Luật Lưu trữ: Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu công trình xây dựng vào Lưu trữ cơ quan là: Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán. Theo quy định tại quy chế về công tác Văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong Quân đội Ban hành kèm theo Thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày 26 tháng 7 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng thì: Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê hồ sơ vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan. Qua khảo sát thực tế hiện nay, do nhiều yếu tố khách quan, chủ quan hầu hết các công trình xây dựng sau 03 tháng quyết toán vẫn chưa được thu nộp vào lưu trữ cơ quan và khi giao nộp đơn vị, cá nhân có hồ sơ chưa thống kê hồ sơ vào Mục lục hồ sơ công trình xây dựng nộp lưu.
Một trong những nguyên tắc thu thập tài liệu công trình xây dựng là thu theo bộ, để thu theo bộ các cơ quan lưu trữ phải dựa vào giấy phép xây dựng, bởi vì trong giấy phép xây dựng sẽ ghi rõ tên công trình, địa điểm xây dựng, tên chủ đầu tư, v.v..những thông tin này cũng là căn cứ để phân biệt tài liệu của công trình này với công trình khác. Tuy nhiên, hiện nay số hồ sơ, tài liệu tồn đọng chưa được thu thập vào lưu trữ của các cơ quan, đơn vị còn khá lớn. Tình trạng hồ sơ, tài liệu còn đọng lại ở các phòng, bộ phận, cán bộ chuyên môn chưa thu hồi về lưu trữ cơ quan theo quy định khá phổ biến, qua khảo sát thực tế tại một số đơn vị như: Cục Doanh trại, Binh đoàn 11, Ban quản lý dự án 47,…khối tài liệu này còn để lộn xộn, tại các phòng, ban, bộ phận, cá nhân và chưa được lập thành hồ sơ, mục lục hồ sơ công trình vì vậy đã ảnh hưởng không nhỏ đến công tác thu thập hồ sơ, tài liệu công trình vào các lưu trữ.